Was ist ein Mailserver? (SMTP, IMAP, Postausgang und mehr)

Ein Mailserver ist ein System, das dafür sorgt, dass Sie auf Ihrem Computer Nachrichten senden und empfangen können. Dabei müssen Ihre E-Mails mehrere Schritte durchlaufen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, was ein E-Mail-Server ist.

Was ist ein E-Mail-Server?

Ein E-Mail-Server ist eine Reihe von virtuellen Standorten, die Nachrichten empfangen, verarbeiten und an die Empfangspersonen zustellen. Man kann sie sich als virtuelle Postämter vorstellen, die elektronische Post verarbeiten. Diese Server stellen nicht nur die Zustellung von E-Mails sicher, sondern spielen auch eine wichtige Rolle bei der Website-Sicherheit.

E-Mail-Server können die Informationen verschlüsseln, die sie mit anderen Personen austauschen. Verschlüsselung bedeutet, dass Ihr E-Mail-Provider die von Ihnen gesendeten Informationen so verändert, dass nur Sie und die empfangende Person sie in ihrer ursprünglichen Form sehen können. Dieses Sicherheitsprotokoll ist im Internet von entscheidender Bedeutung.

Dabei spielt es keine Rolle, ob wir von geschäftlichen oder privaten E-Mails sprechen. Ihr Konto enthält wahrscheinlich viele sensible Informationen über Sie, Ihre Kundschaft oder das Unternehmen, bei dem Sie arbeiten. Die Verschlüsselung der Nachrichten in Ihrer E-Mail stellt sicher, dass Hacker:innen sie nicht lesen können. Sicherheit ist das A und O.

Pro-Tipp: Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden, sollten Sie eine E-Mail-Signatur nutzen, um gegenüber der Kundschaft oder Geschäftspartnern seriöser zu wirken. Sie kann als eine Art Visitenkarte mit Ihren Kontaktdaten dienen. Um eine solche Signatur zu erstellen, lesen Sie „Geschäftliche E-Mail-Signatur – so klappt’s!“.

Nachdem Sie nun wissen, was ein E-Mail-Server ist, sollten Sie einige Begriffe kennenlernen, damit Sie leichter auf dem Laufenden bleiben können. Egal, ob Sie ein neues E-Mail-Konto einrichten oder ein bestehendes migrieren wollen, es ist wichtig einige Fachbegriffe zu verstehen.

Was ist ein SMTP-Server?

Ein SMTP-Server empfängt eine E-Mail und identifiziert, wer die Mail empfangen soll. Dann leitet er die Nachrichten an einen anderen Server weiter, der sie zustellt. SMTP steht für „Simple Mail Transfer Protocol“. Es ist der erste Schritt, den Ihre elektronische Post nimmt, um ihr Ziel zu erreichen.

Sie können einen SMTP-Server für E-Mail einrichten, der die versendeten Daten verschlüsselt. Das erhöht die Sicherheit der Informationen, die Sie mit Ihren Kontakten austauschen, was für Ihr Unternehmen von größter Wichtigkeit ist. Die Kundschaft wird Ihnen dadurch eher vertrauen.

Mehr erfahren: Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, lesen Sie den Artikel „Was ist SMTP?“.

Alternativ können Sie einen Provider wählen, der Ihnen eine E-Mail-Domain und den nötigen technischen Support zur Verfügung stellt, und mit dem Ihre geschäftliche E-Mail die Sicherheit der gesendeten und empfangenen Daten erhöht. Es lässt sich auch eine Premium-E-Mail-Domain verwenden. 

Was ist ein Postausgangsserver?

Ein Postausgangsserver für E-Mails findet über das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) die richtige Empfangsperson für eine Nachricht. Dann überträgt er diese Informationen von Ihrem Computer an den nächsten Server, den IMAP-Server.

Was ist ein IMAP-Server?

Der IMAP-Server ist für den Empfang der Nachricht zuständig. Bei ihm geht die E-Mail ein und er sorgt dafür, dass Sie die Mail auf Ihrem Computer lesen können. Sie können auch mit ihr interagieren, sie kopieren, weiterleiten, löschen und andere Dinge tun. Es ist so, als ob Sie eine Kopie der E-Mail auf Ihrem PC gespeichert hätten.

Mehr erfahren: Wenn Sie einen vollständigen Guide über IMAP-Server wünschen, lesen Sie „Was ist IMAP und POP3?“. 

Die IMAP-E-Mail-Server haben eine weitere Funktion. Sie ermöglichen es Ihnen, Einladungen zu Veranstaltungen zu erhalten, die wiederum in einen Online Kalender eingetragen werden können. Dadurch können Sie auch Kontaktinformationen für Ihr Adressbuch erhalten. 

Zudem müssen Sie während dem Einrichten Ihrer E-Mail vielleicht einige Informationen über den IMAP-Server abrufen. Im Folgenden erfahren Sie, wie das geht.

Was ist der Name des E-Mail-Servers?

Der Name des E-Mail-Servers ist ein Titel, der Ihrem Server zugeteilt wurde: Microsoft Exchange, Exim und Sendmail sind einige Beispiele dafür. Diese können jedoch variieren. Sie können den Servernamen für Ihre E-Mails in den Einstellungen Ihres Geräts finden.

Mehr erfahren: Unter Umständen wissen Sie gar nicht, dass Ihre Daten gefährdet sind. Laut einer Studie von Norton Anti-Virus aus dem Jahr 2022 werden jedes Jahr 800.000 Menschen gehackt. Um zu überprüfen, ob Ihre Sicherheit gefährdet ist, lesen Sie bitte „Wie wissen Sie, ob Sie von einem E-Mail-Passwort-Leak betroffen sind?“.

In diesem Leitfaden haben Sie die wichtigsten Begriffe zu Mailservern kennengelernt. Nun ist es an der Zeit, dieses Wissen zu kombinieren, um zu erfahren, wie all diese Teile zusammenarbeiten und so die Zustellung von E-Mails gewährleisten.

Wie funktioniert ein Mailserver?

Ein E-Mail-Server durchläuft einige Schritte, bis Ihre Nachricht bei den Empfänger:innen ankommt. Jeder Schritt hat dabei einen bestimmten Zweck. Zum Beispiel ist der erste Schritt das Senden Ihrer Nachricht an den SMTP-Server. Er stellt fest, wer die Mail empfangen soll. 

Nachfolgend eine Schritt-für-Schritt-Erklärung, wie der E-Mail-Versand funktioniert:

1. Sie drücken auf „Senden“

Sie haben Ihre Nachricht verfasst und die E-Mail-Adresse für den Empfang eingegeben. Jetzt klicken Sie auf „Senden“, um die Nachricht zu versenden. Damit setzen Sie den Rest dieser Abfolge in Gang, welche mit der ersten Station beginnt: dem SMTP.

2. Die E-Mail kommt bei einem SMTP-Server an

Diese erste Station ist dafür verantwortlich, die richtige Empfangsperson für Ihre Nachricht zu finden. Der SMTP nutzt dafür den Domainnamen in den E-Mails, um die IP-Adresse der Person zu ermitteln. Das ist eine einzigartige Nummer, über die ein Computer im Internet identifiziert werden kann.

3. Ein IMAP-Server erhält Ihre E-Mail

Nachdem die Server anhand der E-Mail-Domain die richtige Adresse ermittelt haben, empfängt der IMAP-Server die E-Mail mit den erforderlichen Informationen, um sie an die richtige Person zu senden. Mit diesen Daten verbindet sich der IMAP-Server mit dem Account der Empfangsperson und sendet den Text an sie. 

4. Ihre Nachricht erreicht ihr Ziel

Die IMAP-Server haben noch eine weitere Funktion. Sie ermöglichen es den Empfänger:innen, den Text zu lesen und diese können sie auch beantworten, weiterleiten oder löschen. Entscheiden sie sich, die E-Mail zu beantworten, durchläuft die Antwort dieselben Schritte und der Kreislauf beginnt von Neuem.

Pro-Tipp: Sie können auch einen POP3-Server verwenden. Er löscht Ihre E-Mails, nachdem sie von einem Computer heruntergeladen wurden. Diese Maßnahme erhöht Ihre Sicherheit und die des E-Mail-Clients zusätzlich. POP3 wird dabei anstelle von IMAP für die Mails verwendet. 

SMTP und IMAP (und POP3) können Ihre Daten auch ver- und entschlüsseln, je nach verwendeter Konfiguration. Schließlich gehört zu einer guten E-Mail-Sicherheit mehr als nur ein Spam- und Virenfilter. Zu wissen, wie man Internetspam bekämpft, ist nur der Anfang.

Zusammenfassung: Was ist ein Mailserver?

Einem Bericht von Statista aus dem Jahr 2022 zufolge werden bis 2025 weltweit 4,5 Milliarden Menschen E-Mails nutzen. Versendete E-Mails scheinen auf der Stelle zugestellt zu werden, doch viele sind sich der Komplexität nicht bewusst, die dahintersteckt.

Hier eine Zusammenfassung dessen, was Sie über E-Mail gelernt haben:

Was ist ein E-Mail-Server? Das sind die Schritte, die eine Nachricht durchläuft, bevor sie ihr Ziel erreicht. 

Was ist ein SMTP-Server? Er ermöglicht es dem E-Mail-Client, das richtige Ziel zu bestimmen. 

Was ist ein Postausgangsserver? Er ermöglicht das Versenden einer Nachricht.

Was ist ein IMAP-Server? Er ermöglicht den Empfang einer Nachricht. Sie können alternativ auch POP3 verwenden.

Was ist der Name des E-Mail-Servers? Das ist der Name, der Ihrem E-Mail-Dienst zugeordnet ist.

Wie funktioniert ein Mailserver? Er funktioniert, indem er Ihre Informationen in mehreren Schritten weiterleitet.

Es ist wichtig, dass Ihre E-Mails gut funktionieren, unabhängig davon, ob Sie sie für private oder berufliche Zwecke nutzen. In diesem Artikel haben Sie wichtige Informationen erhalten, um einen reibungslosen Ablauf Ihrer E-Mails zu garantieren, damit Sie sich auf das Wichtige konzentrieren können.

Um über alle Themen rund um E-Mails auf dem Laufenden zu bleiben, sollten Sie die one.com Academy besuchen. Dort finden Sie hunderte von Artikeln, zu einer Reihe an privaten und geschäftlichen Angelegenheiten im Internet, wie Spambekämpfung, Website-Sicherheit und mehr.