O que é um servidor de e-mail?

Um servidor de e-mail é, normalmente, invisível para o utilizador, mas funciona 24 horas por dia. Este garante que pode enviar e receber mensagens de correio eletrónico conforme necessário. Pode pensar no servidor de e-mails como sendo o transportador de correio pessoal e das mensagens para a sua caixa de entrada. Tudo num só!

Quer pretenda criar uma nova conta de correio eletrónico ou migrar uma conta existente, pode ser útil compreender os componentes subjacentes ao que muitas vezes parece ser um processo instantâneo. Neste artigo, veremos como é o processo de envio de e-mail ao nível da rede. Também ficará a conhecer as diferentes partes que constituem um servidor de emails.

O que é um servidor de e-mail?

Um servidor de e-mails, também designado por servidor de e-mail ou servidor de e-mails, é um sistema informático configurado com as aplicações necessárias para enviar e receber correio eletrónico. O servidor de e-mail é o hardware no centro de um processo complexo que envolve várias redes. Um servidor de email gratuito, ou outro que seja pago, engloba ainda protocolos de comunicação da internet. Estes refletem-se nas regras através das quais diferentes sistemas online comunicam entre si.

Quando envia uma mensagem, o servidor de emails garante que esta é enviada para o destinatário correto. Se algo correr mal, todos os servidores, incluindo servidor de e-mail Google ou servidor de email profissional, tentarão enviar várias vezes, sem que seja necessário fazer nada. Se o servidor de e-mails receber uma mensagem de correio eletrónico que não tenha um destinatário válido, também informa o remetente de que algo correu mal. O servidor de email profissional ou pessoal simplesmente vai certificar-se de que o seu correio eletrónico funciona como deve ser. Sem que a pessoa que o utiliza tenha de se preocupar com isso.

Um servidor de e-mails comunica com os seus dispositivos e com o seu webmail

Depois de saber o que é servidor de e-mail há outro facto a conhecer. Outra tarefa que um servidor de e-mail tem é comunicar com o cliente de correio que tem o seu webmail nos seus dispositivos. Depois de o servidor de e-mail Google, servidor de e-mail gratuito ou servidor de email profissional receber uma nova mensagem, este é reencaminhado pelo servidor de correio para o seu cliente de correio. Aí, pode ler a mensagem, movê-la para uma pasta, adicionar-lhe uma etiqueta ou eliminá-la. Todas as alterações feitas à mensagem são guardadas pelo servidor de e-mails. Dessa forma pode apagar uma mensagem de correio eletrónico no seu telemóvel. E, posteriormente, não terá de a apagar novamente no seu webmail.

Existem alguns protocolos com os quais é importante familiarizar-se. Até porque estas são as configurações mais utilizadas para enviar e receber mensagens nos melhores servidores de email. São eles o IMAP e o servidor SMTP. Vejamos em pormenor o que fazem estes dois protocolos.

O que é IMAP?

IMAP é uma abreviatura de “Internet Message Access Protocol” (protocolo de acesso a mensagens da internet). Este é o protocolo que permite ao seu smartphone ou computador recuperar novas mensagens do seu servidor de e-mail. Fundamentalmente, o servidor de correio eletrónico IMAP é responsável por receber as mensagens. É também o protocolo que permite lê-las no seu dispositivo.

Poderá ser necessário configurar o IMAP ao adicionar o seu e-mail a um novo dispositivo ou a um novo cliente de correio. Para que o IMAP funcione, o seu cliente de correio eletrónico necessita de um endereço para o servidor IMAP (o servidor de e-mail). Precisa igualmente de uma porta para o IMAP (frequentemente a porta 993). Bem como de um nome de utilizador e uma palavra-passe. Se não souber quais as definições IMAP a preencher, deve consultar o seu fornecedor de e-mail.

O seu servidor de e-mail IMAP tem uma função adicional. Permite-lhe receber convites para eventos que vão para um calendário online. O que também lhe permite obter informações de contactos para o seu livro de endereços.

O que é o SMTP?

Servidor SMTP significa “Simple Mail Transfer Protocol” (ou seja, protocolo de transferência de correio simples). Este é um protocolo de internet padrão para correio de saída. Basicamente, é um conjunto de comandos que o seu cliente de e-mail utiliza para autenticar e direcionar a transferência de mensagens de correio eletrónico que criou e enviou. Isto aplica-se a todos os servidores de e-mail, incluindo o servidor de e-mail gratuito.

Quando envia uma mensagem de e-mail a partir de um dos servidores de email mais usados, esta mensagem é primeiro enviada utilizando o servidor SMTP a partir do seu smartphone, computador ou outro dispositivo para o seu servidor de correio eletrónico. O servidor de e-mail utiliza, depois, o SMTP para enviar a mensagem para o servidor de e-mail do destinatário.

Como utilizador de correio eletrónico, poderá encontrar o servidor SMTP Gmail, ou outro, nas definições do seu cliente de correio. Dependendo da sua configuração, poderá ter de introduzir manualmente o endereço do servidor SMTP do seu fornecedor de e-mail. Poderá ainda ter de colocar a porta para o servidor SMTP (normalmente 587), juntamente com o seu nome de utilizador e palavra-passe. Tal como acontece com o IMAP, se necessitar de detalhes mais específicos relativamente às definições, deverá conseguir obter as informações corretas junto do seu fornecedor de e-mail.

O que são MX e DNS?

Se vai ativar um e-mail para a sua empresa, que também pode ser um servidor email gratuito, mas o seu domínio não está na mesma localização que o seu servidor de correio, poderá ter de alterar as definições do Domain Name System (DNS), em português, Sistema de Nomes de Domínio, para o registo Mail Exchange (MX), isto é, de troca de correio do seu domínio. O MX é uma entrada nas definições de DNS que indica a localização do servidor de e-mail. Com a definição MX correta, pode direcionar o correio recebido para o servidor correto.

Se tiver o seu domínio e o seu webmail na one.com, não precisa de alterar as suas definições MX.

Como funciona um servidor de e-mail? Um olhar passo-a-passo

Agora que já analisamos os diferentes protocolos e sistemas necessários para o e-mail, vamos analisar os passos que o seu correio eletrónico deve seguir antes de chegar ao destinatário:

1. Quando carrega em “enviar”.

Escreveu a sua mensagem e incluiu o endereço do destinatário. Agora, ao clicar para enviar para o seu destino, desencadeia o resto dos eventos. Estes começam com a primeira paragem do seu correio eletrónico: o servidor SMTP.

2. O e-mail chega ao SMTP.

Esta primeira paragem é responsável por localizar o destino correto da sua mensagem. O servidor SMTP Gmail, ou outro servidor email gratuito ou pago, fá-lo utilizando o nome de domínio no endereço de correio eletrónico. Isto para detetar o endereço IP do destinatário, um número único que identifica um computador na internet.

3. Um servidor IMAP recebe o seu correio eletrónico.

Quando os servidores utilizam o domínio de e-mail para determinar o endereço correto, o IMAP recebe-o com as informações necessárias para o enviar para a pessoa certa. Com estes dados, o IMAP liga-se à conta do destinatário e, consequentemente, envia o texto para o destinatário.

4. A sua mensagem chega ao destino.

Aqui, o servidor IMAP fornece outra função. Permite que o destinatário do correio eletrónico leia o texto. O destinatário pode então interagir com a mensagem, seja para responder, reencaminhar ou apagar. Se optar por responder ao e-mail, a sua resposta passará por estas mesmas fases e o ciclo recomeça.

O SMTP e o IMAP também podem encriptar e desencriptar as suas informações, dependendo da configuração utilizada. Afinal de contas, um protocolo de segurança de e-mail adequado vai para além de um filtro de spam e de vírus.

Sugestão: Pode também considerar a utilização de um servidor POP3. POP significa “Post Office Protocol” e elimina o seu e-mail depois de ser descarregado num computador. O que reforça ainda mais a segurança. Normalmente, pode selecionar POP3 em vez de IMAP para o seu correio.

Compreender o processo de e-mail

De acordo com um relatório de 2022 da Statista, 4,5 mil milhões de pessoas em todo o mundo utilizarão o e-mail até 2025. Apesar de o correio eletrónico já estar muito difundido, a maioria dos utilizadores não tem consciência do complexo processo que lhe está subjacente. Embora pareça instantâneo, o servidor de email gratuito (e pago) tem de seguir cuidadosamente uma série de passos para garantir que o seu correio é enviado e recebido corretamente.

Eis um resumo rápido do que abordámos:

O que é servidor de e-mail? São os servidores e protocolos que um correio eletrónico atravessa antes de chegar ao seu destino.

O que é um servidor SMTP para e-mail? É o protocolo padrão para correio de saída, que permite ao cliente de correio eletrónico determinar o destino correto de um e-mail.

O que é um servidor de e-mail IMAP? É o protocolo que lhe permite receber mensagens de correio eletrónico. Pode utilizar o POP3 como protocolo alternativo.