5 Beispiele für geschäftliche E-Mails (einschließlich Beispiele für Signaturen)

E-Mails sind zu einem wichtigen Teil des Lebens geworden. Doch das Schreiben einer effektiven geschäftlichen E-Mail übersteigt vielleicht Ihr Fachwissen. Aber keine Sorge. Wir zeigen Ihnen gleich Beispiele für gut geschriebene Geschäftsmails, die Ihnen helfen werden.

Wie schreibt man eine geschäftliche E-Mail?

Eine persönliche Note ist wichtig, um Ihrer Nachricht das gewisse Etwas zu verleihen. Lesen Sie im Folgenden einige Beispiele, wie man eine gute Business-E-Mail schreibt.

1. Beginnen Sie mit der Betreffzeile

Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre E-Mail geöffnet wird, sollten der Inhalt aus der Betreffzeile hervorgehen. Eine beschreibende Betreffzeile kann Ihnen dabei helfen.

Ein hilfreicher Ansatz besteht darin, sich zu fragen, ob die Empfänger:innen den Inhalt der Nachricht anhand der Betreffzeile richtig einschätzen können. Dies ist vor allem im E-Mail-Marketing von entscheidender Bedeutung.

2. Schreiben Sie eine Einleitung

Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail beginnen, sollten Sie eine Verbindung zu Ihren Empfänger:innen herstellen. Vermeiden Sie generische Einleitungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Verwenden Sie stattdessen den Namen der empfangenden Person. Je nach Grad der beabsichtigten Förmlichkeit, können auch „Sehr geehrte/r“, „Hallo“ oder „Hey“ angemessen sein.

Wenn Sie die Empfangsperson mit ihrem Namen ansprechen, können Sie ein Gefühl von Vertrauen und Verbundenheit schaffen. Achten Sie darauf, den Namen in der Einleitung Ihrer E-Mail zu erwähnen und verwenden Sie ihn gegebenenfalls im weiteren Verlauf der Nachricht.

Beenden Sie die Einleitung, indem Sie das Ziel Ihrer E-Mail mitteilen.

Geschäftliche E-Mail-Einleitung Beispiel

Hallo Sarah,

ich möchte unser nächstes Projekt besprechen. Ich habe einige Ideen, die ich mit dir teilen möchte.

3. Entwickeln Sie Ihr Thema (aber fassen Sie sich kurz)

Ihre Kommunikation muss direkt und prägnant sein, um Ihre Kolleg:innen nicht mit langen E-Mails zu überfordern. Angesichts der Dynamik am Arbeitsplatz ist es wichtig, die Zeit Ihrer Kolleg:innen zu respektieren und direkt auf den Punkt zu kommen.

Um Ihre E-Mails kurz und prägnant zu halten, sollten Sie sich auf eine zentrale Idee oder Botschaft konzentrieren. Indem Sie die Kernbotschaft herausarbeiten, können Sie Ihre E-Mail um diese herum strukturieren und unnötige Tangenten vermeiden, die Ihre Botschaft in die Länge ziehen könnten.

4. Verabschieden Sie sich

Wie bei der einleitenden Begrüßung ist es wichtig, Ihre E-Mail mit einer angemessenen Verabschiedung abzuschließen. Lassen Sie die empfangende Person wissen, dass sie sich gerne mit Fragen oder Kommentaren an Sie wenden kann und schließen Sie dann mit einer angemessenen Formulierung ab, die dem Grad der Formalität entspricht.

Je nachdem, welchen Ton Sie anschlagen möchten, gibt es eine Reihe von Optionen für die Verabschiedung. Für formellere E-Mails ist „Mit freundlichen Grüßen“ eine gängige Wahl.

Für informellere Nachrichten können Sie sich für Formulierungen wie „Einen schönen Tag“, „Schönes Wochenende“ oder „Bis bald“ entscheiden. Wichtig ist, dass Sie eine Abschiedsformel wählen, die zum Ton und Inhalt Ihrer Nachricht passt.

5. Fügen Sie eine Signatur an

Eine Webmail-Plattform bietet die Möglichkeit, eine E-Mail-Signatur zu erstellen, die automatisch am Ende jeder Nachricht erscheint. So sparen Sie sich die Zeit und Mühe, sie jedes Mal abzutippen. In vielen Bereichen ist eine E-Mail-Signatur in Deutschland auch Pflicht.

Beim Erstellen Ihrer E-Mail-Signatur sollten Sie unbedingt folgende Informationen angeben:

• Ihren Vor- und Nachnamen
• Ihre Berufsbezeichnung
• Der Name Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Telefonnummer
• Ein Link zu Ihrem LinkedIn-Profil (falls zutreffend)

Beispiel für eine geschäftliche E-Mail-Signatur

Mit freundlichen Grüßen
Mark Johnson
Marketingleiter
Unternehmen X
mark.johnson@unternehmenx.com
012 345 6789
linkedin.com/mark.johnson18

Diese Informationen stellen sicher, dass Ihre E-Mails professionell und informativ sind und dass die Empfänger:innen alle notwendigen Informationen erhalten, um sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen.

Beispiele für geschäftliche E-Mails

Jetzt wissen Sie, wie man geschäftliche E-Mails schreibt. Deshalb ist es an der Zeit, einige Beispiele zu sehen, wie all diese Prinzipien in der Praxis funktionieren.

Beispiel #1 für eine geschäftliche E-Mail

Betreff: Anfrage für ein Meeting

Hallo Mark,

ich hoffe, du hast einen schönen Montag. Ich möchte ein Meeting vereinbaren, um die Ergebnisse unseres letzten Projekts zu besprechen. Bist du am Mittwoch um 14 Uhr verfügbar? Lass mich gerne wissen, ob dir das passt.

Beste Grüße
Sarah Busch

Verkaufsleiterin
ABC Unternehmen
sarah.busch@abcunternehmen.com
012 345 6789
linkedin.com/sara.busch8

Beispiel #2 für eine geschäftliche E-Mail

Betreff: Zahlung einer Rechnung

Hallo Peter,

ich hoffe, es geht dir gut. Ich möchte mich nach dem Status der Rechnung erkundigen, die ich letzte Woche geschickt habe. Hast du die Zahlung bearbeitet?

Freundliche Grüße

Tom McNish
Content Manager
ABC Unternehmen
tom.mcnish@abcunternehmen.com
012 345 6789
linkedin.com/tom.mcnish

Beispiel #3 für eine geschäftliche E-Mail

Betreff: Follow-up

Hallo Mark,

ich würde gerne auf das Angebot zurückkommen, das ich dir letzte Woche geschickt habe. Hast du Bedenken oder Fragen, auf die wir eingehen können? Lass mich gerne wissen, falls du Fragen hast.

Beste Grüße

Carla Sanchez
Marketing Manager
ABC Unternehmen
carla.sanchez@abcunternehmen.com
012 345 6789
linkedin.com/carla.sanchez

Beispiel #4 für eine geschäftliche E-Mail

Betreff: Bewerbung

Sehr geehrter Herr Jacobs,

ich möchte mich für die Stelle eines deutschen Werbetexters in Ihrem Unternehmen bewerben. Im Anhang finden Sie meinen Lebenslauf zur Durchsicht. Ich würde mich freuen, ein Termin für ein Gespräch mit Ihnen zu vereinbaren, um Ihnen zu zeigen, wie ich mit meinem Fachwissen zu den Marketingbemühungen Ihres Unternehmens beitragen kann.

Mit freundlichen Grüßen

David Hoffman

Werbetexter
david.hoffman@email.com
012 345 6789
linkedin.com/david.hoffman

Beispiel #5 für eine geschäftliche E-Mail

Betreff: Auftragsbestätigung

Hallo Claire,

vielen Dank für deinen kürzlichen Einkauf. Wir bestätigen dir, dass deine Bestellung eingegangen ist und bearbeitet wird. Du erhältst eine Tracking-Nummer, sobald die Sendung verschickt wurde. Bitte lass es uns wissen, wenn du Fragen hast.

Beste Grüße

Amy Johnson
Kundenbetreuerin
Onlineshop X
a.johnson@geschaeftx.com
012 345 6789

Beispiel einer automatischen E-Mail-Antwort für Unternehmen

Vielleicht haben Sie gerade auf der Arbeit zu viel zu tun, wodurch Sie nicht schnell auf E-Mails antworten können. Möglicherweise nehmen Sie sich auch eine verdiente Auszeit. Was auch immer der Grund sein mag, manchmal können Sie keine E-Mails beantworten, daher ist es gut, eine automatische Abwesenheitsnotiz zu haben.

Beispiel für eine automatische Abwesenheitsnotiz für geschäftliche Mails

Betreff: Verspätete Antwort – Vielen Dank für Ihre E-Mail

Hallo,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich habe sie erhalten und werde sie so schnell wie möglich beantworten.

Ich bin [Grund für die verspätete Antwort]. Meine Antwortzeit kann je nach der Menge der eingehenden Mails variieren, aber ich werde mein Bestes tun, um Ihnen innerhalb von [Zeitrahmen] zu antworten.

Bitte rufen Sie während unserer Geschäftszeiten unseren Kundenservice unter [Telefonnummer] an, wenn Sie sofortige Hilfe benötigen.

Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name und Ihre Unterschrift]