5 exempel på företagsmail och signatur

Om du har ett företag, behöver du sannolikt skicka mail till dina kunder och andra företag. Du behöver inte vara expert på att skriva för att få bra resultat. Vi ska hjälpa dig skapa välskrivna företagsmail och en bra signatur, med några enkla exempel.

Skriv ett företagsmail

För att skriva ett bra företagsmail behöver du allt från en intressant ämnesrad till en bra signatur. Nu ska vi berätta hur du kan skapa ett bra mail från början till slut.

1. Skriv ett ämne

För att din mottagare ska vilja läsa ditt mail, behöver du ett intressant ämne. Det viktigaste är att du berättar vad mailet innehåller. Personen som läser ditt mail ska kunna ha en förväntan på innehållet, som du sedan följer upp i texten. Om du har ett erbjudande eller en nyhet för dina kunder, berätta gärna vad det är. Målsättningen är att få mottagaren att bli intresserad av att läsa ditt mail, så tänk igenom ämnesraden ordentligt. Du kan återkomma till ämnesraden efter att du skrivit ditt mail, för att säkerställa att den fortfarande är bra.

2. Skriv en introduktion

När du börjar skriva ett företagsmail är det viktigt att skapa ett bra första intryck. I de flesta fall är det bra att undvika att framstå som allt för formell. Undvik att börja dina mail med ”Kära X” eller ”Hej.”. Det kan framstå som för närgående eller för tråkigt. Börja istället med att skriva till exempel ”Hej!” eller ”Hej Ann-Christine,”. Genom att inkludera namnet på mottagaren i hälsningsfrasen ger du en personlig känsla till den som läser ditt mail. Återkom gärna till mottagarens namn senare i mailet, om det passar.

Bortom hälsningsfrasen kan du skriva en kort personlig hälsning till mottagaren. Om du känner personen eller har träffat den tidigare, kan du ställa en enkel personlig fråga eller lämna en lyckönskande kommentar: ”Jag hoppas att du har det bra i sommarvädret!”

Berätta sedan varför du skriver, så att mottagaren får en förståelse för varför det är viktigt att läsa vidare.

3. Berätta mer

Efter en kort introduktion är det dags att berätta om detaljerna. Försök vara rak och direkt. När du har fångat uppmärksamheten från din mottagare, vill du inte förlora den igen på grund av en för lång och oklar text.

Fokusera på vad du vill förmedla. Om du behöver beskriva relaterade ämnen, se till att de återkopplas tydligt till huvudämnet. Undvik att ställa många frågor i samma mail. Om du behöver flera svar från mottagaren, kan du kanske ringa dem istället? Om det inte passar att ringa, kan det underlätta att numrera frågorna. Annars är risken hög att du bara får svar på en av frågorna.

4. Säg hejdå

Avsluta gärna ditt mail med en välkomnande fras eller mening som uppmuntrar mottagaren att svara. Därefter säger du hejdå på ett passande sätt. Du kan skriva ”Trevlig helg!”, ”Vi hörs nästa vecka!” eller ”Tack så mycket!” och för mer formella sammanhang kan du skriva ”Med vänlig hälsning”, ”Allt gott” eller ”Hjärtliga hälsningar”.

5. Skriv en signatur

Med en webbmail kan du se till att en signatur som inkluderar information om dig själv läggs till automatiskt i slutet av ditt mail. Det kan vara:

• Namn
• Titel
• Företag
• Telefonnummer
• Adress
• Länk till din företagshemsida
• Länk till LinkedIn

Exempel på signatur för företagsmail

Vänliga hälsningar, Anders Persson
Projektledare på Projekt Invest AB
+ 46 70-174 06 11
projektinvestab.se
linkedin.com/anders-peter-persson

Exempel på företagsmail

Efter att ha lärt oss om allt från introduktion till signatur, ska vi ge exempel på hur företagsmail kan se ut och hur du kan formulera dig för att både få mottagarens uppmärksamhet och ett svar.

Företagsmail, exempel 1

Ämne: Möte om projektförbättring

Hej Fredrik!

Jag hoppas du har haft en bra helg!

Jag har nya idéer för projektet som jag skulle vilja diskutera med dig. Jag tror att de kan få projektet att bli färdigt betydligt tidigare än planerat.

Det gäller hur vi beställer material till bygget. Jag har bifogat en plan som du förhoppningsvis kan dra nytta av redan i dag men jag diskuterar gärna den med dig över telefon i veckan. Är du tillgänglig för ett samtal på torsdag klockan 14?

Allt gott, Sven Carlsson
Inköpskoordinator på Property West AB
+ 46 70-174 06 23
propertywest.se
linkedin.com/sven-carlsson-logi

Företagsmail, exempel 2

Ämne: Uppföljning om betalning

Hej Petra,

Jag ville höra med dig om du fick fakturan för juni månads takprojekt och om ni har betalat den än? Eftersom betalningen inte dykt upp i vårt system, ville jag höra om du har all information du behöver?

Om du har någon fråga, får du gärna svara här eller ringa mig!

Tack på förhand,
Kim Peterson
Säljare på Malmö Tak och Snickeri AB
070-174 06 46
malmo-tak.se

Företagsmail, exempel 3

Ämne: Exklusivt erbjudande: spara 30 procent!

Hej Caroline!

Eftersom du beställt från oss tidigare, vill vi ge dig en speciell rabatt – bara denna vecka!

Rabatten är på 30 procent och gäller alla varor i butiken! Det enda du behöver göra är att skriva in din personliga kod: HGTSH30, i kassan på webben, eller visa ditt medlemskort i butiken.

Välkommen till oss i Tygbutiken Östersund
Föreningsgatan 34, Östersund
Telefon vard. 9–16: +46 70-174 06 81
tygoresund.store

Företagsmail, exempel 4

Ämne: Jobbansökan – Marknadsansvarig

Hej!

Jag är intresserad av jobbet som marknadsansvarig hos er. Jag har just skickat in en ansökan genom formuläret på er hemsida och ville dubbelkolla om ni har mottagit den? Jag bokar gärna in ett möte för att berätta mer om mina kunskaper, de resultat jag åstadkommit i mitt jobb och hur vi kan arbeta tillsammans. Berätta gärna vilka tider som passar er.

Jag hoppas att vi hörs snart!

Johanna Markstrand
johanna.markstrand.hansson@gmail.com
070 174 06 06
linkedin.com/johanna.markstrand

Företagsmail, exempel 5

Ämne: Orderbekräftelse

Hej Jakob!

Tack för din förbeställning!

Vi tror att du kommer bli supernöjd med din Coaperio! Vi har utvecklat Coaperio i tre år och ser fram emot våra första kunders reaktioner!

Produkten kommer att skickas till dig under början av november. Vi återkommer då med fler detaljer kring leveransen, inklusive sändnings-ID. Innan dess får du gärna kontakta oss på support@coaperio.se om du har någon fråga. Skulle du flytta innan november, kan du kontakta support eller ändra dina adressuppgifter under Mina uppgifter på hemsidan.

Ditt ordernummer: 1863253

Team Coaperium
Coaperium.se
support@coaperium.se

Autosvar för företagsmail

Om du ska på semester, är sjuk eller har för mycket att göra för att svara på mail så snabbt som du brukar, kan du aktivera autosvar på din webbmail. Svaret skickas automatiskt till alla som kontaktar dig.

Exempel på autosvar

Ämne: Längre svarstid än vanligt

Hej!

Tack för ditt meddelande! Jag kommer att svara på det så snart jag kan.

I dag är jag [förklaring till försening]. Det gör att min svarstid är lite längre än normalt. Jag förväntar mig att återkomma till dig inom [tidsram].

Om ditt ärende är akut, kan du kontakta min kollega Johan på: johan.aronsson@transendium.se.

Med vänlig hälsning, Björn Aström
Customer Care, Transendium Sverige

Sammanfattning

Med ett välskrivet företagsmail och en professionell signatur, kan du få bättre resultat och större engagemang bland kunder, medarbetare och leverantörer. Vi hoppas att våra mallar och exempel kommer till nytta och att det nu blir lite enklare för dig att skapa företagsmail.