5 eksempler på business-e-mails (inklusive signatureksempler)

Din e-mail er blevet en stor del af dit liv. Alligevel er du måske ikke bekendt med, hvordan man skriver en korrekt og effektiv virksomheds-e-mail. Læs videre her. I denne artikel kan du se eksempler på velskrevne virksomheds-e-mails. Eksempler som hjælper dig med selv at komme i gang.

Sådan skriver du en virksomheds-e-mail

Når du skal skrive en e-mail i virksomheds-regi, er det vigtigt, at du får givet den et personligt præg. Se nedenfor nogle eksempler på, hvordan du skriver en god forretningsmail.

1. Start med emnelinjen

For at øge sandsynligheden for, at modtagerne åbner din e-mail, skal du i emnelinjen angive, hvad e-mailen drejer sig om. En præcis og rammende emnelinje kan hjælpe dig med at nå dit mål. En nyttig tilgang er at spørge dig selv, om modtageren nøjagtigt kan forudsige beskedens indhold baseret på emnelinjen. Det er vigtigt at gøre det, især når det drejer sig om e-mail marketing.

2. Skriv en kort introduktion

Når du begynder at skrive en business-e-mail gælder det om, at du hurtigt påkalder dig modtagerens opmærksomhed. Derfor skal du undgå at bruge generiske indledninger som “Til hvem det måtte vedrøre.” Brug i stedet modtagerens navn. Afhængigt af niveauet af formalitet kan du enten indlede med “Kære” eller “Hej”.

At tiltale modtageren ved navn kan hjælpe med at skabe en følelse af tillid og forbindelse til hinanden. Gør det til et vigtigt element i din e-mail, at du inkluderer modtagerens navn i begyndelsen af din e-mail, og brug det i hele beskeden efter behov.

Afslut introduktionen ved at fortælle modtageren om baggrunden for din henvendelse.

Eksempel på introduktion til virksomheds-e-mail

Hej Sarah,

Jeg vil gerne diskutere vores næste projekt. Jeg har nogle ideer, som jeg gerne vil dele med dig.

3. Uddyb dit emne (men vær kortfattet)

Din kommunikation skal være direkte og kortfattet for at undgå at belaste dine kolleger (modtageren) med al for lange e-mails. Set i lyset af, hvordan arbejdsmarkedet i dag fungerer, med travlhed de fleste steder, er det vigtigt at respektere dine kollegers tid ved at gå direkte til sagen.

For at hjælpe med at holde dine e-mails korte og konkrete skal du fokusere på én central idé eller ét budskab. Ved udelukkende at fokusere på ét vigtigt budskab, kan du strukturere din e-mail og undgå at bevæge dig ud at forskellige tangenter, som kun vil være med til at flytte fokus fra dit egentlige budskab.

4. Lav en god afslutning

Ligesom med en god åbningshilsen er det vigtigt at afslutte din e-mail på en passende måde. Fortæl modtageren, at de er velkomne til at kontakte dig med spørgsmål eller kommentarer, og afslut derefter med en ordentlig sætning, som understøtter det formalitetsniveauet, som du valgte indledningsvist.

Der findes en række velkendte måder, som du kan bruge til at afrunde din e-mail.

For mere formelle e-mails er det normalt at bruge enten “Venlig hilsen” eller “Med venlig hilsen”.

For mere uformelle beskeder kan du vælge at afslutte med “Hav en god dag”, “God weekend” eller “Bedste hilsner”. Nøglen er at vælge en passende sætning, der passer til tonen og indholdet af dit budskab.

5. Medtag en signatur

En webmail-platform giver dig også mulighed for at oprette en e-mail-signatur, der automatisk vises i slutningen af hver besked. Det vil spare dig for tid, at du ikke skal sidde og skrive den hver gang. Når du opretter din e-mailsignatur, er det vigtigt at inkludere følgende oplysninger:

• Dit for- og efternavn
• Din faglige titel
• Navnet på din virksomhed eller organisation
• Din e-mailadresse
• Dit telefonnummer
• Dit firmalogo
• Link til din virksomheds hjemmeside
• Et link til din LinkedIn-profil (hvis det er relevant)

Eksempel på en forretnings-e-mailsignatur:

Med venlig hilsen,

Mark Petersen
Marketingchef
Virksomhed X
mark.petersen@virksomhedsnavn.dk
(+45) xx xx xx xx

www.virksomhedsnavn.dk
linkedin.com/mark.petersen18

Disse oplysninger sikrer, at dine e-mails er professionelle og informative, og at modtagerne har alle de nødvendige oplysninger, som der kræves for at kunne komme i kontakt med dig.

Eksempler på virksomheds-e-mails

Nu hvor du har lært, hvordan du skriver en firma-e-mail, er det tid til at kigge på nogle eksempler på, hvordan alle disse principper fungerer i praksis.

Eksempel på virksomheds-e-mail (1)

Emne: Mødeindkaldelse

Hej Mark,

Jeg håber, du har haft en god weekend. Jeg vil gerne indkalde til et møde for at diskutere resultaterne af vores sidste projekt. Er du ledig på onsdag kl. 14.00? Lad mig vide, om det passer.

Med venlig hilsen,
Sarah Busch
Salgschef
ABC Company
sara.busch@dinvirksomhed.dk
(+45) xx xx xx xx
www.dinvirksomhed.dk
linkedin.com/sarah.bush8

Forretnings-e-mail eksempel (2)

Emne: Fakturabetaling

Hej Peter,
Jeg håber, at alt står godt til.

Jeg sidder og tjekker status på den faktura, som jeg sendte i sidste uge. Jeg vil blot sikre mig, at du har modtaget fakturaen?

Med venlig hilsen,
Tom Nielsen
Content Manager
ABC Company
tom.nielsen@dinvirksomhed.dk
(+45) xx xx xx xx

www.dinvirksomhed.dk
linkedin.com/tom.nielsen

Eksempel på virksomheds-e-mail (3)

Emne: Opfølgning

Hej Mark,

Jeg vil lige følge op på det forslag, jeg sendte til dig i sidste uge. Har du spørgsmål eller punkter som vi skal drøfte? Du er velkommen til at hive fat i mig.

Med venlig hilsen,
Louise Sunnesen
Marketingchef
ABC Company
louise.sunnesen@dinvirksomhed.dk
(+45) xx xx xx xx

www.dinvirksomhed.dk
linkedin.com/louise.sunnesen

Eksempel på virksomheds-e-mail (4)

Emne: Jobansøgning

Kære hr. Petersen,

Jeg er interesseret i at søge jobbet som dansk tekstforfatter i din virksomhed.
Vedhæftet er min ansøgning samt CV. Jeg ser frem til at høre fra dig og håber på, at vi kan aftale et møde, hvor jeg kan uddybe mine kvalifikationer og redegøre nærmere for, hvordan jeg kan bidrage til en positiv udvikling i jeres virksomheds markedsføringsindsats.

Med venlig hilsen,
Claus Andersen
Tekstforfatter
claus.andersen@gmail.com
(+45) xx xx xx xx

www.dinvirksomhed.dk
linkedin.com/claus.andersen

Eksempel på virksomheds-e-mail (5)

Emne: Ordrebekræftelse

Hej Gitte,

Tak for dit seneste køb. Vi bekræfter, at din ordre er modtaget og er under behandling. Du modtager et tracking-nummer, når forsendelsen er afsendt. Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål.

Bedste hilsner,
Sofie Jensen
Kundesupportagent
Online butik X
s.jensen@dinwebshop.dk
(+45) xx xx xx xx

www.dinwebshop.dk

Eksempel på e-mail med autosvar

Travlhed og måske større projekter på jobbet kan begrænse dine muligheder for straks at besvare e-mails. Eller måske har du taget et par velfortjente fridage. Uanset hvad grunden er, kan der være tidspunkter, hvor du ikke kan besvare e-mails, og så er det godt at have en autosvar-besked.

Se et eksempel nedenfor.

Eksempel på en virksomheds-e-mail med automatisk svar

Emne: Forsinket svar – Tak for din e-mail

Hej,
Tak for din besked.

Jeg er [grund til det forsinkede svar]. Min svartid kan derfor variere, men jeg vil gøre mit bedste for at svare dig inden for [tidsramme].

Ring venligst til vores kundeservicelinje på [telefonnummer] i åbningstiden, hvis du har brug for øjeblikkelig assistance.

Tak for din tålmodighed og forståelse.

Med venlig hilsen,
[Dit navn og underskrift]