5 esimerkkiä yrityssähköpostista (sisältäen allekirjoitusten esimerkit)

Sähköpostista on tullut tärkeä osa elämääsi. Tehokkaan yrityssähköpostin kirjoittaminen voi kuitenkin olla asiantuntemuksesi ulkopuolella. Älä huoli, sillä näet pian esimerkkejä hyvin kirjoitetuista yrityssähköposteista. Jatka lukemista.

Kuinka kirjoittaa yrityssähköposti

On tärkeää lisätä viestiin oma kosketus, jotta siitä tulee omanlaisesi sähköposti. Lue alta esimerkkejä siitä, kuinka kirjoittaa hyvä yrityssähköposti.

1. Aloita aiherivillä

Jos haluat kasvattaa todennäköisyyttä siihen, että ihmiset avaavat sähköpostisi, kerro sen sisällöstä aiherivillä. Kuvaava aiherivi voi auttaa sinua parantamaan avausprosenssia. Yksi hyödyllinen tapa on kysyä itseltäsi, voiko vastaanottaja ennustaa tarkasti viestin sisällön aiherivin perusteella. Tämä on erittäin tärkeää etenkin sähköpostimarkkinoinnissa.

2. Kirjoita esittely

Kun aloitat yrityssähköpostin kirjoittamisen, muodosta yhteys vastaanottajaasi esittelyllä. Vältä yleisiä avauksia, kuten “hei.” Käytä sen sijaan vastaanottajan nimeä. Riippuen viestin muodollisuustasosta, myös “heippa”, “moi” tai “terve” voi olla sopiva tervehdys.

Vastaanottajalle puhuminen nimeä käyttäen voi auttaa luomaan luottamuksen ja yhteyden tunteen. Kirjoita vastaanottajan nimi sähköpostisi alkuun ja käytä sitä koko viestissä tarpeen mukaan.

Viimeistele johdanto kertomalla vastaanottajalle viestisi tavoite.

Esimerkki yrityssähköpostin esittelystä

Moi, Sara,

Haluaisin keskustella kanssasi seuraavasta projektistamme. Minulla on joitakin ideoita, jotka haluaisin jakaa kanssasi.

3. Kerro viestin aiheesta (lyhyesti)

Viestisi tulisi olla lyhyt ja ytimekäs, jotta et ylikuormita kollegoitasi liian pitkillä sähköpostiviesteillä. Työpaikan dynaamisen luonteen vuoksi on tärkeää kunnioittaa kollegojesi aikaa menemällä suoraan asiaan.

Keskity yhteen keskeiseen ideaan viestissäsi, jotta sähköpostisi ovat lyhyitä ja ytimekkäitä. Tunnistamalla sähköpostisi ydinviestin, voit jäsentää sähköpostisi selkeäksi kokonaisuudeksi, välttäen tarpeettomia tangentteja, jotka voivat pidentää viestiäsi.

4. Viestin lopetus

Sähköpostisi päättäminen asianmukaisella allekirjoituksella on välttämätöntä. Kerro vastaanottajalle, että hän voi kysyä lisää tai kommentoida viestiä, ja päätä viesti sitten asianmukaisella lauseella muodollisuustason perusteella.

Saatavilla on useita vaihtoehtoja riippuen siitä, minkä sävyn haluat viestilläsi saavuttaa. Muodollisemmissa sähköpostiviesteissä vaihtoehdot, kuten “Ystävällisin terveisin” ja “Parhain terveisin” ovat hyviä vaihtoehtoja.

Epämuodollisemmille viesteille voit valita lopetukseksi esimerkiksi “Hyvää päivänjatkoa”, “Palataan”, “Hyvää viikonloppua” tai “Nähdään”. Tärkeintä on valita sopiva lause, joka sopii viestisi sävyyn ja sisältöön.

5. Lisää allekirjoitus

Webmail-alusta tarjoaa mahdollisuuden luoda sähköpostin allekirjoitus, joka näkyy automaattisesti jokaisen viestin lopussa. Tämä säästää aikaa ja vaivaa, kun sinun ei tarvitse kirjoittaa sitä joka kerta. Kun luot sähköpostin allekirjoitusta, on tärkeää sisällyttää siihen seuraavat tiedot:

• Etu- ja sukunimesi
• Ammattinimikkeesi
• Yrityksesi tai organisaatiosi nimi
• Sähköpostiosoitteesi
• Puhelinnumerosi
• Linkki LinkedIn-profiiliisi (jos sinulla on sellainen)

Esimerkki yrityssähköpostin allekirjoituksesa

Parhain terveisin,

Markku Johansson

Markkinointiesimies
Yritys X
Markku.johansson@yritysx.com
(123) 456-7890
linkedin.com/markku.johansson18

Nämä tiedot varmistavat, että sähköpostisi ovat ammattimaisia ja informatiivisia ja että vastaanottajilla on saatavilla kaikki tarvittavat tiedot, jotta he voivat ottaa sinuun yhteyttä.

Esimerkkejä yrityssähköposteista

Nyt olet oppinut kirjoittamaan yrityssähköpostin ja seuraavaksi katsomme esimerkkejä siitä, kuinka kaikki nämä periaatteet toimivat käytännössä.

Yrityssähköposti esimerkki 1

Aihe: Kokouspyyntö

Terve, Markku,

Toivottavasti sinulla on meneillään hyvä maanantai. Haluaisin sopia tapaamisen keskustellaksemme edellisen projektimme tuloksista. Oletko tavoitettavissa keskiviikkona klo 14? Ilmoitathan, jos tämä sopii sinulle.

Ystävällisin terveisin,

Sarah Busch

Myyntiesimies
ABC Company
sara.busch@abccompany.com
(123) 456-7890
linkedin.com/sarah.bush8

Yrityssähköposti esimerkki 1

Aihe: Laskun maksu

Hei, Peter,

Toivottavasti siellä on kaiki hyvin. Tarkistaisin viime viikolla lähettämäni laskun tilaa. Oletko jo käsitellyt maksun?

Ystävällisin terveisin

Tom McNish

Sisältöesimies
ABC Company
tom.mcnish@abccompany.com
(123) 456-7890
linkedin.com/tom.mcnish

Yrityssähköposti esimerkki 3

Aihe: Ehdotus

Hei, Markku,

Haluaisin kysyä ehdotuksesta, jonka lähetin sinulle viime viikolla. Onko sinulla kysyttävää tai huolenaiheita, joihin voisimme vastata? Kerrothan, jos sinulla on jotain kysyttävää.

Ystävällisin terveisin,

Carla Sanchez

Markkinointiesimies

ABC Company

carla.sanchez@abccompany.com

(123) 456-7890

linkedin.com/carla.sanchez

Yrityssähköposti esimerkki 5

Aihe: Työhakemus

Hyvä herra Jacobs,

Olen kiinnostunut hakemaan suomenkielisen copywriterin työhön yritykseesi. Liitteenä on ansioluetteloni hakemusta varten. Varaisin mielelläni tapaamisen kertoakseni, kuinka asiantuntemukseni voisi vaikuttaa yrityksesi markkinointiin.

Parhain terveisin,

David Hoffman

Copywriter
david.hoffman@email.com
(123) 456-7890
linkedin.com/david.hoffman

Yrityssähköposti esimerkki 5

Aihe: Tilausvahvistus

Hei, Claire,

Kiitos hiljattaisesta ostoksestasi. Tilauksesi on vastaanotettu ja sitä käsitellään. Saat seurantanumeron, kun lähetys on lähetetty. Kerrothan meille, jos sinulla on jotain kysyttävää.

Parhain terveisin,

Amy Johnson

Asiakaspalvelija
Nettikauppa X
a.johnson@storex.com
(123) 456-7890

Esimerkki yrityksen automaattisesta sähköpostivastauksesta

Joskus töitä on liikaa, mikä rajoittaa kykyäsi vastata sähköposteihin nopeasti. Tai ehkä pidät hyvin ansaittua lomaa. Oli syy mikä tahansa, joskus et voi vastata sähköposteihin, joten on hyvä asentaa automaattinen vastausviesti. Lue esimerkki alla.

Esimerkki yrityksen automaattisesta sähköpostivastauksesta

Aihe: Viivästynyt vastaus – Kiitos sähköpostistasi

Hei,

Kiitos viestistäsi. Vastaanotin sen ja vastaan mahdollisimman pian.

Olen [viivästyneen vastauksen syy]. Vastausaikani voi vaihdella vastaanottamieni sähköpostien määrän mukaan, mutta yritän vastata sinulle [ajan puitteissa].

Soita asiakaspalvelumme numeroon [puhelinnumero] aukioloaikoina, jos tarvitset välitöntä apua.

Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ymmärryksestäsi.

Parhain terveisin,

[Nimesi ja allekirjoituksesi]