Wie ist der Aufbau einer E-Mail-Adresse?

Aufbau einer E-Mail-Adresse

Fangen wir mit der E-Mail-Adresse an, welche aus drei Komponenten besteht. Angenommen, Sie würden einen dieser drei Teile vergessen, so würden Sie eine automatisierte Antwort erhalten, dass die E-Mail aufgrund falscher Informationen nicht zugestellt werden konnte. Es könnte aber auch passieren, dass Sie die E-Mail an die falsche Person senden. 

Beschäftigen wir uns also mit dem Aufbau der E-Mail-Adresse. 

• Nutzername

Bei der Erstellung des E-Mail-Accounts können Sie einen Nutzernamen wählen. Dieser kann entweder Ihr Name, der Name Ihres Unternehmens oder ein Fantasiename sein, unter dem Sie für die Leute erreichbar sein möchten. Der Nutzername muss immer einzigartig sein, das bedeutet, kein anderer kann die gleiche E-Mail-Adresse haben wie Sie.

• Symbol

Der nächste Teil der E-Mail-Adresse nach dem Benutzernamen ist das „@“, auch At-Zeichen genannt. Mit dem At-Zeichen leiten Sie etwas an jemanden weiter. Stellen Sie sich dafür vor, Sie möchten eine E-Mail an Emma von one.com schreiben. Das At-Zeichen folgt nach ihrem Namen. Da „at“ auf Englisch übersetzt auch „bei“ heißt, bedeutet es quasi , Sie möchten mit Emma bei one.com Kontakt aufnehmen. 

• Domain

Der letzte Teil in der Zusammensetzung der E-Mail-Adresse ist die Domain, welche nach dem At-Zeichen kommt. Die Domain besteht aus dem Namen des Mail-Servers und der Top-Level-Domain. Bei unserem Beispiel „emma@one.com“ ist „one“ der Name des Mail-Servers und „.com“ die Top-Level-Domain.

Viele Anbieter haben auch andere Domainendungen als „.com“ oder „.de“. So kann eine Bildungseinrichtung die Endung „.edu“ nutzen und eine Regierungsorganisation „.gov“. 

Dieser Domain-Teil der E-Mail-Adresse wird auch E-Mail-Suffix genannt. Falls Sie also jemand nach Ihrem E-Mail-Suffix fragt, nennen Sie ihm den Teil, der nach dem At-Zeichen steht. In der E-Mail-Adresse aus unserem Beispiel wäre das „one.com“.

Aufbau einer E-Mail

Gehen wir jetzt, wo Sie mit dem Aufbau einer E-Mail-Adresse und Namen wie „E-Mail-Suffix“ vertraut sind, zur eigentlichen E-Mail über.

Gerade bei einer geschäftlichen E-Mail sollten alle Elemente der E-Mail korrekt sein. Wir zeigen Ihnen deshalb, worauf Sie achten müssen.

• Betreff

Eine E-Mail beginnt mit dem Betreff. Im Betreff können Sie die Empfänger wissen lassen, ob die Mail dringend ist. So weiß etwa ein Empfänger, der in einem Meeting sitzt, anhand des Betreffs sofort, ob er unmittelbar auf die E-Mail reagieren muss oder nicht.

• Absender

Der nächste Teil im Aufbau einer E-Mail ist der Absender. Wenn Sie die E-Mails versenden, wird Ihre E-Mail-Adresse in diesem Feld angezeigt, andernfalls natürlich die E-Mail-Adresse des jeweiligen Absenders. 

• Empfänger

Der Empfänger ist derjenige, der Ihre E-Mail erhalten soll. Hier können Sie mehrere Empfänger hinzufügen, etwa ganz normal in der Adresszeile, im CC oder BCC. Der Empfänger ist immer die Person, für die die Nachricht bestimmt ist. 

Im CC können Sie Personen hinzufügen, die eine Kopie dieser Nachricht erhalten sollen, bei einer Kündigung etwa der Personalchef. Empfänger im CC können vom Empfänger in der Adresszeile gelesen werden. Fügen Sie jedoch Empfänger im BCC hinzu, bekommen diese zwar ebenso eine Kopie der Nachricht, der ursprüngliche Empfänger sieht jedoch nicht, dass die Empfänger im BCC eine Kopie erhalten.

• Die Nachricht

Im Feld für die Nachricht schreiben Sie die eigentliche E-Mail. Achten Sie bei einer geschäftlichen E-Mail auf die richtige Ansprache des Empfängers. 

In die Nachricht können Sie auch Bilder, Links oder Anhänge hinzufügen. Denken Sie dabei auch an eine passende Grußformel, die zum Kontext der E-Mail und Geschäftsbeziehung passt.

• E-Mail-Signatur

Ganz zum Schluss folgt die E-Mail-Signatur. Eine gute E-Mail-Signatur ist nicht nur förderlich für Ihr Unternehmen, sondern in gewissen Umständen auch vorgeschrieben. Die Signatur sollte Ihren Namen, Telefonnummer und das Logo enthalten. 

Auch weitere Elemente wie einen Link zum Vereinbaren eines Termins können Sie hier einfügen. Letztendlich ist es vollkommen Ihnen überlassen, je nachdem, was Sie mit der E-Mail bewirken wollen.