So verwenden Sie einen KI-E-Mail-Schreibassistent: 4 Tipps

Das Aufkommen von generativen Tools für künstliche Intelligenz (KI) wie ChatGPT, Gemini oder Claude AI verändert unsere Arbeitsroutine und unser tägliches Leben im Allgemeinen. Der Schlüssel: Sparen Sie wertvolle Zeit bei Aufgaben, die oft langweilig sind oder sich wiederholen, wie z. B. das Schreiben von E-Mails. Studien zeigen, dass KI uns bis zu 40 % der Zeit sparen kann, die wir mit dem Senden und Beantworten von E-Mails verbringen. 

Aber es gibt einen Haken: Was wir an Geschwindigkeit gewinnen, verlieren wir manchmal bei der Personalisierung. Viele professionelle Nachrichten, die mit einem KI-E-Mail-Generator erstellt wurden, können zu allgemein oder sogar “entmenschlicht” klingen. 

In diesem Artikel geben wir Ihnen wichtige Erkenntnisse und praktische Ratschläge, wie Sie die KI für das Schreiben von E-Mails einsetzen und dabei Personalisierung, Tonfall, Klarheit und Genauigkeit im Auge behalten können. Am Ende wissen Sie genau, wie Sie effektive Prompts (= Eingabeaufforderungen) erstellen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. 

1. Definieren Sie das Ziel Ihrer E-Mail klar 

Bevor Sie mit dem Schreiben einer E-Mail beginnen, halten Sie einen Moment inne und fragen Sie sich: Was ist das Ziel dieser Nachricht? Möchte ich informieren, überzeugen, etwas erbitten oder einfach nur in Kontakt bleiben? Wenn Sie dies klar definieren, sparen Sie Zeit und helfen jedem KI-E-Mail-Generator, den Sie verwenden, genauere und relevantere Inhalte zu erstellen. 

Dieser Schritt ist wichtig, da Sie bei der Arbeit mit einem KI-E-Mail-Schreiber Anweisungen an eine Maschine als Eingabeaufforderung geben. Wenn das Ziel nicht klar ist, wird die Anweisung wahrscheinlich verwirrend oder unvollständig sein, und das Ergebnis kann ineffektiv oder schwer zu verstehen sein. 

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den Zweck, die Zielgruppe und das erwartete Ergebnis zu definieren. Das gibt der KI für das Schreiben von E-Mails einen soliden Ausgangspunkt und erhöht die Chancen, dass Ihre E-Mail ihr Ziel beim ersten Versuch erreicht. 

2. Schreiben Sie einen klaren und spezifischen Prompt für Ihre E-Mail 

Sobald Sie das Ziel Ihrer E-Mail definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, dieses Ziel in einen konkreten Prompt für die KI umzuwandeln. Hier machen Präzision und Detailgenauigkeit den Unterschied: Je klarer und spezifischer Sie sind, desto besser wird das Ergebnis. 

Im beruflichen Kontext gibt es einige praktische Elemente, die Sie einbeziehen sollten: 

• Wer schreibt die E-Mail: Ihre Rolle, Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung. 

• Wer erhält die E-Mail: Kunde, Kollege, Lieferant, Endbenutzer usw. 

• Branche oder Sektor: Die Erwähnung der Branche hilft dem KI-E-Mail-Schreibassistent die richtige Terminologie und den richtigen Ton zu verwenden, wenn es sich um eine Arbeits-E-Mail handelt. 

• Spezifischer Zweck: um zu informieren, zu überzeugen, zu einer Veranstaltung einzuladen, nachzufassen usw. 

• Ungefähre Länge: kurz, mittel oder detailliert, je nach Bedarf. 

Anstatt beispielsweise einfach nur “Schreiben Sie eine E-Mail über das neue Produkt” zu schreiben, könnte ein vollständiger Prompt wie folgt lauten:

Sie sind Kundensupport-Manager in einem Softwareunternehmen.  

Schreiben Sie eine personalisierte E-Mail mit etwa 120 Wörtern für einen bestimmten Kunden.  

Zweck: Beantwortung der Anfrage zu unserem neuen Produkt X und Ermutigung zum Ausprobieren mit einer kostenlosen Demo.  

Begrüßen Sie sie mit Namen, erwähnen Sie ihre vorherige Anfrage und erklären Sie kurz, wie das Produkt ihnen helfen kann.  

Halten Sie den Ton freundlich und zugänglich, ohne zu förmlich zu sein.

Ein weiteres Beispiel für eine interne E-Mail: 

Schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail für die Mitglieder des Vertriebsteams eines Logistikunternehmens.  

Zweck: Sie sollen daran erinnert werden, ihre Wochenberichte vor Freitag zu senden. 

Verwenden Sie einen freundlichen und motivierenden Ton, etwa 100 Wörter, und erwähnen Sie, wie wichtig es ist, pünktlich zu berichten.

Die Idee ist, dass der KI-E-Mail-Generator “das große Ganze sehen” sollte, nicht nur den Nachrichtentext. Je mehr Kontext Sie bereitstellen, desto natürlicher, personalisierter und effektiver wird das Schreiben von KI-E-Mails sein. 

3. Verfeinern Sie Ihre E-Mail mit zusätzlichem Kontext und relevanten Details

Nachdem Sie den ersten Entwurf mit dem KI-E-Mail-Schreibassistenten erstellt haben, verfeinern Sie den Text, indem Sie Details hinzufügen oder anpassen, um ihn effektiver und persönlicher zu gestalten. Dieser Schritt stellt sicher, dass sich die Botschaft nicht mehr pauschal anfühlt und Ihre Ziele besser widerspiegelt. 

Einige Ideen, um eine KI-generierte E-Mail zu perfektionieren: 

• Empfängerhintergrund hinzufügen: Informationen zu früheren Abfragen, Interaktionen oder Käufen. 

• Fügen Sie bestimmte Daten hinzu: Daten, Zahlen, Vorteile oder wichtige Links. 

• Passen Sie den Ton und den Stil an: enger, formeller oder motivierender – je nachdem, wie Sie mit dem Empfänger in Beziehung stehen. 

• Definieren Sie konkrete Aktionen: Was soll der Leser nach dem Lesen der E-Mail tun? 

Nachdem Sie beispielsweise einen ersten Entwurf generiert haben, können Sie den Prompt wie folgt ändern: 

Die Verfeinerung der Nachricht nach dem ersten Ergebnis stellt sicher, dass das KI-System eine natürlichere, genauere und überzeugendere E-Mail erstellt. 

4. Passen Sie den Ton an, überprüfen Sie die Richtigkeit und verleihen Sie Ihrer E-Mail eine menschliche Note 

Obwohl die Verwendung von KI zum Schreiben von E-Mails sehr hilfreich und effizient sein kann, sollten Sie niemals eine generierte Nachricht senden, ohne sie vorher zu überprüfen. Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail klar, angemessen und authentisch ist. 

Einige Empfehlungen zur Perfektionierung Ihrer E-Mail: 

• Nehmen Sie manuelle Anpassungen vor: Korrigieren Sie Sätze oder Wörter, die seltsam klingen oder sich wiederholen. Die KI kann Ausdrücke verwenden, die lokal nicht natürlich sind oder die Sie normalerweise nicht verwenden würden. 

• Achten Sie auf Klarheit: Stellen Sie sicher, dass die Botschaft genau das vermittelt, was Sie beabsichtigen. 

• Passen Sie den Ton an: Stellen Sie sicher, dass der Stil und der Grad der Vertrautheit zu Ihrer Beziehung zum Empfänger passen. 

• Entfernen Sie unnatürliche Wörter oder Ausdrücke: Die KI fügt manchmal übermäßig formale Begriffe, Klischees oder Füllphrasen hinzu, die nicht zu Ihrer natürlichen Schreibweise passen. 

• Details und Links bestätigen: Stellen Sie sicher, dass Daten, Zahlen, Namen und Links korrekt sind. 

Wenn Sie ein paar Minuten damit verbringen, Ihre E-Mail zu überprüfen, anzupassen und zu perfektionieren, verbessern Sie die Klarheit und Genauigkeit und verleihen ihr gleichzeitig eine menschliche Note, sodass sich die Nachricht authentisch und zugänglich anfühlt, was keine KI vollständig replizieren kann. 

Wie können Sie feststellen, ob eine E-Mail KI-generiert wurde?  

Auf den ersten Blick kann es schwierig sein, es zu sagen, aber einige Anzeichen deuten darauf hin, dass eine E-Mail von einer KI generiert wurde: 

Sprache, die zu allgemein oder unpersönlich ist: Sätze, die korrekt klingen, aber keine “Persönlichkeit” oder spezifische Bezüge haben. 

• Übermäßige Formalität oder Klischees: Ausdrücke wie “Sehr geehrter geschätzter Benutzer” oder “im Rahmen unserer aufrichtigsten Absichten”, die in der alltäglichen Kommunikation nicht häufig verwendet werden. 

Fehlender Kontext oder spezifische Details: Die Nachricht mag technisch korrekt sein, aber sie lässt wichtige Informationen aus, die eine Person normalerweise einbeziehen würde (z. B. Namen, genaue Daten oder Verweise auf frühere Gespräche). 

Sie können kostenlose Tools wie QuillBot, Scribbr oder Grammarly verwenden, um zu überprüfen, ob ein Text von der KI generiert wurde, aber denken Sie daran, dass die Ergebnisse nicht immer 100 % genau sind und je nach Plattform variieren können. 

Letztendlich ist das Wichtigste, wie Sie die KI einsetzen: Geben Sie klare Anweisungen, überprüfen Sie die Ausgabe und fügen Sie Ihre eigene menschliche Note hinzu. Auf diese Weise erstellen Sie E-Mails, die klar, authentisch und effektiv sind und die beste Technologie nutzen, ohne die natürliche Kommunikation zu verlieren. 

Schreiben Sie professionelle und effektive E-Mails mit one.com Webmail

Wenn Sie diese Tipps in die Praxis umsetzen möchten, ist one.com Webmail das perfekte Werkzeug. Neben der Erstellung von E-Mail-Adressen mit benutzerdefinierten Domains enthalten alle Pakete Aida AI, das einen personalisierten KI-Schreibassistenten bietet, der speziell für das Schreiben von E-Mails entwickelt wurde. 

Das können Sie mit Aida AI: 

• Wählen Sie die Sprache, den Tonfall oder das Geschlecht des Empfängers. 

• Definieren Sie die Nachrichtenlänge nach Ihren Bedürfnissen. 

• Fügen Sie spezifischen Kontext hinzu, um die Ausgabe präziser und natürlicher zu gestalten. 

Das macht das Schreiben von E-Mails schneller und einfacher, während die menschliche Note erhalten bleibt, die den Unterschied ausmacht.