Comment utiliser l’IA pour écrire un mail : 4 conseils pour obtenir des résultats

La multiplication des outils d’intelligence artificielle générative (IA) comme ChatGPT, Gemini ou Claude AI est en train de transformer notre routine de travail et notre vie quotidienne. Le principe : gagner un temps précieux sur des tâches souvent ennuyeuses ou répétitives, comme la rédaction de mails.

Cependant, ce gain de rapidité s’accompagne parfois d’une perte de personnalisation. De nombreux messages professionnels créés à l’aide de l’IA pour écrire un mail peuvent sembler trop génériques, voire « déshumanisés ». Dans cet article, nous allons partager des idées et des conseils pratiques sur la manière d’utiliser l’IA pour écrire un mail tout en conservant à l’esprit la personnalisation, le ton, la clarté et l’exactitude. À la fin de l’article, vous saurez exactement comment créer des prompts efficaces pour obtenir de meilleurs résultats.

1. Définissez clairement l’objectif de votre mail

Avant de commencer à rédiger un mail, prenez le temps de vous poser la question : Quel est l’objectif de ce message ? Est-ce que je veux informer, convaincre, demander quelque chose ou simplement rester en contact ? En définissant clairement cet objectif, vous gagnerez du temps et vous aiderez l’IA pour écrire un mail à produire un contenu plus précis et plus pertinent.

Cette étape est essentielle car lorsque vous travaillez avec l’IA pour écrire un mail, vous donnez des instructions à une machine sous forme de prompt. Si l’objectif n’est pas clair, les instructions seront probablement confuses ou incomplètes, et le résultat risque d’être inefficace ou difficile à comprendre.

Prenez le temps de définir l’objectif, le public et le résultat que vous attendez. Cela donnera à l’IA chargée de la rédaction mail un point de départ solide et augmentera les chances que votre mail atteigne son objectif dès le premier essai.

2. Rédigez un prompt clair et précis pour votre mail

Une fois que vous avez défini l’objectif de votre mail, l’étape suivante est de transformer cet objectif en un prompt mail concret pour l’IA. Ici, la précision et le détail font toute la différence : plus vous serez clair et précis, meilleur sera le résultat.

Dans un contexte professionnel, voici quelques éléments pratiques à inclure :

• Qui rédige le mail : votre rôle, votre entreprise ou votre service.
• Qui recevra le mail : client, collègue, fournisseur, utilisateur final, etc.
• Industrie ou secteur : la mention de l’industrie aide le rédacteur de l’IA à utiliser la terminologie et le ton appropriés s’il s’agit d’un mail professionnel.
• Objectif spécifique : informer, persuader, inviter à un événement, assurer un suivi, etc.
• Longueur approximative : courte, moyenne ou détaillée, selon le besoin.

Par exemple, au lieu d’écrire simplement « Écris un mail sur le nouveau produit », un message complet pourrait être :

Vous êtes responsable du service clients d’un éditeur de logiciels. Rédigez un mail personnalisé d’environ 120 mots pour un client spécifique. Objectif : répondre à sa demande concernant notre nouveau produit X et l’encourager à l’essayer en lui proposant une démonstration gratuite. Commencez par le saluer par son nom, mentionnez sa précédente demande et expliquez brièvement en quoi le produit peut l’aider. Le ton doit être amical et accessible, sans être trop formel.

Autre exemple, pour un mail interne :

Rédigez un mail de relance pour les membres de l’équipe de vente d’une société de logistique. Objectif : leur rappeler d’envoyer leurs rapports hebdomadaires avant le vendredi. Utilisez un ton amical et motivant, une centaine de mots, et mentionnez l’importance de la ponctualité dans l’envoi des rapports.

L’idée est que le générateur de mails IA doit être capable de voir la situation dans son ensemble, et pas seulement le texte du message. Plus vous fournissez de contexte, plus la rédaction mail par l’IA sera naturelle, personnalisée et efficace.

3. Affinez votre mail en ajoutant un contexte et des détails pertinents

Après avoir généré un premier projet avec l’IA pour écrire un mail, affinez le texte en ajoutant ou en ajustant des détails pour le rendre plus efficace et plus personnalisé. Cette étape permet de s’assurer que le message n’est plus générique et qu’il reflète mieux vos objectifs.

Quelques idées pour perfectionner un mail généré par l’IA :

• Ajouter des informations sur le destinataire : des informations sur ses précédentes demandes, ses interactions ou ses achats.
• Inclure des données spécifiques : dates, chiffres, avantages ou liens importants.
• Adaptez le ton et le style : plus proche, plus formel ou motivant en fonction de votre relation avec le destinataire.
• Définir des actions concrètes : ce que vous voulez que le lecteur fasse après avoir lu le mail.

Par exemple, après avoir généré un premier projet, vous pouvez modifier le prompt ainsi :

La première version est satisfaisante, mais concentrez-vous maintenant sur Anna, qui s’est renseignée sur notre produit X la semaine dernière. Mettez en avant trois avantages clés, ajoutez un lien pour planifier une démonstration et gardez un ton amical et motivant sans être trop formel.

En affinant le message après le résultat initial, le système d’IA produit un mail plus naturel, plus précis et plus persuasif.

4. Ajustez le ton, vérifiez l’exactitude et donnez à votre mail une dimension humaine

Si l’utilisation de l’IA pour écrire un mail peut être très utile et efficace, il ne faut jamais envoyer un mail généré sans l’avoir relu. Cette étape est essentielle pour garantir la clarté, la pertinence et l’authenticité de votre message.

Voici quelques recommandations pour perfectionner votre mail :

• Effectuez des ajustements manuels : corrigez les phrases ou les mots qui semblent inhabituels ou répétitifs. L’IA peut utiliser des expressions qui ne sont pas naturelles ou que vous n’utiliseriez pas normalement.
• Vérifiez la lisibilité : assurez-vous que le message communique exactement ce que vous voulez.
• Adaptez le ton : assurez-vous que le style et le niveau de familiarité correspondent à votre relation avec le destinataire.
• Supprimez les mots ou expressions qui ne sont pas naturels : L’IA ajoute parfois des termes trop formels, des clichés ou des phrases qui ne correspondent pas à votre façon naturelle d’écrire.
• Confirmez les détails et les liens : assurez-vous que les dates, les chiffres, les noms et les liens sont exacts.

Consacrer quelques minutes à la révision, à l’ajustement et au perfectionnement de votre mail permet d’en améliorer la clarté et la précision tout en y ajoutant une touche humaine, ce qui confère au message un caractère authentique et accessible, ce qu’aucune intelligence artificielle ne peut reproduire complètement.

Comment savoir si un mail est rédigé par l’IA ?

Au premier regard, il peut être difficile de s’en rendre compte, mais certains signes indiquent l’utilisation de l’IA pour écrire un mail :

• Un langage trop générique ou impersonnel : des phrases qui semblent correctes mais qui manquent de « personnalité » ou de références spécifiques.
• Formalisme excessif ou clichés : expressions comme « Cher utilisateur » ou « dans le cadre de nos intentions les plus sincères » qui ne sont pas couramment utilisées dans la communication de tous les jours.
• Absence de contexte ou de détails spécifiques : le message peut être techniquement correct, mais il omet des informations clés qu’une personne inclurait normalement (par exemple, des noms, des dates exactes ou des références à des conversations antérieures).

Vous pouvez utiliser des outils gratuits comme QuillBot ou Scribbr pour vérifier si un texte a été généré par l’IA, mais sachez que les résultats ne sont pas toujours fiables à 100% et qu’ils peuvent varier d’une plateforme à l’autre.

Le plus important, finalement, c’est la manière dont vous utilisez l’IA : donnez des instructions claires, examinez le résultat et ajoutez votre propre touche humaine. De cette manière, vous créez des mails clairs, authentiques et efficaces, en utilisant le meilleur de la technologie sans perdre la communication naturelle.

Rédigez des mails professionnels et efficaces avec Webmail de one.com

Si vous souhaitez mettre ces conseils en pratique, le Webmail de one.com est l’outil idéal. En plus de la création d’adresses de messagerie avec des domaines personnalisés, toutes les offres comprennent Aida AI, qui fournit un assistant d’écriture personnalisé conçu spécialement pour la rédaction de mails.

Avec Aida AI, vous pouvez :

• Choisir la langue, le ton et même le sexe du destinataire.
• Définir la longueur du message en fonction de vos besoins.
• Ajouter un contexte spécifique pour rendre le message plus précis et plus naturel.

La rédaction de mails devient ainsi plus rapide et plus facile, tout en conservant la touche humaine qui fait toute la différence.