E-mail etikette: Hvad det er og eksempler på den gode e-mail etikette

God e-mail etikette er et regelsæt, der sikrer effektiv og respektfuld kommunikation gennem elektronisk post. Det er vigtigt at have den gode takt og tone i tankerne hver gang man skriver en e-mail, for at undgå misforståelser og splid i relation til kolleger og forretningsforbindelser. I denne artikel får du de bedste tips til, hvordan man bør forholde sig til den gode e-mail etikette.

Hvad er e-mail etikette?

E-mail etikette er normen for acceptabel e-mail adfærd. Den gode e-mail etikette dikterer, hvordan du skal henvende dig til dine kolleger og kunder. Målet med at have et regelsæt for den gode e-mail etikette på arbejdspladsen er, at skabe en god kutyme og opførsel i den skriftlige kommunikation, så både kunder og kolleger opfatter dit budskab på den rigtige måde.

Hvorfor er e-mail etikette vigtig?

E-mail etikette er vigtig, fordi ordentlighed og korrekthed er vigtige faktorer, når man kommunikerer via e-mails. Det gælder sådan set både i privat sammenhæng og i arbejdsrelaterede situationer. Dine kunder er mere tilbøjelige til at opfatte din virksomhed positivt, hvis du tydeligt signalerer, at du respekterer dem og kommunikerer på en ordentlig facon. Ligeledes vil kolleger vise mere velvilje til at samarbejde med dig, hvis de oplever, at der er en gensidig respekt.

En god e-mail etikette er også med til at fremme den gensidige forståelse. Hvis alle følger de samme normer, er der mindre chancer for konflikter og misforståelser. I sidste ende er det med til at skabe et godt miljø på arbejdspladsen og en tillidsfuld relation til kunder og øvrige forretningsforbindelser.

Forestil dig, at du arbejder på en e-mail-marketingkampagne til din webshop. Hvis budskabet er forvirrende eller respektløst, risikerer du at skræmme kunderne væk. En lødig tone og en tydelig kommunikation er afgørende for at øge konverteringsraterne og sælge produkter online. Læs mere nedenfor om hvad der er ’best practice’, når det drejer sig om din e-mail kommunikation.

Tips til e-mail etikette på arbejdspladsen (Samme retningslinjer gælder for studerende)

Webmail er et effektivt værktøj. Men som med de fleste andre teknologier er det op til dig at bruge det på den rigtige måde. Læs nedenstående 20 regler for, hvordan du følger ’best practice’ for god e-mail etikette.

1. Afgør, om din e-mail er nødvendig

Du behøver ikke udelukkende kommunikere via e-mail. Vi modtager i dag så mange e-mails i vores indbakke at det somme tider kan virke som en stressfaktor. Og der findes faktisk andre smarte måder at kommunikere på. Mange virksomheder bruger beskedapps som Slack eller Microsoft Teams til hurtige beskeder. Du kan selvfølgelig også bare vælge at gå hen til din kollegas skrivebord og tale med vedkommende.

2. Brug en professionel e-mailadresse

De fleste internetbrugere følger i dag et af de væsentlige råd omkring cybersikkerhed: Åbn ikke beskeder og e-mails fra ukendte kilder. Brug derfor altid en professionel e-mailadresse, så modtagerne har nemt ved at identificere din e-mail som værende fra en virksomhed, de kender. Ved at benytte en professionel mailadresse øges åbningsraten markant.

På samme vis må du aldrig bruge en personlig e-mail til at kommunikere med dine kolleger. Det virker uprofessionelt. Brug din professionelle e-mail konto i alle arbejdsrelaterede sammenhænge. Denne regel gælder også for andre typer af beskeder, som sendes afsted fra din arbejdsplads.

3. Send dine beskeder i arbejdstiden

Måske er klokken blevet 20.00, og du kommer i tanke om, at du skal huske at informere dine kolleger om noget vigtigt. Men hvis det kan vente til næste dag, bør du gøre det. Send din besked som det første den efterfølgende morgen. På den måde viser du, at du respekterer dine kollegers fritid og ikke ønsker at påvirke balancen mellem arbejde og privatliv.

Dette råd har endnu større betydning, hvis du har en lederrolle. At sende e-mails til dit team uden for kontortiden kan opfattes som om, at du forventer, at de er tilgængelige både dag og aften. Eller at de skal afbryde private gøremål i deres fritid for at svare på din besked. En sådan e-mail adfærd kan være med til at skabe et unødvendigt pres på den enkelte ansatte og være kimen til et dårligt arbejdsmiljø.

4. Vær præcis i emnefeltet

Du vil gerne have, at modtagerne åbner dine e-mails. Det er de mest tilbøjelige til at gøre det, hvis de ved, hvad det handler om. Vær derfor tydelig omkring hvad din henvendelse drejer sig om. Det gør du bl.a. ved at skrive en kort og præcis tekst i emnefeltet. En god tommelfingerregel er at spørge dig selv om folk kan gætte e-mailens indhold ved kun at læse teksten i emnefeltet.

5. Brug en passende tiltaleform

Tilpas dit budskab så meget som muligt. Undgå generiske fraser som, “Til hvem det måtte vedrøre.” Hvis du kender modtagerens navn, kan du starte din besked med “Kære + navn”. Afhængig af din relation til modtageren, kan du også bruge den mere uformelle tiltaleform “Hej”.

6. Brug gerne modtagerens navn

Michigan State University delte på et tidspunkt en rapport, hvoraf det fremgår, at brugen af en persons navn i en e-mail kan hjælpe med at opbygge tillid. Brug det til din fordel. Indled altid din e-mail med modtagerens navn.

Eksempel på god e-mail etikette:

“Hej Mark,

Jeg sender dig rapporten om…”

Det er dog altid vigtigt at forstå, hvad modtageren forventer, når man henvender sig til dem. Brug personens fornavn, når du sigter efter en afslappet tone. Hvis du er usikker, så vælg en mere formel omgangstone.

Eksempel på god, formel e-mail etikette:

“Kære hr. Johnson,

Jeg sender dig rapporten om…”

7. Anvend en god struktur

En rodet opsat e-mail fører hurtig til forvirring og irritation. Hvis din e-mail er usammenhængende med for mange budskaber i øst og vest, vil modtageren hurtigt miste interessen. Brug derfor den samme struktur, som hvis du ville skrive et essay: indled med en kort introduktion, og uddyb så derefter emnet. Afslut med en hurtig konklusion. Brugen af opdelte afsnit og overskrifter er også med til at lette overblikket i længere e-mails.

8. Respekter modtagerens sparsomme tid

Gå direkte til sagen og fat dig i korthed. De fleste har i dag et travlt arbejdsliv og har derfor ikke tid til at stoppe op for at læse en længere afhandling. Hvis din e-mail er vigtig, kan det være en god ide at bede om feedback fra en kollega eller din chef, før du sender den.

9. Hold dig til én idé

Den bedste måde at sikre, at din e-mail holdes kort, er hvis du kun præsenterer én idé. Inden du skriver din e-mail, skal du gøre det klart overfor dig selv, hvad det er for et budskab, som du ønsker at komme ud med.  

Denne metode skulle gerne være med til at sikre, at du ikke bevæger dig ud af et unødvendigt sidespor, som kun vil være med til at gøre din e-mail unødvendig lang og mindre stringent. Hvis der er forskellige emner, du gerne vil tage fat på, bør du overveje at skrive flere separate e-mails.

10. Overhold de grammatiske regler

Grammatik eksisterer af én grund. En korrekt grammatisk brug sikrer, at alle skriver og læser på samme måde. Det er med til at skabe en gensidig forståelse. Omvendt kan en sløset brug af grammatikken gøre dit budskab forvirrende, og få din e-mail til at fremstå uprofessionel.

11. Brug det rigtige formalitetsniveau

Nogle arbejdspladser er mere formelle end andre. I et advokatfirma er der en generel tendens til, at omgangstonen i skrift og tale ofte er meget formel, hvorimod en ung startupvirksomhed indenfor designbranchen højst sandsynligt har et mere afslappet formalitetsniveau. Det er vigtigt at kende til det formalitetsniveau, der forventes i din virksomhed, så du kan ramme rigtig, når du sender en e-mail internt i organisationen.

Det samme gælder, hvis du sender en e-mail til en kunde. Jo mere du kender til modtageren, og det formalitetsniveau, der forventes, jo mere effektiv bliver din kommunikation. At være al for afslappet i sin kommunikationsform kan virke malplaceret, og ligefrem respektløs i nogen sammenhænge,  mens en al for formel omgangstone i andre sammenhænge kan skræmme modtageren væk.

12. Gør indholdet personligt

Giv gerne din e-mail et personligt præg, når du finder det passende, men undgå en stereotyp form som, “Jeg håber, du har en god dag.” Brug noget, du ved om din kollega, og skriv det i din e-mail. Men formuler dig i korthed og brug kun denne fremgangsmåde i en enkelt sætning.

Eksempel på god e-mail etikette

“Hej Mark,

Jeg håber, du er glad for at dit NFL-hold vandt i aftes. Under alle omstændigheder sender jeg dig rapporten om…”

13. Fornærm ikke modtagerens intelligens

Undgå at overdrive dine forklaringer. Forestil dig, at du arbejder på et projekt, der kræver samarbejde med en anden afdeling. Du føler måske, at de ikke ved meget om dit job, og derfor sender du dem lange forklaringer om, hvad du laver. Selvom du mener det godt, kan folk misforstå din fremgangsmåde.

Hvis det du beskriver, virker indlysende for enhver, vil personen i den anden ende tro, at du fornærmer vedkommendes intelligens. Antag, at nogen kommer til dig og siger: “Som indholdsforfatter skriver jeg indhold. Mit mål er at informere læserne.” Den sidste sætning synes at være overflødig, så vær forsigtig med, hvordan du formulerer dig.

14. Undgå at sende store vedhæftede filer

De fleste e-mail-udbydere har en begrænsning på, hvor meget du kan gemme på en e-mail-server. Nogle e-mail hostingtjenester er mere restriktive end andre, så undgå at optage en stor del af modtagerens lagerkapacitet ved at sende store vedhæftede filer. Et godt alternativ er at uploade filer til Google Drev og medsende et link i e-mailen.

15. Tilføj en afslutningshilsen

Ligesom du indledte din e-mail med en hilsen, skal du også slutte af med en passende afskedshilsen. Fortæl modtagerne, at de ikke skal tøve med at kontakte dig, hvis de har spørgsmål eller kommentarer, og afslut derefter med noget i retning af “Venlig hilsen”. Hvilken tiltaleform, du vil bruge, afhænger af det tilsigtede formalitetsniveau.

Eksempler på god e-mail etikette for at sige farvel

Eksempler på en formel:

• Venlig hilsen
• Med venlig hilsen
• Mvh.

Eksempler på uformelle hilsner:

• Hav en god dag
• Pas på dig selv
• God weekend
• Kærlig hilsen
• Knus
• Vi ses
• Bedste hilsner

16. Brug en e-mail signatur

Det er god professionel praksis at have en signatur i sine e-mails. De fleste e-mail klienter giver dig mulighed for at oprette en signatur, der automatisk medtages og vises i slutningen af din besked, så du ikke behøver at skrive den hver gang. Din signatur skal indeholde følgende:

• Navn og efternavn
• Professionel titel
• Firmanavn (link til hjemmeside)
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• LinkedIn (hvis du har det).

For flere tips, kan du læse en guide til, hvordan du opretter en god e-mailsignatur. Det er bedst at lave din signatur, så snart du opretter en ny e-mail-konto, og under ’Indstillinger’ sørge for, at den bliver medtaget automatisk.

17. Korrektur

En e-mail, der er fyldt med stavefejl, vil overfor modtageren signalere, at beskeden ikke er vigtig. For hvis ikke du har været omhyggelig med at læse dit indhold igennem, så det fremstår professionelt, vil modtageren være mest tilbøjelig til ikke at læse beskeden færdig og måske slet ikke svare dig på din besked. Sørg derfor for, at modtageren kan se, at du har gjort en indsats for at skrive en perfekt e-mail.

18. Vent med at tilføje modtagerens e-mailadresse

Ulykker sker. En, der kan forekomme, er at man får sendt en e-mail, før den er færdigskrevet. For at forhindre dette, skal du vente med at indsætte modtagerens e-mail adresse, indtil du er klar til at sende mailen. På denne måde sikrer du, at ingen modtager en halv færdigskrevet tekst eller en besked fyldt med stavefejl.

19. Besvar dine e-mails

Nogle mennesker har den opfattelse, at intet svar er det samme som et nej. De antager automatisk, at alle deler samme opfattelse, og derfor vælger de at undlade at besvare e-mails, som de ikke har et positivt svar på. Det er ikke en fremgangsmåde, som vi kan anbefale. Selvom dit svar måske vil være negativt, så svar altid på e-mailen. På den måde viser du respekt overfor dine kolleger eller samarbejdspartnere. Lad dem ikke sidde tilbage med uvisheden og bruge tid og kræfter på at spekulere på, om svaret er negativt, eller om du måske bare i en travl hverdag har glemt at svare dem.

20. Udvis tålmodighed førend du sender en påmindelse

Mange har travlt, og derfor kan det godt tage lidt tid, førend modtageren får svaret på din e-mail. Så medmindre det haster, er det en god ide at vente et par dage, før du sender en opfølgende e-mail. Er du for hurtig på aftrækkeren kan det komme til at virke påtrængende eller virke som om, at du er desperat.

Eksempler på god e-mail etikette

Vores tips ovenfor har forhåbentligt gjort, at du nu kan skrive e-mails, der skaber resultater, og vel og mærke skrive e-mails, der bliver godt modtaget af både kolleger og forretningsforbindelser.

Nedenfor ser vi nærmere på nogle praktiske eksempler på god e-mail-etikette.

Eksempel på en god uformel e-mail etikette

Hej Tobias,

Jeg håber, du ikke er al for træt efter fejringen af Barcelonas sejr i aftes! Under alle omstændigheder sender jeg dig den kvartalsrapport, som du bad mig om at udarbejde vedrørende vores salg i årets første tre måneder.

Salget af produkt A er steget 50 % i løbet af det seneste kvartal! Men til gengæld er kundetilfredsheden blandt brugerne (anmeldelser) faldet fra 5/5 til 4/5. Måske er det noget, som vi skal have kigget på.

Der er flere spændende tal i rapporten, som er vedhæftet denne mail. Sig til, hvis du har nogen spørgsmål.

Må Barcelonas fortsætte den gode stime.

Hav en god dag.

Peter Wheldon
Salgschef – Virksomhed XYZ
petter.wheldon@companyxyz.co.uk
0000-0000

Eksempel på en god formel e-mail etikette

Kære hr. Johnson,

Jeg sender dig den salgsrapport, jeg har udarbejdet fra det seneste kvartal. Jeg er glad for at kunne informere dig om, at vi har registreret en stigning på 50 % i salget for produkt A. Desværre er brugeranmeldelserne på netop dette produkt faldet fra en 5/5-score til 4/5. Jeg vil gerne aftale et møde, hvor vi nærmere kan drøfte, hvad vi kan gøre i den sammenhæng.

Du kan læse flere spændende tendenser i rapporten, som jeg her sender dig. Du er velkommen til at vende tilbage, hvis der er spørgsmål til rapportens indhold.

Med venlig hilsen

Petter Wheldon
Salgschef – Virksomhed XYZ
petter.wheldon@companyxyz.co.uk
0000-0000

Disse to eksempler viser, at sprogbrugen i begge tilfælde overholder den gode takt og tone på arbejdspladsen, uanset om du kontakter en nær kollega, en chef eller måske en person uden for din organisation. God e-mail etikette og en høflig sprogbrug der er tilpasset situationen, er afgørende for, at den afsendte e-mail ikke opfattes forkert af modtageren og i værste fald forårsager alvorlige problemer for afsenderen.