Sådan opretter du et autosvar på din e-mail konto: tips og tricks

Er du blevet syg eller skal du på ferie? Eller er du af andre årsager midlertidig utilgængelig via din e-mail? Uanset årsagen skal du informere dine kontakter via en ’out of office’ meddelelse. Denne artikel indeholder værdifulde tips og tricks til, hvordan du skriver et korrekt autosvar. Vi giver dig også syv skabeloner til automatiske svar, som du kan bruge til din e-mail, når du ikke er til stede på kontoret eller er væk fra din computer.

Hvad er en out-of-office meddelelse?

En out-of-office meddelelse er en automatisk e-mail, som sendes via din e-mail-klient til afsendere af indgående e-mails. Med et autosvar kan du informere alle om dit fravær, som kan skyldes ferie, forretningsrejse, sygdom eller lignende.

Hvorfor er en out-of-office besked vigtig?

En e-mail med et autosvar om, at du ikke er til stede på kontoret, er vigtig for at informere afsendere om dit fravær. Et sådant automatisk svar hjælper dem med at forstå, hvorfor det tager længere tid at få svar på deres e-mails. Et autosvar med relevant information er med til at fjerne irritation og undgå misforståelser og forvirring.

Men der er også andre grunde til, at et autosvar er vigtigt:

• Forventninger

Ved at angive, at du er midlertidigt utilgængelig, ved de personer, som skriver til dig, at de ikke kan forvente et øjeblikkeligt svar.

• Professionel handling

Du viser, at du forstår vigtigheden af god kommunikation. Det får dig til at fremstå seriøs og professionel.

• Alternativ

Når dem, som forsøger at få fat på dig, ikke kan komme i kontakt med dig, så kan du tilbyde et alternativ ved at henvise til en kollega, hvis det drejer sig om presserende sager. Dermed giver du dine kontakter muligheden for, at de kan (videre)sende en e-mail til en anden person i virksomheden

• Tilfredshed

Du vedligeholder den gode relation til din kontakter ved at fortælle dem, at du vil sende et svar på et senere tidspunkt.

What does an out-of-office message consist of?

En out-of-office e-mail-besked indeholder 9 ud af 10 gange de samme informationer. Disse informationer er følgende:

• Emnelinje

Angiv dit fravær i emnelinjen.

• Hilsen

Du starter dit autosvar med en hilsen.

• Bemærk

Angiv dit fravær med en dato. Læsetip: Start en e-mail

• Årsag til fravær (valgfrit)

Hvis du ønsker det, kan du oplyse årsagen til dit fravær.

• Alternative kontaktoplysninger (valgfrit)

Kan afsenderen nå frem til en anden person, hvis det drejer sig om presserende sager? Angiv en alternativ e-mailadresse. Du kan skrive denne e-mailadresse i CC’en i mailen

• Reaktionstid (valgfrit)

Fortæl afsenderen hvad den forventede svartid vil være. Vælg en rimelig tidsangivelse, og gør afsenderen opmærksom på, at du vil sende et svar så hurtigt, som det er muligt.

• Afslutning

Afslut det automatiske svar med en venlig hilsen.

• Kontaktoplysninger

Husk at skrive dit navn, kontaktoplysninger og en e-mailsignatur nederst i e-mailen.

Hvordan skriver man en out-of-office e-mail?

Et godt autosvar, der oplyser om at man ikke er til stede, skal indeholde følgende:

• Kortfattet og tydeligt

Et automatisk svar om at man er fraværende skal være kort og præcist. Nævn kun de vigtigste oplysninger, som fraværstid og alternative kontaktoplysninger.

• Sprogbrug

Brug en tone, der passer til målgruppen. Henvender du dig til et professionelt publikum? Sørg for, at dit budskab holder en god, professionel tone. Henvender du dig til unge, så vil en mere uformel stil være ok at bruge.

• Personlig besked

Du kan tilføje en personlig besked til din e-mail, såsom en tak.

• Sørg for at det virker

Inden du er væk fra kontoret, er det en god ide, at du kontrollerer, at dit autosvar er sat korrekt op. Det kan du tjekke ved at sende dig selv en test meddelelse for at sikre, at alt fungerer som det skal.

Hvad skal du ikke skrive i et autosvar?

Hvis du skal lave en automatisk besked om, at du er væk fra kontoret, er der nogle ting, du ikke bør gøre. For hvis du gør det, kommer det til at virke uprofessionelt. Her er nogle tips:

1. Undgå for mange personlige detaljer

Hold tonen i beskeden i et professionelt leje, og del ikke personlige oplysninger. Det er selvfølgelig frustrerende, hvis du skal opereres i din fod, men oplysningerne er irrelevante for afsenderen.

2. Brug ikke negativt sprog.

Brug ikke negativt sprog og fokuser udelukkende på at informere afsenderen. Så en besked som “Endelig har jeg min velfortjente ferie efter flere uger med hårdt arbejde og masser af klager”, vil virke helt malplaceret.

3. Skriv ikke for uformelt.

Undgå uformel tekst såsom forkortelser og masser af emoji. En tekst som ‘Yo dude, I’m off’ er ikke god.

4. Brug korrekte oplysninger.

Inden du er fraværende, skal du kontrollere, at alle oplysningerne i e-mailen er korrekte, så du undgår at skabe misinformation og falske forventninger.

5. Gør e-mailen kort.

Fat dig i korthed. Gør e-mailen kort for at forhindre, at afsenderen ikke får læst den, fordi der er for megen information.

7 nyttige eksempler på out-of-office meddelelser

Skal du have hjælp til at oprette en automatisk out-of-office meddelelse? Nedenfor giver vi dig 7 eksempler på det korrekte autosvar, når du ikke er til stede.

1. En generel fraværsmeddelelse

Kære [modtagernavn],

Tak for din besked. Fra [startdato] til [slutdato] vil jeg være fraværende (på grund af [årsag til fravær]).

For vigtige spørgsmål, kontakt venligst [navn på kollega] på [kontaktoplysninger kollega].

Jeg svarer, så snart jeg er tilbage. Tak for din tålmodighed og forståelse.

Med venlig hilsen

[dit navn]
[din position]

2. En fraværsmeddelelse i forbindelse med ferie

Kære [modtagernavn],

Tak for din besked. Jeg holder ferie fra [startdato] til [slutdato]. I denne periode har jeg ikke adgang til min e-mail.

For presserende sager, kontakt venligst [navn på kollega] på [kontaktoplysninger kollega].

Jeg svarer, så snart jeg kommer tilbage. Tak for din tålmodighed og forståelse.

Med venlig hilsen

[dit navn]
[din position]

3. En fraværsmeddelelse til helligdage

Kære [modtagernavn],

Tak for din besked. I forbindelse med påsken vil jeg være fraværende. Jeg vil ikke være tilgængelig via e-mail fra [startdato] til [slutdato].

For vigtige spørgsmål, kontakt venligst [navn på kollega] på [kontaktoplysninger kollega].

Jeg ønsker dig en god påskeferie! Jeg svarer så snart jeg kommer tilbage. Tak for din forståelse og tålmodighed.

Med venlig hilsen

[dit navn]
[din position]

4. En fraværsmeddelelse i tilfælde af sygdom

Kære [modtagernavn],

Tak for din besked. Jeg er i øjeblikket syg og kan derfor ikke svare på din mail.

For presserende sager, kontakt venligst [navn på kollega] på [kontaktoplysninger kollega].

Jeg håber, at jeg snart er tilbage og kan besvare din e-mail. Tak for din forståelse og tålmodighed.

Med venlig hilsen

[dit navn]
[din position]

5. En fraværsmeddelelse til en fridag

Kære [modtagernavn],

Tak for din besked. Jeg holder fri [Dag og Dag] og kan derfor ikke svare på din mail.

For presserende sager, kontakt venligst [navn på kollega] på [kontaktoplysninger kollega].

Jeg svarer på din mail, når jeg er tilbage. Tak for din forståelse og tålmodighed.

Med venlig hilsen

[dit navn]
[din position]

6. En fraværsmeddelelse i forbindelse med barsel

Kære [modtagernavn],

Tak for din besked. Jeg er på barsel fra [startdato] til [slutdato]. Derfor kan jeg ikke svare på din mail.

I mit fravær beder jeg dig kontakte min kollega [navn på kollega] på [kontaktoplysninger kollega].

Jeg beder om din forståelse og tålmodighed i denne periode.

Med venlig hilsen

[dit navn]
[din position]

7. En fraværsmeddelelse, når du ikke længere er ansat i en virksomhed

Kære [modtagernavn],

Tak for din besked. Jeg er ikke længere ansat i [virksomhedens navn].

Derfor kan jeg ikke længere yde support, og din e-mail vil ikke blive besvaret.

Jeg henviser i stedet til [navn på kollega] på [kontaktoplysninger kollega].

Med venlig hilsen

[dit navn]
[din position]

Sådan opsætter du autosvar på e-mail på one.com

Har du e-mail-hosting fra one.com? Du kan nemt aktivere en out-of-office meddelelse. Vi har skrevet en nyttig guide, der fortæller dig, hvordan du opsætter sådan en besked.

Kort sagt

Med et autosvar informerer du dine kontakter om dit fravær. Du kommer til at fremstå professionel, når du skriver en god og klar besked. Samtidig sikrer du, at dine kontakter bliver informeret om, at de ikke straks kan forvente et svar. Denne artikel har givet dig en række værdifulde tips og tricks til, hvordan du får oprettet det bedste autosvar. Vi har også givet dig 7 forskellige skabeloner, som du kan bruge, når du skal lave din out-of-office meddelelse.