Vett och etikett för mail

Vett och etikett kan vara lika viktigt för ett mail som för ett affärsmöte. Det hjälper dig kommunicera effektivt och respektfullt med kollegor och kunder. Nu ska vi berätta om våra bästa tips för god vett och etikett!

Varför är vett och etikett för mail viktigt?

Med bra vett och etikett kan du kommunicera med respekt och professionalitet. Du kan visa trovärdighet, undvika missförstånd och hålla en bra relation med alla du skriver till.

Tips: vett och etikett för mail

Vi har samlat 20 tips så att du kan använda din webmail på ett bra sätt. Med lite vett och etikett kan du komma långt.

1. Skicka bara nödvändiga mail

Skicka inte alla små meddelande via mail. Om ditt företag eller din organisation använder en meddelandetjänst såsom Microsoft Teams eller Slack, bör du skicka korta meddelanden där. Du kanske till och med kan gå och prata med personen istället för att skicka ett mail? Fyll inte din mottagares inkorg med många och korta meddelanden.

2. Använd en professionell e-postadress

Oberoende på om du ska söka jobb, om du jobbar på ett företag eller driver ett eget, bör du använda en professionell e-postadress. Undvik gratistjänster såsom Gmail och Hotmail och skaffa en professionell webbmail med en egen domän. Det visar att du tar dig själv och din mottagare seriöst.

3. Skicka mail under arbetstid

Ingen uppskattar ett telefonsamtal klockan tre på natten och det samma gäller mail. Även om du har ett flexibelt jobb och kommer på en idé för ett mail utanför kontorstid, bör du alltid vänta med att skicka det tills dagen efter. På det sättet respekterar du din mottagares tid och balansen mellan jobb och fritid.

Det är särskilt viktigt att inte skicka mail utanför arbetstid om du är chef. Kom ihåg att ditt beteende sätter förväntningar på andra. Om du skickar mail utanför arbetstid kan dina anställda också anta att de bör jobba utanför arbetstid.

4. Skriv ett bra ämne

Det ska alltid vara enkelt för mottagaren att förstå vad ditt mail handlar om. Mottagaren ska gärna förstå om ämnet är akut och vad syftet med mailet är. Kom också ihåg att vad du skriver alltid måste finnas i brödtexten. Ett missvisande ämne kan göra din mottagare frustrerad.

5. Hälsa!

Använd en passande hälsning som känns trevlig och inte för formell. På jobbet kan en hälsning såsom ”Kära …” kännas opassande. På svenska är det vanligast att skriva ”Hej …!” eller ”Hej …,”.

6. Skriv rätt namn

Det låter kanske givet men det är viktigt att vara helt säker på att hälsningen inkluderar rätt namn på mottagaren. Du kanske vet vad din kollega heter men är osäker på stavningen. Kolla upp stavningen innan du skickar meddelandet. Om du inte bryr dig tillräckligt för att stava mottagarens namn rätt, är risken hög att mottagaren inte heller bryr sig om att svara.

7. Visa att du bryr dig

En enkel hälsningsfras kan göra mycket. Börja gärna ditt mail med att skriva till exempel: ”Jag hoppas du haft en bra helg!”. Du kan även inkludera en personlig hälsning: ”Hoppas du hade det bra i Skottland!”. Kom ihåg att fortfarande vara kort och koncis. Det är trevligt att få en hälsning men det är nog inte därför du skriver.

8. Ha en tydlig struktur

Ett bra mail har ett tydligt ämne och en bra struktur. Undvik att blanda olika ämnen i samma mail och ha en tydlig struktur som är enkel att följa. Om du vill att mottagaren ska svara på något, skriv en uppmaning eller fråga i slutet av meddelandet. Frågor som dyker upp i mitten av ditt mail kan vara svåra att komma ihåg när mottagaren nått slutet av texten.

9. Skriv kort och koncist

Ingen vill läsa ett onödigt långt mail. Respektera din mottagares tid och skriv kortfattat. När du skrivit färdigt ditt meddelande kan det vara bra att gå tillbaka och fundera på om det finns någon del som är överflödig. Det är till exempel vanligt att långa texter innehåller en för lång introduktion. Kom till poängen snabbt för att läsaren ska behålla sitt intresse.

10. Skriv för mottagaren

Hur du skriver och vilket språk du använder avgörs till stor del av mottagaren. Personer på en advokatfirma och personer på en restaurang använder inte samma språk och formalitet. Anpassa hur du skriver för att visa att du har förståelse för mottagaren och att du är enkel att samarbeta med.

11. Respektera mottagarens kunskaper

I ett professionellt sammanhang är det viktigt att visa att du har förståelse för mottagarens kompetenser. Förklara inte detaljer som mottagaren redan känner till eller själv kan förstå. Det kan i värsta fall få det att låta som att du beskriver mottagaren som dum.

12. Kolla språket

God grammatik och stavning visar att du vet vad du håller på med. Det gör också att du undviker missförstånd och att ditt mail blir lätt att läsa. Använd stavningskontroll och läs igenom meddelandet en extra gång innan du skickar.

13. Undvika för stora bilagor

All webbmail kommer med en begränsning för hur stora filer du kan skicka. Detta kan skapa problem för dig men också för mottagaren. Det fyller mottagarens inkorg och kan innebära att meddelandet inte ens tas emot. Om du vill skicka en stor fil är det bättre att skicka en länk från till exempel Google Drive eller Microsoft OneDrive. Kom ihåg att använda ett konto från din organisation, eftersom det ger ett professionellt intryck och kan förbättra säkerheten.

14. Dubbelkolla bilagor

Ett av de vanligaste misstagen är att glömma bifoga bilagor. Kontrollera alltid om den bilaga du tänkt skicka faktiskt är bifogad. Om du skriver att du har bifogat en fil men sen glömmer göra det, kan det leda till missförstånd och frustration.

15. Säg hejdå!

I slutet av ditt meddelande ska du såklart säga hejdå. Det kan vara ett nytt tillfälle att visa att ditt meddelande är personligt. Du kan skriva ”Allt gott”, ”Vänliga hälsningar” eller något mer personligt såsom: ”Lycka till på resan så hörs vi nästa vecka!”.

16. Skriv en signatur

En signatur är särskilt viktig om du skriver till en person som inte vet vem du är. Den kan inkludera din titel, företaget du jobbar på och dina kontaktuppgifter. Här är exempel på information du kan inkludera i din signatur:

• För- och efternamn
• Professionell titel
• Företagsnamn
• Telefonnummer
• Kontorsadress
• Företagshemsida
• LinkedIn-länk

Om du vill ha inspiration för din signatur, har vi samlat ett flertal exempel på signaturer. Kom ihåg att skapa din signatur och lägg till den i din webbmail så att den skickas automatiskt.

17. Lägg till mottagaren sist

Det kan vara lockande att börja med att lägga till mottagarens adress. Det är dock alltid bäst att avsluta med det. På det sättet kan du inte råka skicka ett mail innan det är färdigt. Ett halvskrivet mail kan förvirra och slösa din mottagares tid.

18. Svara på mail

Om du får ett personligt mail med en fråga, är det viktigt att du svarar på det. Skriv alltid ett svar, även om du inte är intresserad eller vill tacka nej till ett erbjudande. De flesta personliga mail skrivs för att de ska få ett svar, även om det är ett nej, och du bör svara på mail du får om du förväntar dig svar på dina egna.

19. Svara alla

Ibland skickas mail med en tredje person på kopia (CC). Det betyder ofta att mottagaren också förväntas skicka sitt svar med en kopia. Om inget annat har sagts, svara alltid alla personer som inkluderas i mailet.

Ett viktigt undantag är till exempel interna massutskick. Det är sällan en bra idé att skicka ett svar som har fler än 5–10 mottagare. Fundera en extra gång på om du verkligen behöver skriva till så många personer eller om informationen egentligen bara är relevant för någon enstaka person.

20. Vänta med uppföljning

Om mottagaren inte svarar kan det vara för att den inte har haft tid. Det betyder inte nödvändigtvis att den aldrig kommer att svara. Vänta gärna två dagar innan du skriver en uppföljning. När du skriver din uppföljning bör du aldrig anta att mottagaren inte är intresserad. Se det istället som att du gör en tjänst genom att påminna om ditt tidigare mail.

Exempel: mail med bra vett och etikett

Nu ska vi ge två exempel på hur mail kan skrivas med bra vett och etikett. Vi ger exempel som passar olika tillfällen.

Exempel på ett informellt mail

Ämne: Fel dimensioner på produktsida

Hej Robert!

Jag hoppas gårdagens musikal var så bra som du hade hoppats!

Jag blev tipsad om att produktsidan för artikel 3654 har fel information om dimensioner under specifikationer-fliken. Det står ”32 cm” när rätt ska vara 23. Har du lust att kika på det?

Vi ses på AW ikväll!

Hälsningar, Peter Rundstedt
Customer Care Manager
AB Bultkompaniet
08-46500440

Exempel på formellt mail

Ämne: Avtalsändringar som påverkar era kunder

Hej Carolina,

Jag heter Emma och jobbar med kundavtal på Trace Services, där ni är kunder. Vi förbereder en förändring i hur vi samlar in och använder data för våra kunder. Detta betyder att ni också kan behöva se över era kundvillkor. Förändringarna kommer att göras den 1 november, så det finns gott om tid att förbereda. För att komma igång bokar jag gärna ett möte så att vi kan prata om förändringarna.

Här är några förslag på mötestider. Säg till om du behöver fler alternativ:

14 maj: 9-10, 14-15
15 maj: 14-15
18 maj: 9-10, 15-16

Med vänliga hälsningar, Carolina Persson
Jurist på Trace Services AB

+46 701 74 06 06
Ankarströmsgatan 12, Gävle

Sammanfattning

Med bra vett och etikett kan du skapa större intresse för dina mail, öka din svarsfrekvens och undvika missförstånd. Nu är det bara att komma igång med din webbmail!