Hvordan skriver man en god email signatur?

Hvad er en email-signatur?  

Hvis du spørger dig selv, om du har brug for en email-signatur; så er svaret ja. Først og fremmest skal en email-signatur indeholde dine kontaktoplysninger, så du gør det let for modtageren at komme i kontakt med dig. Det er altid godt at vise dine kontaktoplysninger, hvis nu modtageren f.eks. ønsker at videresende din email eller ringe til dig. Så skal det helst kunne ske uden for megen besvær.

Sådan laver du en email signatur

Hvordan din email-signatur skal se ud afhænger bl.a. af modtageren, og i hvilken sammenhæng signaturen bliver brugt. Er det en virksomheds email, der bliver brugt i en professionel sammenhæng, eller er det en email-adresse, som bruges i privat regi. Der er stor forskel, men ønsker du at have en generel, men samtidig virkelig god email-signatur, så er det en god ide at holde den helt enkelt med få, men vigtige oplysninger, som navn, telefonnummer osv. 

Nedenfor giver vi dig en kort oversigt over, hvad vi synes der er de vigtigste oplysninger at få med i din mail-signatur:

• Afslutning

De bedste email-signaturer har en afslutning, som kan være alt lige fra ’Venlig hilsen’ til noget mere personligt. Vi kan godt lide at skrive ’Venlig hilsen’, men tænk hele tiden over konteksten, når du skal vælge, hvordan du afslutter din besked. Der kan være situationer, hvor eksempelvis en mere personlig afslutning falder helt ved siden af, og hvor man måske bør vælge en mere formaliseret afslutning. 

• For- og efternavn

Skriv dit for- og efternavn på normal vis eller gør det mere synligt ved at bruge versaler og fed skrift. Vi skriver vores navne for at fortælle folk, hvem der er afsender på emailen, men også for at undgå, at modtageren, når de svarer dig, staver dit navn korrekt.

Der vil ofte være en grad af irritationsmoment, når vi modtager en email, hvor afsenderen har stavet vores navn forkert. Her hjælper email-signaturen med til, at stavemåden bliver rigtig.

• Telefonnummer

Det er helt sikkert altid en god ide at skrive sit telefonnummer i email-signaturen. For på den måde kan modtageren hurtigt og nemt ringe dig op, når de modtager din email. 

• Hold det enkelt

Hold gerne din email-signatur helt enkel. Brugen af nogle flotte farver og et logo vil dog se godt ud og adskille dig fra andre virksomheders email-signaturer.

• Guide modtageren

Sørg for at bygge din signatur hierarkisk op, så de vigtigste informationer står først. Det er vigtigt at dem, som du skriver til let kan afkode din email-signatur og eksempelvis finde dine kontaktoplysninger.    

• Mobilvenlig

Mange læser i dag emails på deres mobiltelefoner. Derfor er det selvfølgelig også vigtigt, at din email-signatur har et responsivt design, så det tilpasser sig mobiltelefonen. Der findes masser af gratis onlineværktøjer, der kan hjælpe dig med at få vist, hvordan din email-signatur vil se ud på en mobilenhed. På den måde sikrer du dig, at du har den optimale email-signatur.

En professionel email signatur

For dig som har en virksomhed og derfor gerne vil have en professionel email-signatur, så er der nogle vigtige ting at overveje, inden du går i gang. Tænk på det sådan her; din virksomheds email-signatur skal hjælpe dig med at brande dig og din virksomhed. 

Så foruden dit navn og telefonnummer, så skal du også tilføje en arbejdstitel og et firmalogo for at hjælpe modtageren med at få en idé om, hvem du er. Det kan også være en god ide at medtage link til din virksomheds hjemmeside. 

Der er delte meninger om, hvorvidt man også skal skrive sin email-adresse ind i signaturen. Nogle mener, at det er overflødigt, mens andre synes det er en god ide. Vi er af den overbevisning, at det da i hvert fald ikke kan skade at have email-adressen vist i signaturen. 

Nedenfor har vi samlet en liste over, hvad du skal inddrage i din professionelle email-signatur. Du beslutter selvfølgelig selv, hvad der er vigtigt for dig og dit brand at få med. Vi guider dig her til at få lavet en god og overskuelig email-signatur, som samtidig ser professionel ud. 

Vigtige punkter til den professionelle email-signatur:  

• Titel

Foruden at skrive dit for- og efternavn, skal du også skrive din titel. Det gør det lettere for modtageren at få en forståelse af din rolle og position i virksomheden. Det vil være bedst, hvis du også skriver navnet på din virksomhed eller navnet på den virksomhed, som du arbejder for. Det skaber troværdighed og letter kommunikationen i fremtiden, fordi modtagerne nu ved, hvilken virksomhed, du arbejder for. Du kan også tilføje et logo og et link til virksomhedens hjemmeside for at gøre det lettere for modtageren at få mere information.

• Telefonnummer

Du skal selvfølgelig skrive dit telefonnummer samt oplysninger om andre kommunikationskanaler, som du benytter. På den måde gør du det igen let for modtageren at komme i kontakt med dig. Hvis du har kontakter og kunder i udlandet, så husk at få landekoden skrevet med ind i dit telefonnummer. Og som en prikken over i’et kan du også linke til dit telefonnummer, så modtageren bare skal klikke på nummeret for at ringe dig op.

• Ikoner til sociale medier

Sociale medier spiller en stadig større rolle i virksomhedernes markedsføring. Det er ikke unormalt, at det første man gør er at tjekke den tilhørende Facebook side, når man støder på en ny person eller virksomhed. Det er en måde at finde ud af hvem personen er, og hvad vedkommende er interesseret i. Du kan fortælle en masse om dig selv gennem de sociale medier. Sørg for at din tilstedeværelse på sociale medier er synkroniseret med dit brand, og at du har interessant og opdateret indhold. For at kunne lede dine kontakter rundt i dit eget personlige univers, eller virksomhedens univers, er det derfor en god ide at have ikoner til de sociale medier med i din email-signatur. Med blot et enkelt klik kan modtagerne af dine emails gå på opdagelse i dit univers og måske endda stifte bekendtskab med dine produkter eller ydelser.  

• Call to action

Når det gøres med omtanke, så kan en opfordring til en handling have mange fordele.

Et godt eksempel på en opfordring til at foretage en handling kan være et link til at deltage i et gratis webinar, hvor dig eller din virksomhed er vært. Det kan også være et tilbud om at downloade en spændende rapport eller magasin. Et ’call to action’ er en måde, hvorpå du kan promovere dit brand, og derfor kan det også være en fordel at have det med i din email-signatur. Det skal dog give værdi for modtageren, og vi ønsker frem for alt ikke at spamme dem, som vi kommunikerer med. Så alt hvad vi medtager i vores email-signatur skal bidrage til, at vi får skabt en unik og professionel email-signatur. 

• Ansvarsfraskrivelse

En ansvarsfraskrivelse er en afgørende tilføjelse til en god email-signatur, når du f.eks. arbejder med økonomi, jura eller forsikringssager. Det er især også blevet nødvendigt i dag med de nye GDPR-regler. Indholdet af din email indeholder muligvis private oplysninger, som deles med modtageren. Derfor er det vigtigt at beskytte disse oplysninger, hvis de mod forventning pludselig skulle blive videresendt til tredjepart. En ansvarsfraskrivelse kan se sådan ud:

’Indholdet af denne email er fortroligt og kun beregnet for den modtager, der er angivet i meddelelsen. Det er strengt forbudt at dele denne besked med tredjepart uden afsenderens skriftlige samtykke. Hvis du ved en fejltagelse har modtaget denne meddelelse, bedes du svare på meddelelse og efterfølgende slette den, så vi kan sikre, at en sådan fejl ikke opstår i fremtiden.’

• Pronouns

Pronouns is important in writing a good email signature. Using pronouns is a good indicator of inclusivity. Suppose you are a transgender, non-binary, or cis person. In that case, it is a good way to show the recipient of your email what pronouns they should use in future communications with you. It decreases miscommunication, normalises the discussion of gender and removes ambiguity. This one seems a bit strange for a danish article (it sounds very much like something for US or am I wrong? Maybe I just don’t understand this;) 

Nu hvor du har fået en ide om, hvordan du laver en god email-signatur, så har du brug for at få oprettet en email-konto. 

Sådan tilføjes en email-signatur i one.com webmail-applikationen

Hvis du allerede er one.com-kunde, kan du nemt oprette en god signatur ved hjælp af webmail-applikationen. Sådan gør du det:

• Log in på din email-konto
• Gå til indstillinger
• Indsæt din signatur under fanen ‘Generelt’, og klik på Gem.

Er du ny kunde så klik her for at komme i gang.