Sähköposti etiketti: mitä se on ja sähköposti esimerkkejä (2024)

Sähköposti etiketti sisältää sääntöjä, jotka takaavat tehokkaan ja kunnioittavan viestinnän sähköpostin kautta. Se on tärkeää pitää mielessä työtovereiden välisen harmonian varmistamiseksi ja väärinkäsitysten välttämiseksi asiakkaiden kanssa. Tässä artikkelissa opit lisää sähköpostietiketistä.

Mitä on sähköposti etiketti?

Sähköpostietiketti on hyväksyttävän sähköpostikäyttäytymisen normi. Se sanelee, kuinka sinun tulee suhtautua kollegoihin ja asiakkaisiin. Tavoitteena on luoda harmoninen työilmapiiri ja kohdella asiakkaita kunnioittavasti. Sen käyttöönotto on kriittistä liiketoiminnan menestyksen kannalta.

Miksi sähköposti etiketti on tärkeä?

Sähköpostietiketti on tärkeä, koska ihmiset pitävät kunnioituksesta. Asiakkaasi näkevät yrityksesi todennäköisemmin positiivisessa valossa, jos kunnioitat heitä. Samoin työtoverit tekevät yhteistyötä tehokkaammin, jos he huomaavat molemminpuolisen kunnioituksen.

Sähköposti etiketti edistää myös keskinäistä ymmärrystä. Se on kuin kulttuuri oikeassa maailmassa. Jos kaikki noudattavat samoja normeja, väärinkäsitysten mahdollisuus on pienempi, mikä auttaa estämään kalliita virheitä työpaikalla.

Kuvittele, että työskentelet verkkokauppasi sähköpostimarkkinointikampanjan parissa. Jos se on hämmentävä tai epäkunnioittava, se ajaa asiakkaat pois. Tehokas viestintä on kriittistä tulosprosentin nostamiseksi ja tuotteiden myymiseksi verkossa. Lue siis sähköpostietiketin parhaat käytännöt.

Vinkkejä sähköpostietikettiin työpaikalla (toimii myös opiskelijoille)

Webmail on tehokas työkalu. Mutta kuten useimpien teknologioiden kohdalla, sinun on käytettävä sitä oikein. Lue siis alta 20 sääntöä, jotka auttavat sinua tekemään hyvän vaikutelman, ja noudata sähköpostietiketin parhaita käytäntöjä.

1. Määrittele, onko sähköpostisi tarpeellinen

Sinun ei tarvitse lähettää jokaista viestiä sähköpostitse. Monet yritykset käyttävät viestisovelluksia, kuten Slackia tai Microsoft Teamsia nopeaan viestintään. Tai voit mennä kollegasi toimistoon ja puhua hänen kanssaan.

2. Käytä ammattimaista sähköpostia

Monet ihmiset noudattavat yhtä olennaista kyberturvallisuusvinkkiä: älä avaa tuntemattomista lähteistä peräisin olevia viestejä. Ammattimaisen sähköpostiosoitteen käyttäminen saa vastaanottajat tunnistamaan lähettäjän, mikä nostaa avausprosenttia.

Älä myöskään koskaan käytä henkilökohtaista sähköpostia kommunikoidaksesi kollegojesi kanssa. Se on epäammattimaista. Käytä ammattisähköpostiasi kaikissa liiketoimintaan liittyvissä asioissa. Tämä sääntö koskee myös työpaikan sisällä lähetettäviä viestejä.

3. Lähetä sähköposti toimistoaikoina

Ehkä kello on 20 ja muistit, että sinun piti ilmoittaa työtovereillesi jostain. Jos se voi odottaa huomiseen, jätä sähköpostin lähettäminen seuraavaan aamuun. Tämä osoittaa, että kunnioitat tovereidesi työn ja yksityiselämän tasapainoa.

Tämä neuvo on vielä tärkeämpi, jos olet johtajan asemassa. Sähköpostien lähettäminen tiimillesi virka-aikojen ulkopuolella voi tarkoittaa, että odotat heidän olevan saatavilla ilta-aikaan. Tai he voivat keskeyttää henkilökohtaisen aikansa vastatakseen sinulle painostuksen tunteen vuoksi.

4. Kirjoita tarkka otsikko

Haluat ihmisten avaavan viestisi. He tekevät niin todennäköisemmin tietäessään, mistä on kyse. Kirjoita siis kuvaava otsikko. Hyvä nyrkkisääntö on kysyä itseltäsi, voivatko ihmiset arvata sähköpostin sisällön oikein käyttämällä vain aiheriviä.

5. Käytä sopivaa tervehdystä

Mukauta viestiäsi mahdollisimman paljon. Vältä yleisiä avauksia, kuten “Huomenta kaikille.” Jos tiedät vastaanottajan nimen, aloita viestisi sanoilla “Hei, nimi.” Muodllisuustasosta riippuen voit myös käyttää sanaa “Moi.”

6. Kutsu ihmisiä heidän nimellään

Michigan State University jakoi raportin, jonka mukaan nimen käyttäminen keskustelussa voi auttaa rakentamaan luottamusta. Käytä sitä eduksesi. Aloita aina sähköpostisi vastaanottajan nimellä.

Sähköposti etiketti esimerkki:

“Hei, Markku,

Lähetän sinulle raportin liittyen…”

Mutta on tärkeää tietää, kuinka muodollinen sinun tulee olla puhuessasi vastaanottajalle. Käytä henkilön etunimeä pyrkiessäsi rentoon sävyyn. Käytä sukunimeä, jos haluat kuulostaa muodolliselta. Jos olet epävarma, käytä mieluummin sukunimeä.

Sähköposti etiketti esimerkki:

“Hei, herra Nieminen,

Lähetän teille raportin liittyen…”

7. Käytä kunnollista struktuuria

Hämmennys johtaa välinpitämättömyyteen. Jos sähköpostisi on hajanainen ideoiden kollaasi, ihmiset alkavat lukea sitä ja sulkevat sen nopeasti. Käytä siis samaa rakennetta, jota käytät esseessä: kirjoita johdanto ja tarkenna aihetta. Lopeta viesti lyhyellä yhteenvedolla.

8. Kunnioita ihmisten aikaa

Mene suoraan asiaan ja selitä asia mahdollisimman lyhyesti. Ihmiset ovat kiireisiä työpaikalla, eikä heillä ole aikaa keskeyttää tehtäviään lukeakseen väitöskirjaa. Jos sähköpostisi on tärkeä viestintäväline, muista kysyä palautetta ennen sen lähettämistä.

9. Pidä kiinni ideasta

Paras tapa varmistaa, että sähköpostisi on lyhyt, on pitää kiinni vain yhdestä ideasta. Ennen kuin kirjoitat sähköpostisi, pidä mielessä viestin tärkein sisältö. Kun keksit sen, kirjoita sähköpostisi sen ympärille.

Tämä lähestymistapa estää sinua aloittamasta tarpeettomia tangentteja, jotka pidentävät sähköpostiasi. Jos haluat käsitellä eri aiheita, kirjoita erilliset viestit.

10. Muista kielioppi

Kielioppi on olemassa syystä. Se varmistaa, että kaikki kirjoittavat samalla tavalla, mikä luo molemminpuolista ymmärrystä. Tästä syystä oikean kieliopin käyttämättä jättäminen voi tehdä viestistäsi hämmentävän, ja se on epäilemättä epäammattimaista.

11. Ole muodollinen tarvittaessa

Jotkut työpaikat ovat muodollisempia kuin toiset. Esimerkiksi lakitoimisto on yleensä erittäin muodollinen, kun taas design-firma on todennäköisesti rennompi. On oleellista tietää yritykseltäsi vaadittava muodollisuus. Käytä sitä.

Sama pätee silloin, jos lähetät sähköpostia asiakkaille. Mitä paremmin ymmärrät heitä, sitä tehokkaampaa viestintäsi on. Liian rento suhtautuminen vanhemman väestörakenteen kanssa voi tuntua epäkunnioittavalta, kun taas liiallinen muodollisuus voi ajaa nuoret pois.

12. Näytä, että välität

Näytä vastaanottajalle, että välität, mutta älä käytä tyypillistä “Toivon, että sinulla on hyvä päivä” -lausahdusta. Käytä hyväksesi henkikökohtaisia asioita, joita tiedät kollegoistasi. Mutta ole lyhyt. Käytä vain lyhyttä lausetta.

Sähköposti etiketti esimerkki:

“Hei, Markku,

Toivottavasti olet iloinen siitä, että suosikkijoukkueesi voitti ottelun eilen illalla. Lähetän sinulle tässä raportin…”

13. Älä loukkaa vastaanottajan älykkyyttä

Vältä asioiden liiallista selittämistä. Kuvittele, että työskentelet projektin parissa, joka vaatii yhteistyötä toisen osaston kanssa. Saatat luulla, etteivät he tiedä paljon työstäsi ja lähettää heille pitkiä selityksiä tekemisistäsi. Vaikka tarkoitat hyvää, ihmiset voivat tulkita viestisi väärin.

Jos selität asioita liikaa, ihmiset luulevat sinun loukkaavan heidän älykkyyttään. Oletetaan, että joku tulee luoksesi ja sanoo: “Olen sisällöntuottaja ja minä kirjoitan sisältöä. Tavoitteeni on tiedottaa asioista lukijoille.” Vältä siis selittämästä asioita liikaa.

14. Vältä suuria liitteitä

Useimmat sähköpostin isännät rajoittavat, kuinka paljon voit tallentaa sähköpostipalvelimelle. Jotkut voivat olla hyvin rajoittavia, joten vältä lähettämästä suuria liitteitä. Hyvä vaihtoehto on tiedostojen lataaminen Google Driveen ja linkin lähettäminen liitteiden sijaan.

15. Lisää lopetus

Aloitit sähköpostisi tervehdyksellä, joten lopeta se kunnon hyvästillä. Kerro ihmisille, että he voivat ottaa sinuun yhteyttä, jos heillä on kysymyksiä tai kommentteja ja päätä viesti lopuksi sanomalla “Ystävällisin terveisin.” Lopetus riippuu jälleen muodollisuuden tasosta.

Sähköposti etiketti esimerkkejä sähköpostin päättämiseen:

Muodollisia esimerkkejä:

• Ystävällisin terveisin
• Parhain terveisin
• Hyvää päivänjatkoa

Rentoja esimerkkejä:

• Hyvää viikonloppua
• Nähdään
• Terveisin
• Terkuin

16. Lisää allekirjoitus

Sähköpostien allekirjoittaminen on hyvä ammattikäytäntö. Useimpien sähköpostien avulla voit luoda allekirjoituksen, joka lisätään automaattisesti viestin loppuun, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa sitä joka kerta. Allekirjoituksesi tulee sisältää seuraavat tiedot:

• Nimi ja sukunimi.
• Ammattinimike.
• Yrityksen nimi.
• Sähköpostiosoite.
• Puhelinnumero.
• LinkedIn (jos sinulla on).

Lisää vinkkejä saat lukemalla oppaan kuinka luoda sähköpostin allekirjoitus. On parasta luoda allekirjoituksesi heti, kun luot uuden sähköpostitilin. Se kannattaa myös asettaa lisättäväksi automaattisesti.

17. Oikolue viestisi

Kirjoitusvirheitä täynnä oleva sähköposti tarkoittaa, että et välittänyt vastaanottajasta tarpeeksi tarkistaaksesi sähköpostisi. Jos sinä et välitä, ei välitä myöskään vastaanottaja. Varmista siis, että ihmiset huomaavat sinun yrittäneen kirjoittaa täydellisen sähköpostin.

18. Lisää vastaanottajan sähköpostiosoite viimeisenä

Vahinkoja sattuu. Saatat esimerkiksi vahingossa lähettää sähköpostin ennen kuin se on valmis. Jotta näin ei tapahdu, pidä viestin vastaanottajan kenttä tyhjänä, kunnes olet valmis lähettämään viestin. Näin varmistat, että kukaan ei saa puoliksi kirjoitettua tekstiä tai viestiä, joka on täynnä kirjoitusvirheitä.

19. Vastaa sähköposteihisi

Jotkut ihmiset saattavat olettaa seuraavaa: ei vastausta = ei. Joten he päättävät olla vastaamatta tiettyihin viesteihin. Älä tee sitä. Vaikka vastauksesi olisi kielteinen, vastaa. Se osoittaa kunnioitusta kollegaasi tai asiakasta kohtaan. Älä jätä heitä miettimään, onko vastaus kielteinen vai onko sinulla vain kiireinen päivä.

20. Odota, ennen kuin lähetät uuden viestin

Ihmiset ovat kiireisiä, joten vastaaminen voi kestää jonkin aikaa. Kunnioita sitä. Ellei asiasi ole kiiteellinen, on parasta odottaa kaksi päivää ennen muistutussähköpostin lähettämistä. Muuten saatat olla töykeä tai kuulostaa epätoivoiselta.

Sähköposti etiketti esimerkkejä

Edellisen osion vinkit auttavat sinua kirjoittamaan tuloksia tuottavia sähköposteja. Ja nyt voit oppia käytännön esimerkkien avulla lisää sähköpostin etiketistä.

Epämuodollisen sähköpostin kirjoittaminen

Moi, Tobias,

Toivottavasti et kyllästynyt juhlimaan Barcelonan voittoa viime yönä! Joka tapauksessa, lähetän sinulle raportin, jonka pyysit minua kokoamaan viimeisellä vuosineljänneksellä saavuttamastamme myynnistä.

Tuotteen A myynti on noussut pilviin! Ne ovat nousseet 50 % viimeisen neljänneksen aikana! Mutta käyttäjien arvostelut ovat pudonneet 5/5 arvosta arvoon 4/5. Ehkä voimme tutkia asiaa.

Voit nähdä lisää lukuja tämän sähköpostin liitteenä olevasta raportista. Kerro, jos sinulla on kysyttävää.

Barcelonan hyvä menestys jatkukoon.

Hyvää päivän jatkoa,

Peter Wheldon

Myyntipäällikkö – Yritys XYZ

petter.wheldon@companyxyz.co.uk

0000-0000

Muodollisen sähköpostin kirjoittaminen

Hei, herra Johnson,

Lähetän teille laatimani raportin viime vuosineljänneksen myynnistä. Minulla on ilo ilmoittaa, että olemme rekisteröineet 50 %:n kasvun tuotteen A myyntiin. Valitettavasti sen käyttäjäarvostelut ovat pudonneet arvosta 5/5 arvoon 4/5. Haluaisin sopia tapaamisen, jossa keskustellaan asiasta tarkemmin.

Voitte lukea lisää lähettämästäni raportista. Otattehan yhteyttä, jos teillä on kysymyksiä.

Hyvää päivänjatkoa,

Petter Wheldon

Myyntipäällikkö – Yritys XYZ

petter.wheldon@companyxyz.co.uk

0000-0000

Nämä vinkit varmistavat, että viestisi noudattaa oikeaa sähköpostietikettiä työpaikalla, olitpa sitten yhteydessä työtovereihin tai organisaatiosi ulkopuolisiin henkilöihin. Useimmissa toimistoissa toistuu kuitenkin samanlainen viesti, ja sen kirjoittaminen väärin voi aiheuttaa ongelmia.