Miten luodaan hyvä sähköpostin allekirjoitus?

Mikä on sähköpostin allekirjoitus?  

Sähköpostin allekirjoitus lisätään viestin loppuun, ja se sisältää tärkeimmät yhteystietosi, jotta vastaanottaja voi helposti ottaa sinuun yhteyttä. Mietit ehkä, onko sähköpostin allekirjoitus oikeastaan tarpeellinen. Vastaus tähän on todennäköisesti kyllä: yhteystiedot on hyvä lisätä siltä varalta, että vastaanottaja haluaa esimerkiksi lähettää sähköpostisi eteenpäin tai soittaa sinulle. 

Kuinka kirjoitetaan hyvä sähköpostin allekirjoitus? 

Sähköpostin allekirjoitus kannattaa suunnitella vastaanottajien mukaan. Onko kyseessä työsähköpostin allekirjoitus, vai näkevätkö sen vain ystäväsi ja perheesi? Jos haluat luoda mahdollisimman monikäyttöisen sähköpostin allekirjoituksen, se kannattaa pitää yksinkertaisena, hyödyllisenä ja tiiviinä. 

Alla kerromme muutamia vinkkejä siitä, kuinka sähköposti allekirjoitus kannattaa luoda.

• Lopputervehdys 

Hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää tilanteeseen sopivan lopputervehdyksen. Sähköposti allekirjoitetaan usein perinteisesti “Ystävällisin terveisin.” Huomioi konteksti lopputervehdyksen valitsemisessa: ystävälle tarkoitettua viestiä ei ehkä kannata allekirjoittaa sanoilla “Vilpittömästi sinun”, ettet aiheuta väärinkäsityksiä. Jos haluat lisää vinkkejä sähköpostin lopetuksesta, lue artikkelimme Sähköpostin lopetus englanniksi ja suomeksi.

• Etu- ja sukunimi 

Kirjoita etu- ja sukunimesi. Halutessasi voit lihavoida nimesi korostaaksesi sitä. Lisäämällä koko nimesi viestin loppuun voit myös välttyä siltä, että vastaanottaja kirjoittaa nimesi väärin vastauksessaan. 

• Puhelinnumero 

Hyvä sähköposti allekirjoitus sisältää puhelinnumerosi siltä varalta, että vastaanottaja haluaa soittaa sinulle. 

• Yksinkertaisuus kunniaan 

Pidä sähköpostin allekirjoitus yksinkertaisena. Voit lisätä siihen hieman väriä, jotta se erottuu paremmin muusta viestistä. 

• Hierarkia 

Hierarkialla voit osoittaa, mikä tieto on kaikista tärkeintä. Järjestämällä tiedot tärkeysjärjestykseen voit auttaa vastaanottajaa löytämään etsimänsä nopeammin. 

• Mobiiliystävällisyys 

Monet lukevat sähköpostia mobiililaitteilla, ja siksi on tärkeää varmistaa, että sähköpostin allekirjoitus toimii suunnittelunsa puolesta myös mobiililaitteilla. Netistä voit löytää monia ilmaisia työkaluja, joiden avulla näet, miltä sähköpostin allekirjoitus näyttää mobiililaitteella.

Sähköpostin allekirjoitus malli on hyvä lähtökohta allekirjoituksen luomiseen – voit löytää paljon erilaisia malleja netistä.

Yrityksen sähköpostin allekirjoitus – miten luoda ammattimainen allekirjoitus sähköpostiin?

Yrityksen sähköpostin allekirjoitus voi parhaimmillaan vahvistaa brändiäsi. Oman nimen ja puhelinnumeron lisäksi siihen kannattaa lisätä titteli ja yrityksen logo. Joskus allekirjoitukseen lisätään myös kotisivujen osoite. Suunnittele allekirjoitus sen mukaan, millaisen vaikutelman haluat antaa brändistäsi. 

Kannattaako oma sähköpostiosoite lisätä allekirjoitukseen? Joidenkin mielestä se on turhaa, kun taas toisten mielestä se on tärkeää siltä varalta, että sähköpostisi lähetetään eteenpäin. Siitä ei ainakaan ole mitään haittaa, jos lisäät sähköpostiosoitteesi allekirjoitukseesi. 

Alle olemme koonneet listan asioista, joita hyvä yrityksen sähköpostin allekirjoitus sisältää. Muista, että voit itse päättää, mitkä tiedot ovat tärkeitä omalle brändillesi. Jos sinulla on kansainvälisesti toimiva yritys, sähköpostin allekirjoitus kannattaa lisätä myös englanniksi. 

Yrityksen sähköpostin allekirjoitus – muista nämä:

• Titteli 

Etu- ja sukunimen lisäksi hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää myös tittelin, jotta vastaanottajan on helpompi hahmottaa roolisi ja osaamisesi. Myös jokainen sähköpostin allekirjoitus malli kehottaa lisäämään tittelin. Allekirjoitukseen kannattaa myös kirjoittaa yrityksen nimi, oli kyseessä sitten oma yrityksesi tai työpaikkasi. Näin voit varmistaa, että vastaanottaja mieltää sinut kyseisen yrityksen edustajaksi. Voit myös lisätä allekirjoitukseen yrityksen logon ja linkin sen verkkosivustolle, jotta vastaanottaja löytää sen helposti. 

• Puhelinnumero 

Puhelinnumero, faksi ja muut yhteydenottotavat kannattaa aina lisätä allekirjoitukseen, jotta vastaanottajan on mahdollisimman helppo ottaa sinuun yhteyttä. Jos sinulla on kansainvälisiä asiakkaita, muista lisätä puhelinnumeroosi maakoodi. Halutessasi voit viimeistellä allekirjoituksen linkittämällä puhelinnumerosi, jotta vastaanottaja voi soittaan sinulle klikkaamalla sitä. 

• Sosiaalisen median kuvakkeet  

Lähes kaikki käyttävät nykyään sosiaalista mediaa, ja usein tarkistammekin uusien henkilöiden tiedot heidän sosiaalisen median profiileistaan. Niiden avulla voimme esimerkiksi selvittää, mistä henkilö on kiinnostunut. Sosiaalisen median avulla voit kertoa paljon itsestäsi. Sometiliesi sisällön on tärkeää olla hyödyllistä ja brändiisi sopivaa. 

Sosiaalisen median kuvakkeet kannattaa lisätä allekirjoitukseen. Näin vastaanottajien on helpompi löytää sinut sosiaalisesta mediasta, minkä ansiosta voit saada lisää seuraajia ja vahvistaa brändiäsi. Varmista myös, että somesisältösi on ajan tasalla. 

• Toimintakehotus 

Toimintakehotus eli CTA voi tarjota monia etuja. Hyviä toimintakehotuksia voivat olla esimerkiksi ”Osallistu ilmaiseen webinaariin” tai ”Lataa julkaisu”. Lisäämällä tällaisen sähköpostin allekirjoitukseen vahvistat yrityksesi brändiä. Vältä silti liiallista mainontaa. Vastaanottajaa ei pidä uuvuttaa liialla tiedolla, vaan allekirjoitukseen kannattaa lisätä vain kaikista olennaisin.

• Vastuuvapauslauseke 

Vastuuvapauslauseke on tärkeä lisäys allekirjoitukseen erityisesti silloin, kun yrityksesi toimii talous-, laki- tai vakuutusalalla. Tämä on tärkeää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen takia. Sähköpostisi voi sisältää yksityisiä tietoja, jotka on tarkoitettu vain vastaanottajan nähtäväksi. Siksi on tärkeää suojella näitä tietoja siltä varalta, että viesti joutuu vahingossa väärään postilaatikkoon. Sähköpostin allekirjoitus malli vastuuvapauslausekkeen osalta voi olla esimerkiksi tällainen: 

“Tämän sähköpostin sisältö on luottamuksellista ja tarkoitettu vain viestissä määritetylle vastaanottajalle. Mitään tämän viestin osaa ei saa jakaa kolmannen osapuolen kanssa ilman lähettäjän kirjallista suostumusta. Jos sait tämän viestin vahingossa, vastaa tähän viestiin ja poista se sen jälkeen, jotta voimme varmistaa, ettei tällaista virhettä tapahdu jatkossa.”  

• Pronominit 

Jos yrityksesi toimii kansainvälisesti ja lisäät sähköpostin allekirjoituksen myös englanniksi, kannattaa siinä huomioida myös pronominit. Pronomineilla voit osoittaa inklusiivisuutta. Jos olet transsukupuolinen, muunsukupuolinen tai cissukupuolinen, voit sähköpostin allekirjoituksessa kertoa vastaanottajalle, mitä pronomineja hänen tulisi käyttää vastatessa. Näin voit vähentää epäselvyyksiä ja normalisoida sukupuoleen liittyvää keskustelua. 

Nyt kun tiedät, miten hyvä sähköpostin allekirjoitus luodaan, tarvitset ammattimaisten viestien lähettämiseen vielä sähköpostin omalla verkkotunnuksella. 

Miten sähköpostin allekirjoitus lisätään one.comin webmail-sovelluksessa?

Jos olet jo one.comin asiakas, voit luoda sähköpostin allekirjoituksen käyttämällä webmail-sovellustamme. Luo allekirjoitus sähköpostiin näin: 

• Kirjaudu sisään sähköpostitilillesi. 
• Mene asetuksiin. 
• Avaa Yleiset asetukset, lisää allekirjoitus ja tallenna.