Hyvä sähköpostin allekirjoitus – miten se luodaan?
Opi kirjoittamaan hyvä sähköpostin allekirjoitus tänään!
Hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää tärkeää tietoa, joka on tärkeää vastaanottajalle.
Mitä enemmän maailmamme digitalisoituu, sitä suuremmalla todennäköisyydellä lähetämme pari sähköpostia joka päivä. Ehkä jopa enemmänkin kuin pari. Onko sähköpostin allekirjoitus koskaan jäänyt mieleesi? Tai ehkä aiheuttanut negatiivisen reaktion?
Tässä artikkelissa annamme sinulle muutamia hyviä vinkkejä sähköpostin allekirjoituksen luomiseen. Hyvä sähköpostin allekirjoitus voi jättää hyvän vaikutelman sinusta sähköpostin vastaanottajalle. Katsomme myös, mikä sähköpostin allekirjoitus on, sillä monet ovat varmasti miettineet tätä elämänsä aikana. Tarjoamme sinulle myös kattavan listan eri aiheista, joita voit lisätä sähköpostin allekirjoitukseen, oli sähköpostisi sitten henkilökohtainen tai yrityksen sähköposti. Sokerina pohjalla on vielä se, että alla on vielä sähköpostin allekirjoitus malli sekä muutamia esimerkkejä liittyen siihe, mitä hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää. Ammattimainen sähköpostin allekirjoitus on tärkeä luoda oikein, sillä et halua kaataa vastaanottajan päälle liikaa tietoa.
Mikä on sähköpostin allekirjoitus?
Sähköpostin allekirjoitus sisältää omat yhteystietosi ja ne lisätään sähköpostin loppuun. Näin vastaanottaja voi ottaa sinuun helposti yhteyden niin halutessaan. Saatat kysyä itseltäsi, onko sähköpostin allekirjoitus oikeasti tarpeen: vastaus tähän on todennäköisesti kyllä. Omat yhteystiedot on hyvä jättää siltä varalta, että vastaanottaja haluaa esimerkiksi lähettää sähköpostisi eteenpäin tai soittaa sinulle.
Kuinka kirjoittaa hyvä sähköpostin allekirjoitus?
Se, miten sähköpostin allekirjoitus kannattaa suunnitella, riippuu vastaanottajasta. Onko kyseessä yrityksen sähköpostin allekirjoitus vai onko viesti tarkoitettu perheelle ja ystäville? Jos haluat yleisesti hyvin toimivan sähköpostin allekirjoituksen, se kannattaa pitää yksinkertaisena, hyödyllisenä, lyhyenä ja napakkana.
Alle olemme keränneet muutamia vinkkejä ja tärkeää tietoa siitä, kuinka sähköpostin allekirjoitus kannattaa luoda.
- Lopputervehdys.
Hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää lopputervehdyksen. Se voi olla mitä tahansa, mikä sopii tilanteeseen. Me allekirjoitamme sähköpostin sanoilla “ystävällisin terveisin.” Muista myös pitää sähköpostin konteksti mielessä, kun kirjoitat lopputervehdystä. Et ehkä halua allekirjoittaa sähköpostia ystävällesi sanoilla “vilpittömästi sinun” tai “rakkaudella”, sillä ystäväsi voisi käsittää tämän väärin.
- Etu- ja sukunimi
Tämä on helppo. Kirjoita etu- ja sukunimesi tavallisella tavalla tai vaihda fontti lihavoiduksi. Se riippuu sinusta. Me yleensä kirjoitamme nimemme, jotta vastaanottajat tietävät, kuka on lähettänyt sähköpostin.
Etkö inhoakin sitä, kun sähköpostin lähettäjä on kirjoittanut nimesi väärin? Tämä on hyvä tapa välttää moista ongelmaa, sillä vastaanottaja voi tarkistaa nimesi oman sähköpostisi allekirjoituksesta.
- Puhelinnumero
Hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää puhelinnumeron siltä varalta, että vastaanottaja haluaa soittaa sinulle. Tehdään siis se heille helpoksi.
- Yksinkertaisuus kunniaan
Pidä sähköpostin allekirjoitus yksinkertaisena. Värin lisääminen voi olla hyvä loppusilaus. Se auttaa myös allekirjoituksen erottumista.
- Titteli ja hierarkia
Yrityksen sähköpostin allekirjoitus kannattaa viimeistellä omalla tittelillä, mikä kertoo lähettäjän hierarkiasta yrityksessä.
- Mobiiliystävällinen
Monet lukevat sähköpostinsa mobiililaitteella. Siksi on tärkeää varmistaa, että sähköpostin allekirjoitus on sulava suunnitelunsa puolesta. Haluamme, että vastaanottaja voi lukea sähköpostin ja ottaa yhteyttä sinuun helposti. Netissä on monia ilmaisia työkaluja, joiden avulla voit katsoa, miltä sähköpostin allekirjoitus näyttää mobiililaitteella. Näin varmistat, että sähköpostin allekirjoitus on täydellinen.
Sähköpostin allekirjoitus malli on hyvä tapa aloittaa. Sähköpostin allekirjoitus malleja on saatavilla netissä ja voit käyttää yllä mainittuja asioita luodessasi allekirjoitusta.
Yrityksen sähköpostin allekirjoitus – miten luoda ammattimainen allekirjoitus?
Saatat miettiä, mitä yrityksen sähköpostin allekirjoitukseen kannattaa laittaa. Ajattele näin: yrityksen sähköpostin allekirjoitus auttaa sinua vahvistamaan brändiäsi. Oman nimen ja puhelinnumeron lisäksi siihen kannattaa lisätä titteli ja yrityksen logo. Jotkut saattavat myös linkata yrityksen nettisivun allekirjoitukseen. Allekirjoituksen luominen riippuu siitä, miten haluat ihmisten näkevän sinut ja brändisi.
Siitä on keskusteltu, että kannattaako oma sähköpostiosoite lisätä allekirjoitukseen. Toisten mielestä se on turhaa, kun taas toisten mielestä se on tärkeää siltä varalta, että sähköpostisi lähetetään eteenpäin. Meidän mielestämme ei ole mitään haittaa kirjoittaa sähköposti allekirjoitukseen myös.
Olemme koonneet alle listan asioista, joita hyvä yrityksen sähköpostin allekirjoitus sisältää. Muista, että sinä päätät, mikä on tärkeää itsellesi ja brändillesi. Haluamme, että allekirjoituksesi on hyvä eikä ole liikaa vastaanottajalle. Huomaa, että jos sinulla on kansainvälisesti toimiva yritys, sähköpostin allekirjoitus englanniksi voi olla hyvä idea.
Yrityksen sähköpostin allekirjoitus – muista nämä:
- Titteli
Etu- ja sukunimen lisäksi hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää myös tittelin. Vastaanottajan on näin ollen helpompi ymmärtää roolisi ja osaamisesi. On myös hyvä kirjoittaa yrityksesi nimi. Tämä on hyvä tapa varmistaa, että vastaanottaja yhdistää sinut ja yrityksen mielessään tulevaisuudessa. Voit myös lisätä allekirjoitukseen yrityksen logon ja linkin nettisivuille. Myös jokainen sähköpostin allekirjoitus malli kehottaa lisäämään tittelin.
- Puhelinnumero
Puhelinnumero, faksi tai muu tapa ottaa yhteyttä kannattaa lisätä allekirjoitukseen. Tarkoitus on tehdä vastaanottajalle helpoksi ottaa sinuun yhteyttä tulevaisuudessa. Jos sinulla on asiakkaita ulkomailla, muista lisätä puhelinnumeroon maakoodi. Jos haluat viimeistellä allekirjoituksen, linkitä puhelinnumero, jotta vastaanottaja voi vain klikata numeroa soittaakseen sinulle. Sellaisia sähköpostin allekirjoitus malleja ei taida ollakaan, joissa ei olisi puhelinnumeroa mukana.
- Sosiaalisen median kuvakkeet
Sosiaalinen media on tärkeä osa nykyaikaa. Sosiaalisen median tarkistaminen on tullut osaksi ihmisluontoa. Sen avulla voit esimerkiksi selvittää, mistä henkilö on kiinnostunut. Voit kertoa paljon itsestäsi käyttämällä sosiaalista mediaa. Varmista myös, että sosiaalinen media toimii hyvin brändisi kanssa ja että tililläsi on hyödyllistä sisältöä. Sosiaalisen median kuvakkeet kannattaa siis lisätä allekirjoitukseen. Vastaanottajan on näin ollen helppo löytää sinut ja voit saada lisää seuraajia. Muista varmistaa, että linkit ovat ajantasaiset.
- Call-to-action
Call-to-action, tai CTA, voi olla hyödyllinen monella tavalla. Hyvin suunnitellut CTA:t voivat olla esimerkiksi linkki ilmaiseen webinaariin, tai linkki tiedoston lataamiseen. Hyvä sähköpostin allekirjoitus edistää yrityksen kuvaa. Vältä silti liiallista mainontaa. Emme halua antaa vastaanottajalle tarpeetonta tietoa. Sen sijaan haluamme täyttää allekirjoituksen tiedoilla, jotka tekevät allekirjoituksesta unohtumattoman.
- Vastuuvapauslauseke
Vastuuvapauslauseke on tärkeä lisäys allekirjoitukseen silloin, kun yrityksesi markkina-ala liittyy talouteen, lakiin tai vakuutusyhtiöihin. Etenkin GDPR-säännöksen takia tämä on tärkeää. Sähköpostisi sisältö voi sisältää asioita, jotka on tarkoitettu vain vastaanottajan silmille. Siksi on tärkeää suojella tätä tietoa siltä varalta, että viesti joutuu väärään postilaatikkoon. Vastuuvapauslauseke voi olla esimerkiksi tällainen:
“Tämän sähköpostin sisältö on luottamuksellista ja tarkoitettu vain viestissä määritetylle vastaanottajalle. On ehdottomasti kiellettyä jakaa mitään tämän viestin osaa kolmannelle osapuolelle ilman lähettäjän kirjallista suostumusta. Jos sait tämän viestin vahingossa, vastaa tähän viestiin ja noudata sen poistamista, jotta voimme varmistaa, ettei tällaista virhettä tapahdu jatkossa.”
- Pronominit
Jos yrityksesi toimii kansainvälisesti ja sähköpostin allekirjoitus englanniksi on tarpeellista, muista pronominit.
Miten lisätä sähköpostin allekirjoitus one.com webmail-sovellukseen
Jos olet jo one.com asiakas, voit luoda sähköpostin allekirjoituksen käyttämällä webmail-sovellusta. Näin se tapahtuu:
- Kirjaudu sisään sähköpostitilillesi.
- Mene asetuksiin.
- Klikkaa yleisiä asetuksia, lisää allekirjoitus ja tallenna.
