Hyvä sähköpostin allekirjoitus – miten se luodaan?

Mikä on sähköpostin allekirjoitus?  

Sähköpostin allekirjoitus sisältää omat yhteystietosi, jotka lisäät sähköpostin loppuun. Näin vastaanottaja voi olla helposti yhteydessä sinuun niin halutessaan. Saatat kysyä itseltäsi, onko sähköpostin allekirjoitus oikeasti tarpeen: vastaus tähän on todennäköisesti kyllä. Omat yhteystiedot on hyvä jättää siltä varalta, että vastaanottaja haluaa esimerkiksi lähettää sähköpostisi eteenpäin tai soittaa sinulle.

Kuinka kirjoittaa hyvä sähköpostin allekirjoitus? 

Riippuu vastaanottajasta, miten sähköpostin allekirjoitus kannattaa suunnitella. Onko kyseessä sähköpostin allekirjoitus, jota käytetään ammattimaisesti vai ainoastaan henkilökohtaisessa käytössä perheelle ja ystäville. Jos haluat monikäyttöisen sähköpostin allekirjoituksen, se kannattaa pitää yksinkertaisena, hyödyllisenä ja napakkana.

Olemme keränneet alle muutamia vinkkejä ja tärkeää tietoa siitä, kuinka sähköpostin allekirjoitus kannattaa luoda.

• Lopputervehdys

Hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää lopputervehdyksen. Se voi olla mitä tahansa, mikä sopii tilanteeseen. Me allekirjoitamme sähköpostit sanoilla “ystävällisin terveisin.” Muista myös pitää sähköpostin konteksti mielessä, kun kirjoitat lopputervehdystä. Et ehkä halua allekirjoittaa sähköpostia ystävällesi sanoilla “vilpittömästi sinun” tai “rakkaudella”, sillä nämä voisivat johtaa väärinkäsitykseen.

• Etu- ja sukunimi

Tämä on helppo. Kirjoita etu- ja sukunimesi tavallisella fontilla tai vaihda fontti lihavoiduksi. Se sinun päätöksesi. Oma nimi kirjoitetaan yleensä siksi, että vastaanottajat tietävät, kuka on lähettänyt sähköpostin.

Etkö inhoakin sitä, kun sähköpostin lähettäjä on kirjoittanut nimesi väärin? Tämä on helppo keino välttää kyseistä ongelmaa, sillä vastaanottaja voi tarkistaa nimesi oman sähköpostisi allekirjoituksesta.

• Puhelinnumero

Hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää puhelinnumeron siltä varalta, että vastaanottaja haluaa soittaa sinulle. Tehdään se hänelle helpoksi.

• Yksinkertaisuus kunniaan

Pidä sähköpostin allekirjoitus yksinkertaisena. Värin lisääminen voi olla hyvä loppusilaus. Se auttaa myös allekirjoitusta erottumaan muusta viestistä.

• Hierarkia

Hierarkia on hyvä tapa osoittaa, mikä tieto on kaikista tärkeintä. Hierarkian avulla vastaanottaja voidaan ohjata ensimmäisenä tärkeimmän tiedon pariin ja toisaalta hierarkia auttaa vastaanottajaa myös löytämään etsimänsä nopeammin.

• Mobiiliystävällinen

Monet lukevat sähköpostinsa mobiililaitteella, ja siksi on tärkeää varmistaa, että sähköpostin allekirjoitus on toimiva suunnittelunsa puolesta. Haluamme, että vastaanottaja voi lukea sähköpostin ja ottaa yhteyttä sinuun helposti. Netissä on monia ilmaisia työkaluja, joiden avulla voit katsoa, miltä sähköpostin allekirjoitus näyttää mobiililaitteella. Näin varmistat, että sähköpostin allekirjoitus on täydellinen.

Sähköpostin allekirjoitus malli on hyvä tapa aloittaa. Sähköpostin allekirjoitus malleja on saatavilla netissä ja voit käyttää yllä mainittuja asioita luodessasi allekirjoitusta.

Yrityksen sähköpostin allekirjoitus – miten luoda ammattimainen allekirjoitus?

Saatat miettiä, mitä ammattikäytössä olevaan sähköpostin allekirjoitukseen kannattaa laittaa. Ajattele näin: yrityksen sähköpostin allekirjoitus auttaa sinua vahvistamaan brändiäsi. Oman nimen ja puhelinnumeron lisäksi siihen kannattaa lisätä titteli ja yrityksen logo. Jotkut saattavat myös linkata yrityksen nettisivun allekirjoitukseen. Allekirjoituksen sisältö riippuu siitä, miten haluat ihmisten näkevän sinut ja brändisi.

Siitä ollaan montaa mieltä, kannattaako oma sähköpostiosoite lisätä allekirjoitukseen. Toisten mielestä se on turhaa, kun taas toisten mielestä se on tärkeää siltä varalta, että sähköpostisi lähetetään eteenpäin. Siitä ei kuitenkaan ole mitään haittaa, jos lisäät myös sähköpostin allekirjoitukseesi.

Olemme koonneet alle listan asioista, joita hyvä yrityksen sähköpostin allekirjoitus sisältää. Muista, että sinä päätät, mitkä tiedot ovat tärkeitä itsellesi ja brändillesi. Haluamme, että allekirjoituksesi on hyvä, eikä se sisällä liikaa informaatiota vastaanottajalle. Jos sinulla on kansainvälisesti toimiva yritys, sähköpostin allekirjoitus kannattaa olla myös englanniksi.

Yrityksen sähköpostin allekirjoitus – muista nämä: 

• Titteli

Etu- ja sukunimen lisäksi hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää myös tittelin. Vastaanottajan on näin ollen helpompi ymmärtää roolisi ja osaamisesi. Myös jokainen sähköpostin allekirjoitus malli kehottaa lisäämään tittelin. Kannattaa myös kirjoittaa oman tai sen yrityksen nimi, jossa työskentelee. Voit tällä tavalla varmistaa, että vastaanottaja yhdistää tulevaisuudessa sinut ja yrityksen mielessään. Voit myös lisätä allekirjoitukseen yrityksen logon ja linkin nettisivuille, jotta vastaanottaja löytää sen helposti.

• Puhelinnumero

Puhelinnumero, faksi tai muu tapa ottaa yhteyttä kannattaa lisätä allekirjoitukseen. Tärkeintä on se, että vastaanottajan on helppoa olla yhteydessä sinuun tulevaisuudessa. Jos sinulla on asiakkaita ulkomailla, muista lisätä puhelinnumeroon maakoodi. Jos haluat viimeistellä allekirjoituksen, linkitä puhelinnumero, jotta vastaanottaja voi vain klikata numeroa soittaakseen sinulle.

• Sosiaalisen median kuvakkeet 

Sosiaalinen media on nykyisin todella tärkeä. Useimmat meistä tarkistavat lähes välittömästi uuden tuttavuuden sosiaalisen median tilit. Sen avulla voidaan esimerkiksi selvittää, mistä henkilö on kiinnostunut. Voit kertoa paljon itsestäsi käyttämällä sosiaalista mediaa. Jokaisen tulisikin varmistaa, että sosiaalisen median tilit toimivat hyvin oman brändin kanssa ja että omalta tililtä löytyy hyödyllistä sisältöä. Sosiaalisen median kuvakkeet ovatkin hyvä lisä allekirjoitusmalliin. Näin vastaanottajan on helppoa löytää sinut sosiaalisesta mediasta, mikä voi lisätä seuraajiesi määrää ja mahdollisuuksiasi brändisi vahvistamiseen. Varmista, että somesisältösi on ajan tasalla, se on tärkeä yksityiskohta!

• Call-to-action

Toimintakehoite (engl. call-to-action, CTA) voi tarjota monia mahdollisuuksia. Esimerkkejä hyvällä maulla toteutetuista toimintakehotteista olisivat: ”osallistu ilmaiseen webinaariin” tai ”lataa julkaisu”. Lisäämällä tällaisen sähköpostin allekirjoitukseen vahvistat yrityksesi brändiä. Vältä silti liiallista mainontaa. Vastaanottajaa ei pidä uuvuttaa liialla tiedolla, vaan ennemminkin tarjota hyödyllistä tietoa, joka tekee sähköpostin allekirjoituksesta unohtumattoman.

• Vastuuvapauslauseke

Vastuuvapauslauseke on tärkeä lisäys allekirjoitukseen silloin, kun yrityksesi markkina-ala liittyy talouteen, lakiin tai vakuutusyhtiöihin. Etenkin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen takia tämä on tärkeää. Sähköposti voi sisältää asioita, jotka on tarkoitettu vain vastaanottajan silmille. Siksi on tärkeää suojella tätä tietoa siltä varalta, että viesti joutuu väärään postilaatikkoon. Sähköpostin allekirjoituksen malli vastuuvapauslauseke voi olla esimerkiksi tällainen:

“Tämän sähköpostin sisältö on luottamuksellista ja tarkoitettu vain viestissä määritetylle vastaanottajalle. On ehdottomasti kiellettyä jakaa mitään tämän viestin osaa kolmannelle osapuolelle ilman lähettäjän kirjallista suostumusta. Jos sait tämän viestin vahingossa, vastaa tähän viestiin ja noudata sen poistamista, jotta voimme varmistaa, ettei tällaista virhettä tapahdu jatkossa.” 

• Pronominit

Jos yrityksesi toimii kansainvälisesti ja teet myös sähköpostin allekirjoituksen englanniksi, kannattaa huomioida myös pronominit. Pronominien käyttö on hyvä osoitus inklusiivisuudesta. Jos olet transsukupuolinen, ei-binäärinen tai cis-henkilö, voit sähköpostin allekirjoituksessa kertoa vastaanottajalle, mitä pronomineja hänen tulisi käyttää vastatessa. Tämä vähentää epäselvyyksiä ja normalisoi keskustelua eri sukupuolista.

Nyt sinulla pitäisi olla selkeä kuva hyvän sähköpostin allekirjoituksen tekemisestä, joten tarvitset vielä sähköpostin omalla domainilla.

Miten lisätään sähköpostin allekirjoitus one.com webmail-sovellukseen?

Jos olet jo one.com asiakas, voit luoda sähköpostin allekirjoituksen käyttämällä webmail-sovellusta. Näin se tapahtuu:

• Kirjaudu sisään sähköpostitilillesi.
• Mene asetuksiin.
• Klikkaa yleisiä asetuksia, lisää allekirjoitus ja tallenna.