Poissaoloviestin luominen sähköpostiin: vinkkejä ja niksejä

Oletko menossa lomalle? Vai etkö ole (tilapäisesti) tavoitettavissa sähköpostitse? Oli syy mikä tahansa, sinun on ilmoitettava siitä yhteyshenkilöllesi poissaoloviestillä. Tämä artikkeli sisältää arvokkaita vinkkejä ja niksejä houkuttelevan poissaoloviestin kirjoittamiseen. Tarjoamme sinulle myös 7 poissaoloviestin mallia, joita voit käyttää sähköpostia luodessasi.

Mikä on poissaoloviesti?

Poissaoloviesti on automaattinen sähköposti, jonka sähköpostiohjelmasi lähettää saapuvien sähköpostien lähettäjille. Poissaoloviestillä ilmoitat kaikille poissaolostasi esimerkiksi loman, työmatkan, sairauden jne. vuoksi.

Miksi poissaoloviesti on tärkeä?

Poissaoloviesti on välttämätön, jotta voit ilmoittaa lähettäjille poissaolostasi ja auttaa heitä ymmärtämään, miksi viesteihin vastaaminen kestää kauemmin. Näin vältytään väärinkäsityksiltä ja sekaannuksilta.

On olemassa muitakin syitä, miksi poissaoloviesti on välttämätön:

• Odotukset

Poissaoloviestin ansiosta muut tietävät, ettei heidän kannata odottaa välitöntä vastausta.

• Ammattimainen ilme

Osoitat, että välität hyvästä viestinnästä edistääksesi ammattitaitoasi.

• Vaihtoehtoinen yhteystieto

Voit tarjota vaihtoehtoisen yhteystiedon ja tarjota kollegasi yhteystietoja kiireellisissä asioissa, jotta yhteyshenkilösi tietävät, että he voivat lähettää sähköpostia jollekin toiselle.

• Tyytyväisyys

Pidät ihmiset tyytyväisinä ilmoittamalla heille, että lähetät vastauksen myöhemmin.

Mistä osista poissaoloviesti koostuu?

Poissaoloviesti koostuu yleensä hyvin selkeästä mallista.

• Aiherivi

Ilmoita poissaolostasi aiherivilleä.

• Tervehdys

Aloita poissaoloviesti tervehdyksellä.

• Ilmoitus

Ilmoita poissaolostasi päivämäärällä tarvittaessa. Lukuvinkki: sähköpostin aloittaminen.

• Poissaolon syy (vapaaehtoinen)

Voit halutessasi kertoa vastaanottajalle poissaolon syyn.

• Vaihtoehtoiset yhteystiedot (vapaaehtoinen)

Voivatko lähettäjät tavoittaa jonkun muun kiireellisissä asioissa? Anna vaihtoehtoinen sähköpostiosoite. Voit laittaa tämän sähköpostiosoitteen sähköpostin cc-kenttään.

• Vastausaika (vapaaehtoinen)

Kerro vastaanottajille vastausaikasi. Siinä sanotaan yleensä, että lähetät vastauksen mahdollisimman pian.

• Lopetus

Päätä viesti ystävällisellä lopetuksella.

• Yhteystiedot

Muista laittaa nimesi, yhteystietosi ja sähköpostin allekirjoitus sähköpostin alareunaan.

Kuinka poissaoloviesti kirjoitetaan?

Hyvällä poissaoloviestillä on useita ominaisuuksia. Niihin kuuluvat muun muassa seuraavat asiat:

• Lyhyt ja ytimekäs

Poissaoloviesti on lyhyt, ytimekäs ja nopeasti skannattavissa. Mainitse vain tärkeimmät tiedot, kuten poissaoloaika ja vaihtoehtoiset yhteystiedot.

• Kielenkäyttö

Käytä kohdeyleisölle sopivaa sävyä. Puhutko ammattiyleisölle? Varmista, että viestisi on asiallinen. Puhutko nuorille? Epävirallinen tyyli sopii paremmin.

• Henkilökohtainen viesti

Voit lisätä sähköpostiisi henkilökohtaisen viestin, kuten kiitoksen.

• Hyvin toimiva

Ennen kuin lähdet toimistolta, tarkista, että poissaoloviesti toimii oikein lähettämällä itsellesi sähköpostiviestin.

Mitä poissaoloviestiin ei tule laittaa?

Poissaoloviestiin ei kannata kirjoittaa ihan kaikkea. Muutamat asiat voivat tehdä viestistä epäammattimaisen. Tässä on muutamia vinkkejä:

1. Vältä liian henkilökohtaisia tietoja

Pidä viesti ammattimaisena äläkä jaa henkilökohtaisia tietoja. Sinun ei esimerkiksi tarvitse kertoa vastaanottajalle, että olet menossa jalkaleikkaukseen.

2. Älä käytä negatiivista kieltä

Älä käytä negatiivista kieltä ja keskity vain lähettäjän informoimiseen. Eli esimerkiksi “Vihdoinkin minulla on ansaittu lomani kaikkien valitusten jälkeen” ei ole sopiva.

3. Älä kirjoita liian epävirallisesti.

Vältä lyhenteitä ja hymiöitä. Esimerkiksi “moro jäbä, lähen menee,” ei ole sopiva poissaoloviesti.

4. Käytä oikeita tietoja

Ennen kuin lähdet toimistolta, tarkista, ovatko kaikki sähköpostin tiedot oikein, jotta vältyt väärinkäsityksiltä.

5. Pidä sähköposti lyhyenä

Pidä viesti lyhyenä, jotta vastaanottaja lukee sen loppuun saakka.

7 hyödyllistä esimerkkiä poissaoloviesteistä

Tarvitsetko apua poissaoloviestin luomisessa? Alla annamme sinulle 7 esimerkkiä poissaoloviestistä.

1. Yleinen poissaoloviesti

Hyvä [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. Olen poissa [aloituspäivä] – [päättymispäivä] (syy [poissaoloon]).

Tärkeissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Vastaan heti, kun palaan. Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ymmärryksestäsi.

Ystävällisin terveisin,

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

2. Poissaoloviesti lomia varten

Hyvä [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. Olen lomalla [aloituspäivä] – [lopetuspäivä]. Minulla ei ole pääsyä sähköpostiini.

Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Vastaan heti, kun palaan. Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ymmärryksestäsi.

Ystävällisin terveisin,

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

3. Poissaoloviesti pyhiä varten

Hyvä [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. Lomapyhien lähestyessä olen pian poissa toimistolta. En ole tavoitettavissa sähköpostitse [aloituspäivä] – [lopetuspäivä].

Tärkeissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Toivotan hyviä lomapyhiä jo etukäteen! Vastaan heti, kun palaan. Kiitos ymmärryksestäsi ja kärsivällisyydestäsi.

Ystävällisin terveisin,

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

4. Poissaoloviesti sairauden varalta

Hyvä [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. Tällä hetkellä olen sairas enkä voi vastata sähköposteihin.

Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Toivottavasti voin pian paremmin, jotta voin vastata sähköpostiisi. Kiitos ymmärryksestäsi ja kärsivällisyydestäsi.

Ystävällisin terveisin,

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

5. Poissaoloviesti tavallisille vapaapäiville

Hyvä [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. [Päivä] on tyypillinen vapaapäiväni. Siksi en ole paikalla.

Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Vastaan sähköpostiisi, kun palaan. Kiitos ymmärryksestäsi ja kärsivällisyydestäsi.

Ystävällisin terveisin,

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

6. Poissaoloviesti äitiyslomaa varten

Hyvä [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. Olen äitiyslomalla [alkamispäivä] – [päättymispäivä]. Siksi en voi vastata sähköpostiisi.

Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Pyydän ymmärrystä ja kärsivällisyyttä tänä aikana.

Ystävällisin terveisin,

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

7. Poissaoloviesti, kun lähdet organisaatiosta

Hyvä [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. Haluan ilmoittaa, että en ole enää [yrityksen nimi] palveluksessa.

Toistaiseksi en voi vastata sähköposteihisi tai tarjota lisätukea. Siksi haluaisin viitata kollegani [kollegan nimi] puoleen osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Arvostan ymmärrystäsi.

Ystävällisin terveisin,

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

Miten asentaa poissaoloviesti osoitteessa one.com

Onko sinulla sähköpostipalvelu osoitteesta one.comista? Voit ottaa poissaoloilmoituksen helposti käyttöön. Olemme kirjoittaneet hyödyllisen oppaan, jossa kerrotaan, kuinka tällainen viesti kirjoitetaan.

Lyhyesti

Poissaoloviestillä ilmoitat poissaolostasi yhteyshenkilöllesi. Luot odotuksia ja sinut nähdään ammattitaitoisempana, jos kirjoitat hyvän ja selkeän viestin. Tämä artikkeli antaa sinulle arvokkaita vinkkejä ja niksejä täydellisen poissaoloviestin luomiseen. Olemme myös tarjonneet sinulle 7 mallia poissaoloviestin kirjoittamiseen. Onnea matkaan!