Como criar uma mensagem de ausência do trabalho através do e-mail: dicas e truques

Vai de férias? Ou está (temporariamente) indisponível através de correio eletrónico? Quer fazer um aviso de férias para clientes? Seja qual for o motivo, tem de informar os seus contactos através de uma mensagem de ausência temporária. Este artigo contém dicas e truques valiosos para escrever uma mensagem de ausência escritório convincente. Também lhe damos 7 modelos e exemplos de mensagens de ausência temporária que pode utilizar para enviar aviso de férias para clientes através de uma mensagem automática Outlook, ou outro fornecedor como a one.com.

O que é uma mensagem de ausência do trabalho?

Uma mensagem de ausência é um texto automático que é enviado ao seu cliente de e-mail através de correio eletrónico, quando recebe alguma mensagem por e-mail. Com uma mensagem de ausência, por exemplo, uma mensagem automática Outlook, faz um aviso de férias para clientes e informa toda a gente do seu afastamento devido a viagem de negócios, doença, folga, etc.

Porque é que uma mensagem de ausência é importante?

Uma mensagem de correio eletrónico fora do expediente é essencial para informar os remetentes da sua ausência e ajudá-los a compreender por que razão irá demorar mais tempo a responder às mensagens. As mensagens out-of-office exemplos evitam mal-entendidos e confusões.

Existem outras razões pelas quais uma mensagem de ausência é essencial:

• Expectativas

Ao indicar que está temporariamente indisponível, os outros sabem que podem não ter uma resposta imediata.

• Aspeto profissional

Mostra que se preocupa com uma boa comunicação e contribui para o seu profissionalismo.

• Alternativa

Pode oferecer uma alternativa, remetendo para um colega, caso existam assuntos urgentes a tratar e de forma a que os seus contactos saibam que podem enviar uma mensagem de correio eletrónico para outra pessoa.

• Satisfação

Mantém os seus contactos satisfeitos, informando-os de que enviará uma resposta numa data posterior.

Em que consiste uma mensagem de ausência?

Mensagens out-of-office exemplos ou, em português, mensagens de ausência, é composta, 9 vezes em cada 10, pelas mesmas partes. Estas são as seguintes:

• Assunto

Indique a sua ausência no assunto da mensagem.

• Saudação

A mensagem de ausência do trabalho é iniciada com uma saudação.

• Aviso

Indique a sua ausência com uma data, se necessário. Sugestão de leitura: iniciar um e-mail.

• Motivo da ausência (facultativo)

Se desejar, pode indicar o motivo da sua ausência.

• Dados de contacto alternativos (facultativo)

Os remetentes podem contactar outra pessoa para assuntos urgentes? Forneça um endereço de e-mail alternativo. Pode colocar este endereço eletrónico no CC da mensagem.

• Tempo de reação (facultativo)

Mencione qual é o seu tempo de resposta. Não tem de ser ao minuto, mas indique que enviará uma resposta o mais rapidamente possível.

• Encerramento

Termine a mensagem de ausência de escritório com um fecho amigável.

• Dados de contacto

Não se esqueça de colocar o seu nome, os dados de contacto e uma assinatura de e-mail na parte inferior da mensagem.

Como escrever uma mensagem de ausência do trabalho?

Uma boa mensagem de ausência escritório tem várias características. Como:

• Concisa e clara

Uma mensagem de ausência temporária é curta, clara e fácil de ler. Mencione apenas as informações essenciais, como a hora de ausência e os contactos alternativos.

• Utilização da linguagem

Utilize um tom adequado ao público-alvo. Está a dirigir-se a um público profissional? Certifique-se de que a sua mensagem tem um carácter profissional. Está a dirigir-se aos jovens? Um estilo informal irá adequar-se melhor.

• Mensagem pessoal

Pode acrescentar uma mensagem pessoal ao seu e-mail, por exemplo, um agradecimento.

• Correto funcionamento

Antes de se ausentar, verifique se mensagem automática Outlook, ou de outro fornecedor, está a funcionar corretamente. Pode testar enviando o texto para si próprio, de maneira a certificar-se de que está a funcionar corretamente.

O que não deve colocar numa mensagem de ausência de escritório?

Se vai criar uma mensagem de ausência escritório, há algumas coisas que é melhor não fazer, de forma a não parecer pouco profissional. Eis algumas dicas:

1. Evite demasiados pormenores pessoais

Mantenha a mensagem profissional e não partilhe informações pessoais. É incomodativo precisar de ser operado ao pé, mas a informação é irrelevante para o remetente.

2. Não utilize linguagem negativa.

Não utilize linguagem negativa e concentre-se na informação para o remetente. Por isso, uma mensagem como “Finalmente tenho as minhas merecidas férias depois de todas as queixas” é incorreta.

3. Não escreva de forma demasiado informal.

Evite textos informais, como abreviaturas e muitos emojis. Um texto como “Olá pessoal, estou fora” não é um bom procedimento.

4. Utilize informações corretas.

Antes de se ausentar, verifique se todas as informações contidas na mensagem de e-mail estão corretas de modo a evitar criar falsas expectativas.

5. Seja breve na mensagem de ausência do trabalho.

Seja breve e faça com que o e-mail também o seja, de maneira a evitar que o remetente desista de ler o aviso de férias para clientes, por exemplo.

7 exemplos de mensagens de ausência

Podemos ajudar a criar uma mensagem de ausência escritório? Sim, abaixo apresentamos-lhe 7 mensagens out-of-office exemplos.

1. Uma mensagem geral de ausência de escritório

Caro [nome do destinatário],

Obrigado pela sua mensagem. De [data de início] a [data de fim], estarei ausente (devido a [motivo da ausência]).

Para assuntos importantes, queira contactar [nome do colega] através de [dados de contacto do colega].

Responderei logo que me seja possível. Obrigado pela sua compreensão e paciência.

Com os melhores cumprimentos,

[o seu nome]
[o seu cargo]

2. Uma mensagem de ausência temporária para férias

Caro [nome do destinatário],

Obrigado pela sua mensagem. Estou de férias de [data de início] a [data de fim]. Por conseguinte, não tenho acesso ao meu e-mail.

Para assuntos urgentes, queira contactar [nome do colega] através de [dados de contacto do colega].

Responderei assim que regressar. Obrigado pela sua compreensão e paciência.

Com os melhores cumprimentos,

[o seu nome]
[o seu cargo]

3. Uma mensagem de ausência escritório para futuras férias

Caro [nome do destinatário],

Obrigado pela sua mensagem. Com a aproximação das férias, vou estar ausente em breve. Não estarei disponível por e-mail de [data de início] a [data de fim].

Para assuntos importantes, queira contactar [nome do colega] através de [dados de contacto do colega].

Desejo desde já umas boas férias! Responderei assim que regressar. Obrigado pela sua compreensão e paciência.

Com os melhores cumprimentos,

[o seu nome]
[o seu cargo]

4. Mensagem de ausência temporária em caso de doença

Caro [nome do destinatário],

Obrigado pela sua mensagem. De momento, estou doente e não posso responder à sua mensagem.

Para assuntos urgentes, queira contactar [nome do colega] através de [dados de contacto do colega].

Espero estar melhor em breve para poder responder ao seu e-mail. Obrigado pela sua compreensão e paciência.

Com os melhores cumprimentos,

[o seu nome]
[o seu cargo]

5. Uma mensagem de ausência devido a um dia de folga normal

Caro [nome do destinatário],

Obrigado pela sua mensagem. O/a [dia] é o meu dia normal de folga. Por conseguinte, não estarei presente.

Para assuntos urgentes, queira contactar [nome do colega] através de [dados de contacto do colega].

Responderei ao seu e-mail quando regressar. Obrigado pela sua compreensão e paciência.

Com os melhores cumprimentos,

[o seu nome]
[o seu cargo]

6. Aviso de ausência ao serviço por motivo de licença de maternidade

Caro [nome do destinatário],

Obrigado pela sua mensagem. Estou a gozar uma licença de maternidade de [data de início] a [data de fim]. Por conseguinte, não posso responder ao seu e-mail.

Para assuntos urgentes, queira contactar [nome do colega] através de [dados de contacto do colega].

Peço a vossa compreensão e paciência durante este período.

Com os melhores cumprimentos,

[o seu nome]
[o seu cargo]

7. Um aviso de cessação de funções quando se deixa uma empresa

Caro [nome do destinatário],

Obrigado pela sua mensagem. Gostaria de o informar que já não trabalho na [nome da empresa].

A partir de agora, não posso responder às suas mensagens de e-mail nem prestar assistência. Por conseguinte, gostaria de o encaminhar para o meu colega [nome do colega] através de [dados de contacto do colega].

Agradeço a vossa compreensão.

Com os melhores cumprimentos,

[o seu nome]
[o seu cargo]

Como colocar a mensagem de ausência do trabalho na one.com

Tem um alojamento de e-mail da one.com? Pode facilmente ativar uma notificação de ausência. Escrevemos um guia prático e útil que lhe mostra como configurar essa mensagem.

Em resumo

Com uma mensagem de ausência do trabalho, informa os seus contactos do seu afastamento. Se redigir um texto claro e de qualidade, cria expectativas e passa a impressão de profissionalismo. Este artigo fornece dicas e truques valiosos para criar uma mensagem de ausência escritório perfeita. Também lhe mostramos 7 modelos de mensagens out-of-office exemplos. Boa sorte!