Hur skriver du en bra e-postsignatur?

Vad är en e-postsignatur?  

För att börja från början, så är e-postsignaturen den kontaktinformation som du skriver i slutet av varje mejl för att göra det lätt för mottagaren att kontakta dig. Kanske frågar du dig om det verkligen är nödvändigt med en e-postsignatur och svaret på den frågan är med högsta sannolikhet ja. Det är alltid bra att du delar med dig av dina kontaktuppgifter ifall mottagaren snabbt och enkelt vill nå dig eller skicka vidare ditt mejl till andra medarbetare.

Hur ska du skriva en e-postsignatur? 

Hur du ska utforma din e-postsignatur beror på mottagaren. Är det en signatur till en företagsmejl eller är det en signatur till din privata mejladress som bara familj och vänner använder sig av? Om du vill ha en generell men riktigt bra e-postsignatur är det bäst att hålla signaturen kort, koncis och med den viktigaste informationen.

Här nedanför följer några exempel på vad vi tycker är central och värdefull information att ha med i en e-postsignatur, och vi har även tagit upp några punkter att hålla i minnet:

• En avslutningsfras

De bästa e-postsignaturerna har en avslutningsfras som kan vara allt från ett informellt “Vi hörs!” till ett formellt “Med vänliga hälsningar”. Se till att läsa igenom innehållet i mejlet innan du skriver din avslutningsfras. Du vill ju till exempel inte skriva “din tillgivne” till en kompis eftersom kompisen kan ta det för något helt annat än vad du menar.

• För- och efternamn

Den här punkten är enkel. Skriv ditt för- och efternamn som vanligt eller ändra lite och skriv det i fet eller kursiv stil. Det är helt upp till dig vilket du väljer. Vanligtvis skriver vi under med våra namn för att mottagaren ska veta vem mejlet kommer ifrån.
Avskyr du när du får ett mejl där personen som har skickat det har stavat ditt namn fel? En e-postsignatur är ett utmärkt sätt att råda bot på det problemet eftersom mottagaren kan se hur ditt namn stavas genom att läsa signaturen.

• Telefonnummer

Det är alltid bra att skriva ditt telefonnummer i e-postsignaturen. På så sätt gör du det enkelt för mottagaren att ringa dig om han eller hon föredrar att återkoppla till innehållet i ditt mejl på det sättet istället. Underlätta så mycket du kan för mottagaren!

• Ha en stilren design

Låt din e-postsignatur ha en enkel layout. En färg, men inte mer, kan vara snyggt och få din e-postsignatur att sticka ut lite från resten av innehållet i ditt mejl.

• Struktur för att vägleda läsaren

En tydlig disposition är ett bra sätt att framhäva den viktigaste informationen och gör det lättare för mottagaren att snabbare hitta vad han eller hon letar efter.

• Responsiv design

Digitaliseringen har gjort att manga numera väljer att läsa sin mejl i mobilen. Därför är det av yttersta vikt att du ser till att din e-postsignatur har en responsiv och smidig design. Du vill ju att den som du skickar mejlet till ska kunna läsa innehållet och lätt kunna komma i kontakt med dig. På internet finns det en uppsjö av gratis verktyg som du kan använda dig av för att se hur din e-postsignatur ser ur på olika mobila enheter. Om du använder dig av ett sådant verktyg kan vi garantera att du får en e-postsignatur som fungerar perfekt.

Hur skriver du en professionell e-postsignatur?

Nu undrar du kanske vad det ska stå i en e-postsignatur som ska användas i professionella sammanhang. Tänk så här; signaturen i dina företagsmejl finns där för att hjälpa dig att marknadsföra din företagsprofil och varumärke. Förutom ditt namn och telefonnummer ska även din yrkestitel och företagets logotype vara med i e-postsignaturen. En del väljer även att inkludera en länk till företagets hemsida i signaturen. I slutänden handlar det helt och hållet om vad du vill att andra ska associera med ditt företag och namn.

Det råder oenighet gällande om man ska eller inte ska skriva e-postadressen i signaturen. En del säger att det är onödigt medan andra hävdar att det är viktigt ifall mottagaren vill vidarebefordra dina mejl. Vi tänker att det inte är någon nackdel att skriva e-postadressen på mer än ett ställe.

Här nedanför har vi satt ihop en lista med punkter som du kan ta med i en professionell e-postsignatur. Tänk på att det är du som avgör vad som är viktigt för dig och ditt varumärke, så ta bara med den informationen som är av värde i e-postsignaturen. Du vill ju skriva en bra signatur och inte bombardera mottagaren med irrelevant information.

Bra tillägg i en professionell e-postsignatur 

• Yrkestitel

Förutom att skriva ditt för- och efternamn ska du även ta med din yrkestitel. Det gör det lättare för mottagaren att förstå din roll och din expertis. Optimalt är om du även tar med namnet på ditt företag eller namnet på företaget där du arbetar. Det är ett bra och enkelt sätt att skapa trovärdighet eftersom mottagaren troligen kommer att associera dig med företagsnamnet i kommande kommunikation. Du kan även lägga till företagets logotype och webbadress för att göra det smidigare för mottagaren att nå dig, eller hitta det som han eller hon letar efter. 

• Telefonnummer

För att din e-postsignatur ska bli så bra som möjligt ska du skriva dit ditt telefonnummer, eventuellt faxnummer och andra kommunikations sätt. Det viktigaste här är att göra det så enkelt som möjligt för mottagaren att nå dig. När du skriver ditt telefonnummer får du inte glömma att skriva med landsnumret om du har utländska kontakter och kunder. Som pricken över i kan du göra en länk av ditt telefonnummer, så att mottagaren bara kan klicka på länken för att ringa upp dig.

• Ikoner till sociala medier

Sociala medier spelar en viktig roll i vår tidsålder. Så fort vi stöter på en person, oavsett sammanhang, är det ett helt naturligt steg att leta upp den personens profil på sociala medier. Det är ett sätt att ta reda på vad personen ifråga är intresserad av och du kan även förmedla mycket av dig och din verksamhet genom att använda sociala medier.

Du ska också se till att din närvaro på sociala medier är synkat med ditt varumärke och att du har relevant innehåll på de sociala medier som du använder. Av den anledningen är det bra att inkludera ikoner till sociala medier i din e-postsignatur. Återigen, du ska göra det enkelt för mottagaren och med hjälp av ikoner kan personen ifråga se din närvaro på sociala medier med hjälp av en enkel knapptryckning. Det kan även hjälpa dig att få fler följare vilket i sin tur kan ge dig fler möjligheter att marknadsföra ditt varumärke. Se till att innehållet på dina sociala medier alltid är aktuellt; det finns inget som är så oattraktivt för en kund som flera månader, eller i värsta fall, år gamla inlägg.

• Uppmaning till handling eller call to action

Om du använder en call to action med eftertänksamhet kan den ha många fördelar. Ett exempel på en bra uppmaning till handling, eller call to action, är en länk till gratis webbinar som ditt företag håller i, eller en e-bok som går att ladda ner kostnadsfritt. Den röda tråden i att lägga informationen i din e-postsignatur är marknadsföra ditt företag och varumärke. Du måste bara vara noga med att det sker på ett bra sätt; allt för att undvika att det blir för mycket och påträngande marknadsföring. Vi vill som vi tidigare har skrivit inte ha med irrelevanta uppgifter, vi vill bara fylla e-postsignaturen med viktig information som gör signaturen värd att lägga på minnet. 

• Förbehåll

En ansvarsklausul är en avgörande detalj i en bra e-postsignatur om du arbetar på ett finans- eller försäkringsföretag eller på en advokatbyrå. Att ha med ett förbehåll är särskilt viktigt i och med GDPR-lagstiftningen. Innehållet i ditt mejl kan innehålla känsliga personuppgifter som ingen annan än mottagaren ska ta del av. Därför är det viktigt att skydda all känslig information ifall mejlet, i värsta fall, skulle hamna i en obehörigs mejlkorg. En klausul kan se ut ungefär så här:

“Innehållet i detta e-postmeddelande är konfidentiellt och endast avsett för den specificerade mottagaren. Det är strängt förbjudet att utan avsändarens tillstånd dela någon del av detta meddelande till tredje part. Om du har tagit emot detta e-postmeddelande av misstag, vänligen svara på detta meddelande och följ instruktionerna för radering, så att vi kan undvika liknande misstag sker i framtiden.” 

• Genus och könstillhörighet

Genus är viktigt att använda när du ska skriva en bra e-postsignatur. Genom att använda ett genus visar du att du är inkluderande. Tänk dig att du är transperson, icke-binär eller CIS-person. I så fall är det bra att visa mottagaren av ditt mejl vilken könstillhörighet du räknar dig till, så att de kan använda rätt ord i kommande kommunikation mellan er. På så sätt minskar du risken för felkommunikation, normaliserar könsdiskussionen och eliminerar tvetydighet.

När du nu har fått en tydlig bild av hur du ska skriva en bra e-postsignatur behöver du en mejldomän att använda den på.

Hur gör du för att lägga till en e-postsignatur i webbmejlapplikationen på one.com?

Om du redan är kund hos one.com kan du snabbt och enkelt skapa en e-postsignatur genom att använda webbmejlapplikationen. Så här gör du steg för steg:

• Logga in på ditt mejlkonto
• Gå till dina inställningar
• Under fliken “Allmänt” skriver du in din signatur och klickar på spara.