Een campagne per e-mail opzetten: zo pak je het aan

Een campagne per e-mail zet je op in een vaste volgorde. Eerst kies je één doel en bouw je een lijst met mensen die toestemming gaven om je mails te ontvangen. Vervolgens verdeel je die lijst in groepen en schrijf en test je je mail. Pas daarna verstuur je hem en meet je wat hij opleverde. In België gelden daarbij duidelijke regels voor reclamemails.

Wat is een e-mailmarketingcampagne?

Een e-mailmarketingcampagne is een reeks mails die je naar een afgebakende groep stuurt om één zakelijk doel te halen, zoals meer bestellingen of meer aanvragen. Meestal gaat het om een korte reeks, bijvoorbeeld een aankondiging en een herinnering. Anders dan bij een losse mail plan je vooraf wanneer je verstuurt, naar wie, en hoe je het resultaat meet. E-mailmarketing is het geheel van die campagnes en mails naar mensen die al toestemming gaven.

Een zaak laat vaak meer dan één soort campagne tegelijk lopen. Dit zijn de soorten die je het meest tegenkomt:

• Welkomstmail. Een nieuwe abonnee krijgt eerst een welkomstmail of een korte reeks welkomstmails.
• Nieuwsbrief. Daarna ontvangt de abonnee je nieuwsbrief, bijvoorbeeld elke week.
• Promotiemail. Met een promotiemail breng je een aanbod of een selectie producten onder de aandacht.
• Mail om lezers terug te winnen. Die gaat naar abonnees die je mails niet meer openen. Je vraagt of ze nog mails willen, hun voorkeuren willen aanpassen of zich willen uitschrijven.

Wat is het verschil tussen inbound en outbound?

Een inbound mail gaat naar mensen die zelf om je mails vroegen, bijvoorbeeld omdat ze zich inschreven voor je nieuwsbrief. Elke campagne naar mensen op je lijst die toestemming gaven om je mails te ontvangen, is inbound mail.

Een outbound mail stuur je naar iemand die je zelf opzoekt, zoals een journalist, een mogelijke partner of een blogger die naar je website zou kunnen linken. Zo'n mail heet ook een outreachmail. Met outreach leg je zelf contact met één persoon die je nog niet kent, voor een persoonlijke vraag zoals een samenwerking of een vermelding. Reclame mag je zo iemand niet mailen zonder zijn toestemming.

Mag je zomaar marketingmails sturen?

Nee, je mag marketingmails niet zomaar sturen. Volgens de FOD Economie mogen ondernemingen niemand elektronische reclame sturen zonder zijn toestemming. Iemand geeft die toestemming bijvoorbeeld door zich in te schrijven voor je nieuwsbrief. Elke afzender van elektronische reclame moet de ontvanger ook een manier bieden om zich uit te schrijven.

Unizo, de organisatie voor ondernemers, wijst op een uitzondering voor bestaande klanten. Je bestaande klanten mag je ook zonder voorafgaande toestemming reclame mailen over gelijkaardige producten als wat ze eerder bij je kochten. Voorwaarde is wel dat je hun in die mailing de mogelijkheid geeft om zich uit te schrijven. Mailings die louter informatief zijn en geen reclame maken, mag je volgens Unizo altijd sturen.

Als je toestemming vraagt via een formulier op je website, let dan volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit op drie dingen:

• Geen vooraf aangevinkt vakje. Vooraf aangevinkte vakjes zijn verboden, dus de bezoeker vinkt zelf aan dat hij je mails wil ontvangen.
• Toestemming per doel. Je moet voor elk doel duidelijk en apart om toestemming vragen, dus niet met één vakje voor al je verwerkingen samen.
• Uitschrijven is even eenvoudig als inschrijven. Een ontvanger moet zijn toestemming even gemakkelijk kunnen intrekken als hij ze gaf, zonder extra stappen of kosten.

Je e-mailcampagne opzetten in zes stappen

Het doel dat je in de eerste stap kiest, is ook de maatstaf waaraan je in de laatste stap je resultaat meet.

Bepaal het doel en de afzender

Kies per campagne één doel dat je kan meten, zoals inschrijvingen voor je workshop of bestellingen in je webshop tijdens een actieweek. Schrijf het doel op en kijk na de verzending naar het cijfer dat erbij hoort.

Beslis ook van wie de mail komt. Kies een afzendernaam die klanten herkennen en gebruik een e-mailadres op je eigen domeinnaam, zoals nieuws@keramiekstudiozwaluw.be.

Bouw een lijst met mensen die ja zeiden

Laat je lijst groeien via een aanmeldformulier op je eigen website. Zet bij het formulier wat mensen krijgen en hoe vaak, zodat ze weten waarvoor ze zich inschrijven. Met de e-mailmarketingtool Ubivox maak je zo'n formulier aan. Een lijst met contactpersonen die je al hebt, importeer je ook in Ubivox.

Koop geen adressenlijst. De mensen op zo'n lijst gaven jou geen toestemming om ze reclame te mailen.

Verdeel je lijst in groepen

Deel je contacten in groepen in, bijvoorbeeld bestaande klanten en mogelijke kopers, en stuur elke groep een mail over haar eigen situatie. De gegevens daarvoor verzamel je het makkelijkst bij de inschrijving. Vraag in je aanmeldformulier bijvoorbeeld waarover iemand mails wil krijgen, of noteer bij je contacten wie al iets bij je kocht. Op basis daarvan maak je je groepen in je e-mailmarketingtool.

Een sjabloon is een goed vertrekpunt, maar pas de tekst telkens aan de groep aan. Zo voelt de mail aan alsof hij voor die abonnee geschreven is.

Schrijf een mail die de lezer iets oplevert

Vraag je bij het schrijven af wat de lezer aan deze mail heeft. Geef hem bijvoorbeeld een tip, een aanbod dat bij een vorige aankoop past of nieuws dat hem aanbelangt. Geef hem daarna één duidelijke volgende stap, zoals een knop naar je actiepagina.

Besteed evenveel aandacht aan je onderwerpregel als aan de tekst zelf. In onze tips lees je hoe je een marketingmail schrijft.

Test je mail en verstuur hem

Stuur de mail eerst als test naar jezelf en bekijk hem op je gsm en op je computer. Ga daarbij na of alles klopt:

• De mail ziet er op elk toestel goed uit.
• Elke link en knop opent de juiste pagina.
• De afzendernaam en de onderwerpregel kloppen.
• De link om je uit te schrijven staat in de mail.

Stuur de mail daarna meteen of plan de verzending in. Onze gids helpt je het beste moment om je mail te versturen te kiezen.

Meet wat je campagne oplevert

In je e-mailmarketingtool zie je na de verzending hoe ontvangers met je mail omgingen. Het openingspercentage toont hoeveel mensen je mail openden, het klikpercentage hoeveel er op een link klikten. Het bouncepercentage toont hoeveel mails niet aankwamen, bijvoorbeeld omdat een adres niet meer bestaat. Bij je eerste campagne noteer je die cijfers als vertrekpunt. Daarna vergelijk je elk cijfer met je vorige campagnes naar dezelfde groep, zodat je ziet wat beter of slechter liep:

• Openingspercentage. Openen minder mensen je mail dan bij vorige campagnes, kijk dan eerst naar je onderwerpregel.
• Klikpercentage. Controleer welke links mensen aanklikten en of ze op je knop klikten.
• Bouncepercentage. Een adres dat je mail blijvend niet bereikt, bijvoorbeeld omdat het niet bestaat, haal je meteen uit je lijst. Een adres met een tijdelijk probleem, zoals een volle mailbox, laat je eerst staan, en pas als dat probleem telkens terugkomt, overweeg je het adres te pauzeren of uit je lijst te halen.
• Uitschrijvingen. Schrijven zich na een campagne meer mensen uit dan gewoonlijk, ga dan na of de mail bij die groep paste.

Zet die cijfers naast het doel uit de eerste stap. Wat goed werkte, gebruik je opnieuw in je volgende campagne.

Welke tool kies je voor je e-mailcampagne?

Voor een campagne naar je lijst heb je een e-mailmarketingtool nodig. Elke reclamemail moet de ontvanger een manier bieden om zich uit te schrijven, en wie zich uitschrijft, wil daarna geen mails meer van je krijgen. Een e-mailmarketingtool houdt dat voor je bij en toont je na de verzending hoeveel mensen je mail openden en aanklikten. Je eigen mailbox volstaat voor één persoonlijke outreachmail.

We bieden Ubivox aan, een e-mailmarketingtool voor campagnes naar je lijst. Je ontwerpt je mails door elementen naar de pagina te slepen of door een sjabloon te kiezen dat je daarna aanpast. Alle sjablonen zijn geschikt voor mobiele apparaten.

Je abonnement hangt af van het aantal contacten in je database, dus je kiest een pakket dat bij de grootte van je lijst past. Tijdens je abonnementsperiode stelt Ubivox geen limiet aan het aantal nieuwsbrieven dat je verstuurt. Ben je klant bij ons, dan installeer je Ubivox ook via je configuratiescherm.

Mails die vanzelf vertrekken, zoals een welkomstmail bij een nieuwe inschrijving, stel je in met automatisering. Onze gids over e-mails automatiseren legt uit hoe je dat aanpakt.

Kies het Ubivox-pakket dat past bij het aantal contacten op je lijst.

Een outreachmail die antwoord krijgt

Een outreachmail krijgt eerder antwoord als de ontvanger meteen ziet wat je vraag hem oplevert. Zoek daarom eerst uit waar de persoon die je mailt mee bezig is. Vraag je een fotograaf om je project te delen, vertel dan ook wat hij eraan heeft. Denk aan een vermelding op je website of beelden die hij zelf mag gebruiken.

Houd de mail kort en zeg in de eerste zinnen wie je bent en wat je vraagt. Schrijf hem voor die ene ontvanger en niet vanuit een sjabloon. Spreek de ontvanger aan met zijn naam, want met een algemene aanhef lijkt je mail al snel op een massamail.

Als je geen antwoord krijgt, stuur dan na een paar dagen een korte herinnering die iets toevoegt, bijvoorbeeld iets extra's dat je in je eerste mail nog niet noemde. Blijft het ook na een tweede herinnering stil, laat het dan rusten. Meer herinneringen ergeren de ontvanger eerder dan dat ze een antwoord opleveren.

Begin met je eerste campagne

Begin klein, met één doel en één groep, bijvoorbeeld je bestaande klanten. Zet je eerste campagne op in Ubivox en bekijk na de verzending welke cijfers je de volgende keer wil verbeteren.