Cos’è un webinar e come crearne uno: una guida per principianti ricca di consigli

Organizzare webinar può aiutare le aziende di tutte le dimensioni e di praticamente qualsiasi settore a interagire con clienti nuovi ed esistenti. Se hai una piccola o media impresa, anche un negozio online, un webinar è un’opportunità fantastica per condividere la tua esperienza e offrire ai clienti un’immagine positiva della tua attività.

In questa guida ti spiegheremo come creare, promuovere e gestire un webinar di successo.

Cos’è un webinar?

Il termine webinar deriva da web seminar (seminario online). Durante un webinar, l’host — ovvero chi lo conduce — condivide informazioni o tiene una presentazione dal vivo davanti a un pubblico collegato da casa o da qualsiasi luogo con accesso a Internet.

A differenza di una normale riunione video, nel webinar solo il relatore ha la videocamera accesa. Questo significa che il pubblico può vedere il relatore, ma non viceversa.Tuttavia, di solito è possibile porre domande digitandole in una chat live visibile sullo schermo durante la diretta del webinar.

Chi può organizzare un webinar?

Chiunque abbia conoscenze su un determinato argomento può organizzare un webinar. Molte piccole e medie imprese utilizzano i webinar per condividere competenze con i propri clienti, presentare prodotti e creare una base di clienti fedeli.

Ad esempio, se hai un piccolo negozio online che vende prodotti per la cura della pelle, potresti organizzare un webinar sulle routine di skincare che includa i prodotti della tua gamma. Se i tuoi clienti hanno domande durante la presentazione, puoi rispondere in una sessione di Q&A (domande e risposte) in diretta, durante la presentazione o alla fine. Questo creerà un’esperienza più coinvolgente e rafforzerà il rapporto tra te e i tuoi clienti.

Formati dei webinar

I webinar possono avere molti formati diversi. Scegli quello più adatto alla tua attività e al messaggio che vuoi trasmettere. Alcuni dei formati più comuni e popolari per i webinar sono:

• Presentazione: condividi le tue conoscenze con il pubblico
• Dimostrazione di prodotto: mostra al pubblico come utilizzare un prodotto o una soluzione specifici
• Tavola rotonda: riunisci più esperti del tuo settore o della tua azienda per discutere di un argomento rilevante
• Intervista: conduci un’intervista dal vivo con un esperto del tuo team o un esperto esterno del settore
• Domande e risposte(Q&A): tieni una breve presentazione e permetti ai tuoi clienti di porre domande per il resto del tempo.

Quali sono i vantaggi di organizzare un webinar?

Con i webinar puoi raggiungere più clienti, costruendo allo stesso tempo fiducia nel marchio e fedeltà tra i clienti esistenti. Chi partecipa al tuo webinar ha l’opportunità di sperimentare dal vivo la tua competenza e spesso percepisce l’esperienza come un dialogo diretto con te.

Supponiamo che tu abbia un sito web dedicato al fitness. Potresti invitare le persone a un webinar in cui mostri vari esercizi, incoraggiando così i partecipanti a visitare il tuo sito web e a scoprire i tuoi corsi o prodotti online.

I webinar sono efficaci anche se il tuo obiettivo è la generazione di lead. In questo caso, è utile creare una landing page in cui chiedi ai visitatori di registrarsi con il loro nome e indirizzo email per iscriversi al tuo webinar gratuito.

Inoltre, puoi riutilizzare i tuoi webinar e includerli nella tua strategia di content marketing, ad esempio condividendo un link alla registrazione in una newsletter o in un post sul blog.

Un altro grande vantaggio è che puoi ospitare webinar completamente gratuiti se scegli di utilizzare una piattaforma gratuita. Torneremo su questo argomento più avanti nell’articolo.

Come creare un webinar – passo dopo passo

Definisci l’argomento e il formato

Inizia facendo brainstorming per trovare idee di argomenti che possano interessare il tuo pubblico di riferimento. Scegli un argomento correlato alla tua offerta o al tuo settore. Ad esempio, se vendi prodotti per la pulizia ecologici, “consigli per una pulizia sostenibile” potrebbe essere un buon argomento. È probabile che attiri potenziali clienti che desiderano vivere in modo più eco-compatibile.

Se gestisci un’attività B2B che offre una soluzione di contabilità, potresti invitare esperti contabili del tuo team a partecipare a un dibattito. Potresti anche creare una demo del prodotto in cui mostri in dettaglio le funzionalità più utili della tua soluzione.

Se scegli il formato Q&A o un altro in cui risponderai alle domande del tuo pubblico in diretta, è consigliabile cercare di anticipare alcune delle domande per non essere colto di sorpresa. Valuta la possibilità di basarti sulle domande che i tuoi clienti hanno già posto al tuo servizio clienti.

Valuta la partecipazione di relatori ospiti del tuo settore

Puoi rendere il tuo webinar più interessante invitando un esperto del settore come relatore ospite. Ad esempio, se gestisci un negozio online di alimenti naturali, potresti invitare un dietista che fornisca ai partecipanti consigli per uno stile di vita sano e spieghi i benefici nutrizionali dei tuoi prodotti.

Gli ospiti non direttamente associati alla tua attività aumentano la credibilità del tuo brand, poiché il loro riconoscimento rappresenta una forma di approvazione indipendente, una sorta di riprova sociale, in cui i clienti esistenti raccomandano i tuoi prodotti o servizi ad altri clienti.

Crea contenuti

Prepara accuratamente i contenuti del tuo webinar scrivendo uno script. È importante iniziare con un’idea forte che catturi subito l’attenzione dei partecipanti. Quando scrivi lo script, poniti le seguenti domande:

• Qual è il messaggio principale che vuoi trasmettere?
• A quali domande risponderai?
• Cosa avrà imparato il tuo pubblico al termine del webinar?

Se hai invitato relatori ospiti o se più persone parleranno durante il webinar, collaborate alla stesura dello script e stabilite in anticipo chi dirà cosa e quando.

È utile anche creare alcune slide con immagini, infografiche o altri elementi visivi che illustrino e chiariscano il messaggio. In una delle prime diapositive, potresti elencare brevemente i punti chiave del webinar: in questo modo, il pubblico saprà fin dall’inizio cosa aspettarsi.

Evita slide con molto testo, anche se hai tante informazioni da condividere. Il tuo pubblico preferirà sentirti parlare piuttosto che leggere un muro di testo su uno schermo.

Ricorda che il tuo pubblico non partecipa al tuo webinar per ascoltare un discorso promozionale. Va benissimo menzionare i tuoi prodotti, ma il webinar deve avere un valore reale per il tuo pubblico, che dovrebbe trarne conoscenze o consigli utili anche senza effettuare un acquisto.

Se si tratta di una dimostrazione di prodotto, ovviamente, la questione è diversa, ma in quel caso dovresti assicurarti che il tuo pubblico lo sappia in anticipo.

Scegli una piattaforma e controlla l’attrezzatura

Esistono molte piattaforme diverse che puoi utilizzare per ospitare il tuo webinar. Alcune sono a pagamento, mentre altre sono completamente gratuite. È importante notare che la scelta della piattaforma influisce sul numero di persone che possono partecipare al tuo webinar.

Gli strumenti gratuiti di solito impongono un limite al numero di partecipanti. Potrebbero anche non offrire la possibilità di registrarsi in anticipo. Dovresti quindi valutare quale piattaforma sia più adatta al tuo webinar e alla tua attività. Puoi trovare maggiori informazioni sui siti web di ciascuna piattaforma.

Piattaforme per webinar gratuite

• Microsoft Teams 
• Zoom 
• Google Meet 
• YouTube Live 

Piattaforme per webinar a pagamento

• Demio 
• ON24  
• WebinarJam 
• GoTo

Per quanto riguarda l’attrezzatura, tutto ciò di cui hai bisogno per ospitare un webinar è un laptop con webcam e microfono per tutti i relatori. Se desideri un audio migliore e un’immagine più nitida, puoi investire in una webcam e un microfono esterni.

Scegli una data e un’orario

Secondo molte piattaforme di webinar, l’orario migliore è tra le 11:00 e le 14:00, mentre i giorni ideali sono mercoledì, giovedì e venerdì.

Quando decidi l’orario, ricordati naturalmente di considerare i diversi fusi orari, se alcuni dei tuoi partecipanti si trovano in altre zone.

Una volta pronti i contenuti e scelta la piattaforma, puoi iniziare a pianificare quando tenere il webinar.

Promuovi il tuo webinar

Inizia con la tua mailing list: gli utenti che si sono già iscritti alla tua newsletter o hanno accettato di ricevere email di marketing dalla tua azienda. Crea una breve email con data, ora e link al webinar. Menziona il webinar nell’oggetto per assicurarti che i destinatari non perdano l’invito.

Come accennato in precedenza, puoi anche creare una landing page dedicata al tuo webinar. La pagina dovrebbe avere un unico obiettivo: convincere i visitatori a iscriversi al tuo webinar. Scrivi una breve descrizione del webinar e una CTA che i tuoi visitatori non potranno fare a meno di cliccare.

Se hai creato il tuo sito web con il Website Builder di one.com, puoi creare una landing page in modo semplice e veloce. E se ti capita di avere il blocco dello scrittore, l’assistente di scrittura AI integrato può aiutarti a scrivere il testo per la tua landing page e per il resto del sito web della tua azienda.

Dovresti anche sfruttare i tuoi canali social per promuovere il tuo webinar, condividendo post e storie organici o creando annunci a pagamento. Puoi anche combinare le due strategie.

Suggerimento: invia un promemoria ai partecipanti il giorno prima o il giorno stesso del webinar, in modo che non se ne dimentichino.

Organizza un webinar coinvolgente: 4 consigli

1. Fai pratica in anticipo

È fondamentale provare in anticipo la conduzione del tuo webinar. Assicurati di conoscere bene i contenuti e le slide, e cerca un pubblico di prova con cui esercitarti. È consigliabile simulare l’intero webinar sulla piattaforma scelta, così potrai verificare che tutto funzioni correttamente. Testa anche le impostazioni di videocamera e microfono per ridurre al minimo il rischio di problemi tecnici.

Se ci sono più relatori, è una buona idea provare insieme per capire come coordinare la parte del webinar di ciascuno. Cronometratevi (questo vale anche se sei da solo) e adatta la durata dei contenuti se alcune parti risultano troppo lunghe o troppo brevi.

2. Prepara un piano di emergenza

Con un po’ di fortuna, il tuo webinar si svolgerà senza intoppi, ma c’è sempre un piccolo rischio che la tecnologia o la memoria ti tradiscano. Preparati un buon piano di riserva:

• Prepara una checklist: annota tutte le cose da verificare prima dell’inizio del webinar e spuntale man mano (ad esempio: ricordati di cliccare su “Registra”).
• Stampa le slide e gli appunti: in questo modo, li avrai a disposizione se il computer non riesce ad aprire il file o lo schermo si blocca.
• Tieni a disposizione una connessione cablata: se la connessione Wi-Fi si interrompe improvvisamente, puoi collegare un cavo e continuare.

3. Collegati in anticipo per il benvenuto e una breve chiacchierata

Inizia il tuo webinar qualche minuto prima dell’orario previsto, in modo da avere il tempo di dare il benvenuto ai primi partecipanti e scambiare due chiacchiere. Questo creerà un’atmosfera più rilassata e informale, sia per te che per il tuo pubblico. Rafforzerà inoltre le relazioni con i clienti e farà sì che il tuo brand appaia più di un semplice logo e di una gamma di prodotti.

4. Rimani in contatto con il tuo pubblico dopo il webinar

Dopo aver concluso il tuo webinar, è il momento di assicurarti che la tua azienda tragga il massimo beneficio dal tempo e dagli sforzi investiti.

Invia una email di ringraziamento ai partecipanti, includendo un link alla registrazione del webinar, così potranno rivederlo quando vogliono.

Puoi anche inviare la registrazione ai clienti che non hanno potuto partecipare dal vivo.

In queste email, puoi cogliere l’occasione per condividere un link a un articolo pertinente del tuo sito web, al tuo eBook o a un prodotto menzionato durante il webinar. E perché non offrire ai partecipanti al webinar uno sconto o un benefit speciale come ringraziamento per la partecipazione e per incentivare la fidelizzazione?

I webinar sono potenti strumenti di marketing

Il formato del webinar offre numerose opportunità per costruire relazioni più solide con i clienti e per conquistare la loro fedeltà. Condividi le tue conoscenze, consolida la tua autorevolezza e offri ai tuoi clienti qualcosa di valore. È una formula efficace per un marketing autentico, che mostra la tua attività sotto la luce migliore e mantiene il tuo brand rilevante e credibile.

Buona fortuna con il tuo webinar!