Skriv bedre e-mails med AI – 4 tips

Skriv bedre e-mails med AI og spar tid uden at gå på kompromis med kvaliteten, og det personlige touch. Her får du vores bedste tips!

Generative AI-værktøjer som ChatGPT, Gemini og Claude AI ændrer måden, vi arbejder på, og vores hverdag generelt. Den store fordel er, at vi sparer tid på opgaver, der ofte er kedelige eller repetitive, som f.eks. at skrive e-mails. Studier viser, at vi ved at bruge AI kan spare op til 40% af den tid, vi bruger på at sende og besvare e-mails.

Men der er en hage: det, vi vinder i hastighed, mister vi nogle gange i personlighed. Mange professionelle mails, skrevet af en AI-e-mailgenerator, kan lyde for generiske eller robotagtige.

I denne artikel deler vi konkrete råd og praktiske tips til, hvordan du bruger AI til at skrive mails, mens du holder fokus på personlighed, tone, klarhed og præcision. Når du er færdig, ved du præcis, hvordan du skriver effektive prompts, der giver dig skarpe resultater.

1. Beskriv tydeligt, hvad formålet med din e-mail er

Inden du går i gang med at skrive en e-mail, bør du overveje, hvad formålet med din mail er. Vil du informere, overbevise, bede om noget eller blot holde kontakten ved lige? Et klart formål sparer dig tid og hjælper AI-e-mailgeneratoren med at producere mere præcist og relevant indhold.

Det her trin er vigtigt, fordi du, når du arbejder med en AI-e-mailgenerator, giver instruktioner til en maskine via en prompt. Hvis formålet ikke er klart, vil instruktionen sandsynligvis være forvirrende eller ufuldstændig, og resultatet kan blive dårligt eller svært at forstå.

Brug lidt tid på at definere formålet, målgruppen og det ønskede resultat. Det giver AI-e-mailværktøjet et solidt udgangspunkt og øger chancerne for, at din e-mail rammer rigtigt første gang.

2. Skriv en god prompt til din e-mail

Når du har defineret formålet med din e-mail, er næste trin at omsætte det til en konkret prompt til AI'en. Her gør præcision og detaljer hele forskellen: jo tydeligere og mere specifik du er, jo bedre bliver resultatet.

I en professionel sammenhæng er det typisk vigtigt at inkludere:

• Hvem der skriver e-mailen: din rolle, virksomhed eller afdeling.
• Hvem der modtager e-mailen: kunde, kollega, leverandør, slutbruger osv.
• Branche eller sektor: at nævne branchen hjælper AI-e-mailassistenten med at bruge den rigtige terminologi og tone, hvis det er en arbejdsrelateret e-mail.
• Det konkrete formål: at informere, overbevise, invitere til en begivenhed, følge op osv.
• Omtrentlig længde: kort, mellemlang eller detaljeret, afhængigt af behovet.

I stedet for blot at skrive "Skriv en e-mail om det nye produkt", kunne en fyldestgørende prompt f.eks. være:

"Du er kundesupportchef i en softwarevirksomhed. Skriv en personlig e-mail på ca. 120 ord til en specifik kunde. Formål: at svare på deres spørgsmål om vores nye produkt X og opfordre dem til at prøve det med en gratis demo. Hils dem ved navn, nævn deres tidligere henvendelse, og forklar kort, hvordan produktet kan hjælpe dem. Hold tonen venlig og imødekommende uden at være for formel."

Eksempel til en intern e-mail:

"Skriv en opfølgende e-mail til salgsteamets medlemmer i en logistikvirksomhed. Formål: at minde dem om at sende deres ugentlige rapporter inden fredag. Brug en venlig og motiverende tone, ca. 100 ord, og nævn vigtigheden af at overholde rapporteringsfrister.."

Idéen er, at AI-e-mailgeneratoren skal "forstå" hele konteksten og ikke blot selve beskedteksten. Jo flere detaljer du giver, jo mere naturlig, personlig og effektiv bliver e-mailen.

3. Finpuds din e-mail med ekstra kontekst og relevante detaljer

Når du har fået det første udkast fra AI-e-mailgeneratoren, kan du finpudse teksten ved at tilføje eller justere detaljer, så den bliver mere effektiv og personlig. Det sikrer, at beskeden ikke føles generisk og bedre afspejler dine mål.

Idéer til at forbedre en AI-genereret e-mail:

• Tilføj baggrundsinformation om modtageren: oplysninger om tidligere henvendelser, interaktioner eller køb.
• Inkludér specifikke data: datoer, tal, fordele eller vigtige links.
• Justér tone og stil: mere personlig, formel eller motiverende, afhængigt af dit forhold til modtageren.
• Definér konkrete handlinger: hvad du ønsker, at læseren skal gøre efter at have læst e-mailen.

Du kan f.eks. ændre prompten sådan her:

"Det første udkast er fint, men fokusér mere på Anna, der spurgte om vores produkt X i sidste uge. Fremhæv tre vigtige fordele, tilføj et link til at booke en demo, og behold en venlig og motiverende tone uden at være for formel."

At justere prompten efter det første resultat sikrer, at AI-værktøjet genererer en mere naturlig, præcis og overbevisende e-mail.

4. Justér tonen, tjek nøjagtigheden, og giv din e-mail et personligt touch

Selvom det er både nyttigt og effektivt at bruge AI til at skrive e-mails, bør du aldrig sende en genereret besked uden at gennemse den først.

Tjek og ret dette før du sender din e-mail:

• Lav manuelle justeringer: ret sætninger eller ord, der lyder mærkelige eller gentagne. AI kan bruge udtryk, der ikke er naturlige på dansk, eller som du normalt ikke ville bruge.
• Tjek for klarhed: sørg for, at beskeden kommunikerer præcis det, du ønsker.
• Tilpas tonen: sørg for, at stilen og niveauet af fortrolighed passer til dit forhold til modtageren.
• Fjern unaturlige ord eller udtryk: AI tilføjer nogle gange alt for formelle termer, klichéer eller fyldord, der ikke matcher din naturlige måde at skrive på.
• Bekræft detaljer og links: sørg for, at datoer, tal, navne og links er korrekte.

At bruge et par minutter på at gennemse og rette din e-mail forbedrer både klarhed og præcision og tilføjer det personlige præg, som en AI-genereret mail ofte mangler.

Prøv vores Webmail med integreret AI i dag

Hvordan kan man se, om en e-mail er AI-genereret?

Ved første øjekast kan det være svært at afgøre, men der er tegn, der kan tyde på, at en e-mail er genereret af AI:

• Sprog, der er for generisk eller upersonligt: sætninger, der lyder korrekte, men mangler "personlighed" eller specifikke referencer.
• Overdreven formalitet eller klichéer: udtryk som "Kære værdifulde bruger" eller "i rammen af vores mest oprigtige intentioner", som ikke bruges i hverdagskommunikation.
• Manglende kontekst eller specifikke detaljer: beskeden kan være teknisk korrekt, men udelader vigtig information, som en person normalt ville inkludere, f.eks. navne, præcise datoer eller referencer til tidligere samtaler.

Du kan bruge gratis værktøjer som QuillBot, Scribbr eller Grammarly til at tjekke, om en tekst er AI-genereret, men husk, at resultaterne ikke altid er 100% præcise og kan variere fra platform til platform.

Det vigtigste er i sidste ende, hvordan du bruger AI: giv klare instruktioner, gennemgå resultatet, og tilføj dit eget personlige præg. På den måde, kan du bruge AI til at skrive e-mails, der effektivt kommunikerer dine budskaber og bevarer din egen naturlige tone.

Skriv professionelle og effektive e-mails med one.com Webmail

Vil du omsætte disse tips til praksis, er one.com Webmail et godt sted at starte. Med den kan du oprette e-mailadresser med dine egne domæner, og alle pakker inkluderer Aida AI, en personlig AI-skriveassistent designet specifikt til e-mailskrivning.

Med Aida AI kan du:

• Vælge sprog, tone og modtager
• Fastsætte, hvor lang beskeden skal være
• Tilføje specifik kontekst for at gøre resultatet mere præcist og naturligt.

Det gør det hurtigere og nemmere at skrive e-mails, mens du bevarer det personlige præg, der gør hele forskellen.