Sådan starter du en e-mail

Du starter en mail med en hilsen og modtagerens navn, og i indledningen fortæller du kort, hvorfor du skriver. Er du i tvivl om hilsenen, så vælg “Hej” og modtagerens fornavn. Ifølge Dansk Sprognævn er det nok den mest neutrale hilsen i dag. En mail til en kollega kan for eksempel starte med “Hej Mette” og på næste linje: “Kan vi flytte mødet til torsdag?”

Skal du skrive hej eller kære?

Begge dele er i orden, men de bliver læst forskelligt. Dansk Sprognævn har undersøgt, hvordan danskere hilser i e-mails, og der findes ingen faste regler. Unge bruger “Hej” mere end ældre, mens “Kære” især bruges af dem over 30 og endnu mere af dem over 60. Nogle opfatter “Kære” som en neutral og formel hilsen, andre synes, ordet er for intimt til en, de ikke kender.

Starthilsner, og hvornår de passer

Vi anbefaler “Hej” og fornavnet, når du ikke ved, hvad modtageren foretrækker. Svarer du på en mail, så se, hvordan afsenderen selv hilste. Har afsenderen skrevet “Kære”, kan du roligt gøre det samme, for det er tit en god idé at svare i samme tone.

“Kære alle” bruger du, når mailen går til flere på én gang, og du kan også bruge den, hvis du ikke kender modtagerens navn. Efter hilsenen springer du en linje over, før selve teksten begynder.

Sådan starter du en formel e-mail

En formel mail til en kunde, en myndighed eller en ny samarbejdspartner starter du også med modtagerens navn, og foran navnet skriver du “Kære” eller “Hej”. “Kære” passer godt til en formel mail, og er du i tvivl, gælder anbefalingen ovenfor. Titler som “hr.” og “fru” hører derimod ikke hjemme i en dansk mail, og “Kære hr. Hansen” lyder mærkeligt og gammeldags og kan i værste fald virke nedladende.

Lad også “Til hvem det måtte vedrøre” ligge. Den lyder upersonlig, som om du ikke har gjort dig den ulejlighed at finde ud af, hvem du skriver til. Det samme gælder “Kære kunde”, der fortæller modtageren, at mailen er skrevet til mange.

Hvordan starter man en mail til en virksomhed?

Står der ingen person bag adressen, fx en info@-adresse, kan du starte en mail til en virksomhed med navnet på den afdeling, du skriver til, fx “Hej kundeservice” eller “Kære IT-support”. Du kan også skrive “Til” og navnet på afdelingen eller organisationen, fx “Til regnskabsafdelingen”. Står der heller ingen afdeling, kan du skrive “Til rette vedkommende”, som er den danske formulering for en ukendt modtager. Skriv så tidligt i mailen, hvem du leder efter, eller hvad sagen drejer sig om.

En uformel e-mail til en, du kender

Til en kollega, en ven eller en kunde, du har skrevet med før, er “Hej” og fornavnet det naturlige valg. Til venner er et “Hej” uden navn også fint, mens efternavnet virker stift i en uformel mail.

Vil du gøre lidt mere ud af det, så start med en personlig linje. Den viser, at mailen er skrevet til netop den person og ikke til en hel liste, og det kan være noget, I har talt om, eller noget, du ved, modtageren har haft gang i.

Når du skriver til en fremmed

Skriver du til en, du aldrig har haft kontakt med, kan du bruge personens fulde navn uden titel, fx “Kære Lars Jensen”. Det er den formelle løsning, når du ikke kender personen. Efter hilsenen har modtageren brug for at vide tre ting, før vedkommende læser videre:

• Hvem du er. En sætning om dig og din virksomhed er nok, for det er dit ærinde, modtageren skal tage stilling til. Har du et konkret resultat, der gør dig relevant, så nævn det her.
• Hvorfor netop dem. Sig, hvad du har lagt mærke til ved deres virksomhed, og hvad I har til fælles.
• Hvad du vil. Gør det konkret, fx et kort møde om et samarbejde. Skriver du for at spørge om noget, så stil spørgsmålet her.

Hvad skriver du lige efter hilsenen?

Lige efter hilsenen skriver du det vigtigste, og baggrunden kommer bagefter. Det, der står i de første par linjer, er det, modtageren fanger. Har du flere spørgsmål, så sæt dem op i punktform, så de ikke drukner i teksten. Emnelinjen virker på samme måde: er den kort og præcis, kan modtageren se, hvad mailen drejer sig om, før de åbner den.

Resten af mailen følger samme princip, kort og konkret, og du slutter med en hilsen i samme tone, som du startede, fx “Venlig hilsen” efter “Kære” eller “Hilsen” efter “Hej”. Skal du videre med selve teksten, kan du læse, hvordan du skriver en god mail, eller tage udgangspunkt i vores eksempler på virksomheds-e-mails.

Send fra en adresse på dit eget domæne

Modtageren ser afsenderen, før de overhovedet åbner din mail, og en professionel adresse virker mere troværdig end en privat. Skriver du på vegne af din virksomhed, så send fra en e-mailadresse på dit eget domæne, så folk kan genkende dig allerede i indbakken. Har du ikke sådan en adresse endnu, viser vi dig, hvordan du opretter en e-mailkonto.

Med en e-mailpakke fra os opretter du adresser som info@ og support@ efterfulgt af dit eget domænenavn, og dine mails er beskyttet mod spam og virus.