Een goede handtekening voor je e-mail maken

Een e-mailhandtekening is het korte blok onder je mail met je naam, je functie, je bedrijf en de manier waarop iemand je kan bereiken. Een handtekening voor je e-mail maken en instellen doe je één keer, daarna kan je mailprogramma ze automatisch onder elke mail zetten die je verstuurt. Houd ze best kort, met alleen wat de ontvanger nodig heeft.

Wat is een e-mailhandtekening?

Een e-mailhandtekening is je vaste blok contactgegevens onder elk bericht, zodat wie je mail leest ze niet hoeft op te zoeken.

Wat zet je in de handtekening van een zakelijke e-mail?

Een professionele handtekening onder je e-mail bevat wat de ontvanger nodig heeft om je te herkennen en te contacteren. Meestal zijn dat deze onderdelen, van boven naar onder:

• Een vaste groet. Met een groet zoals "Met vriendelijke groeten" in je handtekening hoef je die niet meer in elke mail te typen. Meer manieren om je e-mail af te sluiten vind je in ons artikel daarover.
• Je voor- en achternaam. Zo weet de ontvanger wie binnen het bedrijf schrijft en hoe je naam gespeld wordt.
• Je functie en je bedrijf. Met je functie weet de ontvanger waarvoor hij bij jou terecht kan. Zet je bedrijfsnaam erbij, eventueel met een klein logo dat je invoegt met de knop voor afbeeldingen in de editor van je handtekening, en een link naar je website.
• Je telefoonnummer. Zet je gsm-nummer erbij met het landnummer ervoor en maak er een klikbare link van, dan belt de ontvanger je op een gsm met één tik. Selecteer daarvoor het nummer in de editor van je handtekening en geef als linkadres tel:+32470123456 in, zonder spaties.
• Je adres. Heb je een onderneming, dan zet je ook je adres erbij, ook als er nooit klanten bij je langskomen: het hoort wettelijk op de mails van je zaak. Alleen wie niet voor een onderneming mailt, kan het weglaten.
• LinkedIn. Link je LinkedIn-profiel of de LinkedIn-pagina van je bedrijf. Laat persoonlijke profielen weg als je werk en privé gescheiden wil houden.
• Eén extra link. Voeg hooguit één link toe naar iets wat de ontvanger echt helpt, zoals je nieuwste brochure of je afsprakenpagina. Met meer links wordt je handtekening een advertentie.

Wat moet er wettelijk in staan als je een onderneming hebt?

Als je een onderneming in België hebt, moet je ondernemingsnummer op de e-mails staan die je zaak verstuurt. Volgens Unizo geldt die verplichting voor alle stukken die je onderneming verstuurt, e-mails inbegrepen. Op die stukken vermeld je naast het ondernemingsnummer ook altijd je adres en je bankrekeningnummer. Wie het ondernemingsnummer niet vermeldt, riskeert een geldboete.

Als je je ondernemingsnummer en je bankrekeningnummer in je handtekening zet, kan je mailprogramma ze automatisch onder elke mail zetten. Je btw-nummer is trouwens gewoon je ondernemingsnummer met de letters BE ervoor. Als je een vennootschap hebt, vraag dan aan je boekhouder welke vermeldingen er voor jouw rechtsvorm nog bij horen.

Naast die wettelijke gegevens kan je zelf een korte vertrouwelijkheidsmelding onder je handtekening zetten. Dat is zinvol als je met veel vertrouwelijke gegevens werkt, zoals in de boekhouding, de verzekeringen of het juridisch advies. Een of twee zinnen volstaan, bijvoorbeeld: "Deze mail is alleen bestemd voor de geadresseerde. Kreeg je ze per vergissing, laat het ons dan weten en verwijder ze."

Een voorbeeld van een zakelijke e-mailhandtekening

Een handtekening voor je eigen koffiebranderij, met het adres info@koffiebranderijlindeman.be, ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Met vriendelijke groeten

Lotte Verbeke
Zaakvoerder | Koffiebranderij Lindeman
+32 470 12 34 56 | info@koffiebranderijlindeman.be
www.koffiebranderijlindeman.be | LinkedIn
Ondernemingsnummer 0123.456.789 | IBAN BE00 0000 0000 0000

Bovenaan staan de groet en de naam, daarna de functie en de contactgegevens, en onderaan de wettelijke gegevens. Het deel na het @-teken is het e-maildomein, hier koffiebranderijlindeman.be. Een zakelijk e-mailadres met de bedrijfsnaam erin is meteen herkenbaar. Voor zo'n adres heb je een eigen domeinnaam nodig en een e-mailpakket op die domeinnaam.

Mail vanaf een adres op je eigen domeinnaam, met een mailbox zonder advertenties en een spamfilter.

Zo blijft je handtekening overal leesbaar

Een handtekening die op je computer mooi oogt, kan op een gsm of in een ander mailprogramma anders uitvallen. Met deze punten houd je ze leesbaar:

• Houd ze kort. Laat weg wat de ontvanger niet nodig heeft om je te contacteren. Op het kleine scherm van een gsm neemt een lange handtekening snel meer plaats in dan je bericht.
• Blijf bij je huisstijl. Gebruik hetzelfde lettertype als in je mail en hooguit de kleuren van je huisstijl. Welk lettertype voor je e-mails het vlotst leest, zie je in ons overzicht.
• Zet je gegevens in gewone tekst. Zet je naam en telefoonnummer niet in een afbeelding. Sommige mailprogramma's tonen afbeeldingen pas als de ontvanger dat toestaat.
• Test je handtekening eerst. Stuur een mail naar jezelf, open ze op je computer en op je gsm en kijk of alles netjes onder elkaar staat.

Je handtekening instellen in je mailprogramma

Je handtekening stel je in het programma in waarmee je mailt, zoals onze Webmail, Outlook of Gmail. Als je ook vanaf je gsm mailt, stel je ze ook in de mailapp van je gsm in.

In onze Webmail

In onze Webmail voeg je een handtekening zo toe:

1. Log in op Webmail en open de instellingen.
2. Open bij de algemene instellingen je e-mailhandtekening en bewerk ze.
3. Typ of plak je handtekening in het tekstvak en sla ze op.
4. Je handtekening staat nu onder elke mail die je vanuit Webmail verstuurt.

Mail je naast Webmail ook vanuit een e-mailprogramma zoals Outlook, dan verschijnt deze handtekening daar niet. Die handtekening moet je dus ook toevoegen in elk e-mailprogramma dat je gebruikt.

In Outlook

In Outlook verschillen de stappen voor een handtekening tussen de nieuwe Outlook, de klassieke Outlook voor Windows en de webversie. Welke stappen bij jouw versie horen, lees je in de handleiding van Microsoft. In de editor van je handtekening voeg je links en afbeeldingen toe, pas je het lettertype en de kleuren aan en lijn je de tekst uit. Outlook laat je ook meerdere handtekeningen maken en kiezen welke onder nieuwe berichten komt en welke onder antwoorden.

In Gmail

In Gmail open je de instellingen, typ je de tekst in het gedeelte Handtekening en klik je onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan. Je handtekening mag maximaal 10.000 tekens tellen. Ook hier kan je een aparte handtekening kiezen voor nieuwe mails en voor antwoorden. De precieze stappen staan op de helppagina van Gmail.

Je handtekening staat nu klaar. Mail je nog vanaf een gratis adres, dan geeft een e-mailpakket bij ons je een adres op je eigen domeinnaam, zoals in het voorbeeld. Zo past het e-mailadres onder je handtekening bij je bedrijfsnaam.