Kirjoita lehdistötiedote – valmis pohja ja esimerkkejä!

Hyvä lehdistötiedote (tai mediatiedote) on tehokas markkinointiväline, jolla voit jakaa uutisia yrityksestäsi tai yhdistyksestäsi, esimerkiksi jännittävästä uudesta tuotteesta, tapahtumasta tai innovatiivisesta ratkaisusta. Mutta miten kirjoitat hyvän lehdistötiedotteen, joka kiinnittää lukijan huomion hetkessä?

Syvennymme siihen tässä artikkelissa. Saat myös mallin lehdistötiedotteen kirjoittamiseen sekä kätevän tarkistuslistan, jota voit käyttää apunasi.

Mikä on lehdistötiedote?

Lehdistötiedote on yrityksen tai yhdistyksen julkaisema virallinen teksti, jonka tarkoituksena on jakaa uutisarvoista tietoa tiedotusvälineille. Lehdistötiedotteen tarkoitus on varmistaa jonkin asian medianäkyvyys ja saavuttaa enemmän julkisuutta.

Nykyään lehdistötiedotteet lähetetään yleensä sähköpostitse. Suurin osa niistä lähetetään uutistoimistojen kautta, mutta pienen yrityksen omistajana voit myös lähettää lehdistötiedotteesi suoraan uutismedioiden toimittajille.

Esimerkkejä lehdistötiedotteista

Jotta saisit paremman käsityksen siitä, miltä lehdistötiedote näyttää, ja missä tilanteissa niitä käytetään, olemme koonneet avuksesi nämä esimerkit lehdistötiedotteista:

• Apple julkaisee äänikävelykokemuksen Fitness + -älykellosovelluksessaan
• Group.one laajentaa WordPress-ekosysteemiään SEO-lisäosalla Rank Math
• Käärijä tiedottaa levy-yhtiönsä kanssa uuden singlen julkaisemisesta

Yllä olevat esimerkit ovat suhteellisen suurilta yrityksiltä ja organisaatioilta, mutta vaikka sinulla olisi pienempi verkkokauppa, bändi, ravintola tai pieni yhdistys, voit silti hyötyä lehdistötiedotteiden käytöstä osana markkinointistrategiaasi, kunhan jakamillasi asioilla on todellista uutisarvoa ja ne herättävät lukijan kiinnostuksen.

Lehdistötiedotteen tarkistuslista

Kannattaa aina tarkistaa, että tiedotteestasi löytyvät tärkeimmät asiat. Alta löydät tarkistuslistan perustiedoista, jotka lehdistötiedotteesi tulisi aina sisältää. Luettelon alla olevissa osioissa tarkastelemme muita seikkoja, jotka sinun kannattaa huomioida ennen kuin ryhdyt kirjoittamaan tiedotettasi.

• Päivämäärä: Päivämäärä, jolloin tiedote lähetetään uutismedialle.
• Otsikko: Kirjoita lyhyt, tarttuva otsikko, joka herättää vastaanottajan mielenkiinnon. Otsikon on hyvä olla enintään 8–9 sanaa pitkä.
• Johdanto: Osuva ja ytimekäs yhteenveto uutisestasi. Sopiva pituus johdannolle on 3 riviä. Tiivistä johdannossa nämä asiat: kuka, mitä, miten ja miksi.
• Leipäteksti: Laajenna uutistasi tärkeimmillä tiedoilla. Leipätekstiin voit lisätä sopivia lainauksia. Lisäksi teksti on hyvä jakaa osiin, jotka on eroteltu toisistaan alaotsikoilla.
• Yhteystiedot: Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja linkki verkkosivustollesi.

Käänteinen uutispyramidi

Uutistoimistot suosittelevat usein käänteisen uutispyramidin käyttöä lehdistötiedotteiden kirjoittamisessa. Käänteinen uutispyramidi on menetelmä, jonka avulla voit jäsentää lehdistötiedotteesi sisällön johdonmukaisesti niin, että tärkeimmät asiat mainitaan ensin.

Kuvittele käänteinen pyramidi, jonka kärki osoittaa alaspäin ja leveä osa on ylhäällä. Monet lukijat vain silmäilevät tekstin läpi nopeasti ja menettävät helposti kärsivällisyytensä. Käänteisen uutispyramidin tarkoitus on kiinnittää vastaanottajan huomio jo ennen kuin hän on käyttänyt hetkeäkään tekstin lukemiseen.

Jos noudatat käänteistä uutispyramidia, tiedote tulisi olla rakennettu seuraavasti:

1. Uutisen/tarinan tärkein asia.
2. Laajenna tarinaa.
3. Lisätietoja.

Muista valokuvat

Uutismedioiden toimitusten postilaatikot pursuavat alati lehdistötiedotteita ja kaikkea muuta taivaan ja maan väliltä. Tavoitteenasi on laatia tiedote, joka kiinnittää sekä toimittajien että kohdeyleisösi huomion. Hyvällä kuvalla voit lisätä mahdollisuuksia, että lehdistötiedotteesi luetaan ja julkaistaan.

Lehdistötiedotteen kuvan pitäisi herättää huomiota, tukea tarinaasi ja vaikuttaa aidolta. Jos olet itse ottanut hyvän kuvan yrityksesi tapahtumasta, tuotettasi käyttävästä asiakkaasta tai uutisissa mukana olevista ihmisistä, sinun kannattaa käyttää sitä tiedotteessasi. Voit myös käyttää arkistokuvia, mutta niihin voi olla vaikeampi samaistua, eivätkä ne välttämättä vaikuta yhtä aidoilta.

Huomioi kohdeyleisösi

Kun lähetät lehdistötiedotteesi mediaan, muista pitää mielessä kohdeyleisösi. Lehdistötiedotteesi tulee huomioiduksi paljon todennäköisemmin, jos uutisesi on suunnattu tiedotusvälineen kohdeyleisölle. Tutustu tarvittaessa tiedotusvälineiden aiemmin julkaisemiin lehdistötiedotteisiin, jotta saat paremman käsityksen niiden suosimasta sävystä ja näkökulmasta.

Uskottavuus on tärkeää

Lehdistötiedotteeseen kannattaa aina sisällyttää lainauksia, mutta muista varmistaa, että niiden lähde on luotettava. Jos uutistoimisto julkaisee lehdistötiedotteesi ja huomaa myöhemmin, että lainauksesi tai muut tietosi eivät olleet totuudenmukaisia, on vaikeampaa saada heitä julkaisemaan uutisiasi jatkossa. Uskottavuus kaikessa markkinoinnissasi on tärkeää, koska se auttaa sinua vahvistamaan brändisi luottamusta.

Lähetä ammattimaisesta sähköpostiosoitteesta

Kun lähetät lehdistötiedotteita tai pidät yhteyttä mediaan, asiakkaisiin ja kumppaneihin, ammattimainen sähköposti omalla verkkotunnuksellasi lisää mahdollisuuksiasi vaikuttaa ammattimaiselta ja uskottavalta.

Oletetaan esimerkiksi, että saat itse sähköpostiviestejä kahdelta eri yritykseltä tai yhdistykseltä. He lähettävät viestinsä osoitteista yrityksennimi@gmail.com ja press@yrityksennimi.fi. Useimmat pitävät jälkimmäistä luotettavampana osoitteena. Siksi lehdistötiedotteeseesi ja muihin tärkeihin viesteihisi vastataan todennäköisemmin, kun lähetät ne sähköpostiosoitteesta omalla verkkotunnuksellasi.

one.comilla voit helposti luoda ammattimaisen sähköpostin. Voit lukea lisää siitä täältä.

Lehdistötiedotteen malli

Hyvän tiedotteen voi kirjoittaa monella tavalla riippuen sen sisällöstä, uutismediasta ja kohderyhmästä. Alta löytyvä mukautettava mediatiedote-malli sopii useimpiin tapauksiin. Selventääksemme tekstin rakennetta olemme lisänneet malliin kuvitteellisen lehdistötiedotteen.

Mallipohja

PÄIVÄMÄÄRÄ: Päivämäärä, jolloin lähetät lehdistötiedotteen medialle.

OTSIKKO: Mikkelin ensimmäinen kissakahvila Kissala ja Kahvila avataan 1. huhtikuuta

ENINTÄÄN 3 RIVIN ALAOTSIKKO: Mikkelin kissanystävät voivat odottaa ihanaa kahvilakokemusta, kun Kissala ja Kahvila avautuu kaupungin keskustassa huhtikuussa.

YHTEENVETO UUTISESTASI: Kissaihmisiä odottaa jännittävä yllätys, kun Kissala ja Kahvilan avaa ovensa [päivämäärä] osoitteessa [osoite], jolloin ensimmäiset vieraat voivat nauttia hyvän kupin kahvia ja miaukkaan kakkupalan ihanien kissojen seurassa. Tunnetun eläinsuojeluaktivistin [perustajan nimi] perustama ja intohimoisten kissanystävien tiimin pitämä kahvila haluaa tarjota turvapaikan sekä ihmisille että kissoille.

LAINAUS: “Olemme ylpeitä voidessamme esitellä Kissalan ja Kahvilan ainutlaatuisena ja tunnelmallisena taukopaikkana Mikkelin keskustassa”, sanoo [Nimi], joka on [Yhdistyksen nimi]-yhdistyksen perustaja ja toimitusjohtaja.

SIIRTYMÄ 1: [Nimi] on haaveillut kissakahvilan avaamisesta jo pitkään ja idea on saanut lähes yksinomaan positiivisia kommentteja. [Nimi] toivoo siksi, että kissakahvila voi osallistua [hyväntekeväisyyteen].

SIIRTYMÄ 2: 28-vuotias kissaharrastaja, [Nimi], joka asuu 10 km päässä Mikkelistä, on innoissaan uudesta kahvilasta.

LAINAUS: “Kissojen ystävänä olin iloisesti yllättynyt, kun [Perustajan nimi] kertoi minulle kahvilasta”, sanoo kissaharrastaja [Nimi].

LISÄTIETOJA: Kissala ja Kahvila kutsuu sinut avajaistapahtumaan [päivämäärä], jossa on paljon hauskoja aktiviteetteja, kissaystävällistä musiikkia ja mikä tärkeintä, mahdollisuus tavata kahvilan kissahenkilökuntaa.

VALOKUVAT: Lisää tiedostot liitteinä tai linkkeinä jaettuihin kansioihin.

LISÄTIETOJA/YHTEYSTIEDOT

PR-henkilö [Nimi] | [Puhelinnumero] | [Sähköpostiosoite]

Markkinointipäällikkö | [Markkinointipäällikön nimi] | [Puhelinnumero] | [Sähköpostiosoite]

Lainatut henkilöt: [Nimi] | [Puhelinnumero] | [Sähköpostiosoite]

FAKTAT: Kissala ja Kahvila tekee yhteistyötä paikallisten löytökissatalojen kanssa mahdollistaakseen kodittomien kissojen adoptoinnin. Turvallisuus- ja hygieniasyistä kahvilassa on erityinen silitysalue, jossa kävijät voivat silittää kissoja koulutetun henkilökunnan valvonnassa.

TIETOJA: Lisää lyhyt teksti, jossa selvennät perustietoja, mieluiten luettelon muodossa.

• Kissala ja Kahvila on kissakahvila, jonka [Nimi] perusti vuonna [Vuosi].
• Visio: Luoda ainutlaatuinen, rentouttava ja viihtyisä keidas kissojen ystäville ja lisätä tietoisuutta eläinten hyvinvoinnista ja vastuullisesta lemmikkieläinten omistamisesta.

Kuinka paljon lehdistötiedote maksaa?

Jos kirjoitat oman lehdistötiedotteen, se ei maksa sinulle muuta kuin aikaa, jonka käytät kirjoittamiseen, kuvien ottamiseen, sähköpostin lähettämiseen ja viestintään niiden tiedotusvälineiden kanssa, jotka kiinnostuvat uutisestasi. Jos päätät palkata ammattikirjoittajan tai toimiston, se maksaa noin 100–400 euroa ilman arvonlisäveroa.

Minne voin lähettää lehdistötiedotteeni?

Voit lähettää lehdistötiedotteesi useimmille tiedotusvälineille, sekä paikallisille että valtakunnallisille.

Mahdollisuutesi tulla huomatuksi ovat luonnollisesti paremmat paikallisessa mediassa, jos kyse on uutisesta, joka on olennainen tietyllä alueella, ja myös siksi, että valtakunnalliset tiedotusvälineet saavat paljon enemmän lehdistötiedotteita.

Yksittäisten tiedotusvälineiden verkkosivustoilta löydät yleensä tietoa siitä, miten mediatiedote voidaan lähettää heille, ja mihin sähköpostiosoitteeseen se tulee lähettää.

Lehdistölistan tallentaminen

Kun olet koonnut listan medioista, joihin haluat lähettää lehdistötiedotteesi, se kannattaa tallentaa, jotta voit käyttää sitä myöhemminkin.

Huomioi, mitkä tiedotusvälineet olivat kiinnostuneita uutisestasi, mitkä kieltäytyivät ja mitkä eivät vastanneet mitään. Näin saat paremman yleiskuvan siitä, mihin medioihin kannattaa ottaa yhteyttä.

Muista kuitenkin, että vaikka media ei kiinnostuisi ensimmäisestä lehdistötiedotteestasi, he saattavat olla kiinnostuneita seuraavista, joten kannattaa yrittää useita kertoja.

Ajoituksella on väliä

Oikea ajoitus on tärkeää, kun lähetät lehdistötiedotteen medialle. On parasta välttää ajankohtia, jolloin on paljon suuria uutisia, elleivät omat tiedotteesi liity niihin.

Lauantaina ja sunnuntaina uutishuoneissa on usein rauhallisempaa, joten silloin joku saattaa lukea lehdistötiedotteesi todennäköisemmin. Jos lehdistötiedotteesi koskee tulevaa tuotejulkaisua tai tapahtumaa, se kannattaa lähettää medialle hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, esimerkiksi 2–4 viikkoa etukäteen.

Aloita lehdistötiedotteiden lähettäminen

Lehdistötiedotteiden lähettäminen on tehokas markkinointimuoto, joka voi auttaa sinua tavoittamaan laajemman yleisön. Voit edullisesti ottaa sen osaksi markkinointistrategiaasi riippumatta siitä, onko sinulla verkkokauppa, ravintola, bändi, organisaatio tai vain fantastinen uusi hanke, joka kannattaa jakaa maailman kanssa.