Online boekingssysteem: wat zijn de voordelen en hoe kies je het beste systeem?

Stel je voor dat een potentiële klant ‘s avonds laat de website van je bedrijf vindt en besluit een afspraak met je te maken. Helaas staat je telefoon uit en ze willen geen e-mail sturen. In plaats daarvan boeken ze bij je concurrent, die iets heeft wat jij niet hebt – een online boekingssysteem.

Een online boekingssysteem zorgt ervoor dat je klanten 24/7 je diensten kunnen boeken, of je nu een kapsalon hebt, werkt als personal trainer of therapeut, of een ander klein bedrijf runt.

Laten we eens nader bekijken hoe een online boekingssysteem werkt, wat de voordelen ervan zijn en hoe je het beste systeem voor jouw bedrijf kiest.

Hoe werkt een online boekingssysteem?

Een online boekingssysteem is een digitaal planningshulpmiddel waarmee klanten rechtstreeks op je website een afspraak kunnen maken. Dit betekent minder telefoontjes en e-mails, omdat klanten gemakkelijk zelf een afspraak kunnen maken zonder contact met jou op te nemen.

Dit is hoe het meestal werkt:

1. De klant wil een dienst boeken: Ze bezoeken je boekingspagina en selecteren een dienst.
2. Ze kiezen een datum en tijd: Je beschikbare tijden worden weergegeven in een kalender.
3. De klant voltooit zijn boeking: Het boekingssysteem stuurt een bevestiging via e-mail naar de klant en de boeking verschijnt in jouw overzicht.

Welke bedrijven hebben een boekingssysteem nodig?

Als jouw bedrijf diensten aanbiedt waarvoor klanten een afspraak moeten maken, zal een boekingssysteem je werkdagen aanzienlijk vereenvoudigen en je kansen om klanten aan te trekken en te behouden verbeteren.

Hier zijn enkele voorbeelden van bedrijven die baat kunnen hebben bij een efficiënt boekingssysteem:

• Kappers en barbiers
• Schoonheidsspecialisten
• Persoonlijke trainers
• Consultants en coaches
• Therapeuten
• Schoonmaakbedrijven en andere soorten diensten aan huis.

Waarom een online boekingssysteem gebruiken?

Als je een klein bedrijf runt, zoals een eenmanszaak, ben je je waarschijnlijk terdege bewust van de vele dingen die je tegelijk moet regelen. Een goed boekingssysteem kan je werk verlichten door veel van de taken te automatiseren die je anders handmatig zou doen.

Makkelijkere werkdagen zijn niet het enige voordeel:

• Meer boekingen: Je klanten kunnen 24/7 direct op je website boeken. Dit verhoogt de kans dat meer klanten voor jou kiezen.
• Minder no-shows: De beste boekingssystemen sturen bevestigingen en herinneringen naar je klanten. Dit vermindert no-shows en misverstanden.
• Tijdbesparing: Nooit meer eindeloze telefoontjes, een onoverzichtelijke inbox of het handmatig plannen van afspraken.
• Ziet er professioneler uit: Veel klanten verwachten online afspraken en diensten te kunnen boeken en ervaren dit als professioneler en betrouwbaarder.
• Verbetert de klantervaring: Het is gewoon veel gemakkelijker om met een paar klikken te boeken in plaats van te bellen of een e-mail te sturen.

Hoe kies je het beste boekingssysteem?

Er zijn veel boekingssystemen op de markt, waardoor het een beetje overweldigend kan zijn om het systeem te kiezen dat het beste bij jouw behoeften past en dat de functies biedt die je echt nodig hebt. Hier zijn 4 vragen die je jezelf moet stellen voordat je beslist welk systeem het beste bij jouw bedrijf past.

Wat zijn je behoeften?

Heb je een groot, uitgebreid systeem nodig met veel functies, zoals personeelsbeheer, facturatie en marketing? Dit kan het geval zijn als je een groot restaurant of dierenkliniek runt met veel werknemers.

Aan de andere kant, als je een personal trainer of psycholoog bent of een eenmanszaak hebt die schoonmaakdiensten aanbiedt, is een eenvoudig boekingssysteem met basisboekingsfuncties dat perfect werkt voor zowel jou als je klanten meestal voldoende. Het is niet nodig om veel uit te geven aan een uitgebreid systeem als een eenvoudiger systeem volstaat.

Als je nog geen website hebt, is het slim om op zoek te gaan naar een aanbieder die het gemakkelijk maakt om een complete boekingspagina te maken. Met One.com’s Website Builder kun je je boekingspagina in een paar minuten maken met behulp van AI en drag-and-drop, zodat je snel kunt beginnen met het accepteren van boekingen.

Wil je producten, digitale artikelen of cadeaubonnen verkopen op je website? Door te kiezen voor het Boekingen + E-commerce pakket kun je een website opzetten met zowel een boekingssysteem als een webshop met een onbeperkt aantal producten.

In deze video laten we je zien hoe eenvoudig het is om het boekingssysteem in te stellen in Website Builder:

Kan het systeem worden aangepast aan jouw bedrijf?

Sommige boekingssystemen zijn moeilijk aan te passen aan je bedrijf. Dit kan betekenen dat het logo van de aanbieder altijd zichtbaar is in plaats van dat van jou wanneer een klant boekt, of dat het lastig is om de boekingskalender aan te passen aan je beschikbare tijden, feestdagen en gesloten dagen. Kies voor een systeem dat gemakkelijk aan te passen is aan jouw behoeften.

Het boekingssysteem van one.com kan gemakkelijk worden aangepast aan je bedrijf. Alles van boekingsformulieren tot taal, beschikbaarheid en boekingsregels – zoals hoe ver van tevoren een klant kan boeken of annuleren – kan door jou worden aangepast. Dit geeft je de vrijheid om je merk te benadrukken en je planning eenvoudig en efficiënt te beheren.

Bovendien bevatten onze boekingspakketten de optie om een e-mailadres op je domein aan te maken, zodat je op een professionele en betrouwbare manier met klanten en partners kunt communiceren.

Stuurt het boekingssysteem bevestigingen en herinneringen?

No-shows en late annuleringen zijn kostbaar en een tijdverspilling voor elk bedrijf dat afhankelijk is van boekingen door klanten. De beste boekingssystemen sturen automatisch een bevestiging naar de klant zodra de boeking is voltooid op je website. Klanten moeten ook ruim voor hun afspraak een herinnering ontvangen, zodat ze het niet vergeten en tijd hebben om eventueel af te zeggen.

Het klinkt misschien als een klein detail, maar in een drukke dagelijkse agenda is het makkelijk om een afspraak op woensdag om 14.15 uur bij de kapper te vergeten. Geautomatiseerde bevestigingen en herinneringen verminderen het risico op no-shows aanzienlijk en besparen je tijd en geld. 

Hoe veilig is het?

Cybersecurity is altijd een kritieke factor bij het runnen van een bedrijf met een online aanwezigheid. Beveiliging is zelfs nog belangrijker wanneer je persoonlijke gegevens van klanten verwerkt. Kies een betrouwbare aanbieder die een veilig boekingssysteem biedt en garandeert dat de wetgeving inzake gegevensbescherming wordt nageleefd.

Wanneer je je boekingspagina bij one.com maakt, krijg je altijd een gratis SSL-certificaat, dat bezoekers laat zien dat je site veilig is en gevoelige gegevens versleutelt om toegang door derden te voorkomen. We scannen je site ook regelmatig op malware om je te beschermen tegen cyberaanvallen.

Zet klikken om in klanten met een online boekingssysteem

Een boekingssysteem is meer dan alleen een hulpmiddel om je werkdagen gemakkelijker te maken. Het vergroot je vermogen om meer klanten aan te trekken en te behouden. Door het beste boekingssysteem te kiezen, wordt het voor je klanten eenvoudiger om te boeken en voor jou een koud kunstje om je bedrijf precies zo te runnen als jij wilt.