Zakelijke e-mail voorbeeld: 8 mails die je zo kan aanpassen

Een goede zakelijke e-mail heeft een duidelijke onderwerpregel, een aanhef met de naam van je lezer als je die kent en je belangrijkste boodschap in de eerste alinea. Daarna volgen de details, een korte afsluiting met een slotgroet en je handtekening. Een onderwerpregel als "Offerte maatwerkkeuken familie Claes" zegt je klant bijvoorbeeld meteen waarover de mail gaat. Als zelfstandige of kmo neem je voor je volgende zakelijke e-mail voorbeeld aan een van de mails verderop, en die pas je zo aan.

Ze gaan over een afspraak, een offerte en de opvolging ervan, een factuurherinnering, een bestelling, een nieuwe klant, een klacht en een formele mail aan een organisatie.

Zo bouw je een zakelijke e-mail op

Een zakelijke e-mail heeft grotendeels dezelfde onderdelen als een zakelijke brief, maar je houdt hem korter. De voorbeelden verderop komen van Lotte Vermael, zaakvoerder van Schrijnwerkerij Vermael, die mailt vanaf lotte@schrijnwerkerijvermael.be. Zo zie je hoe elk onderdeel in de praktijk klinkt.

Aan, cc, bcc en bijlagen

Nog voor je begint te schrijven, vul je de velden boven je mail in. Ook die bepalen hoe je bericht overkomt.

• Aan. Dit veld is voor wie de mail bedoeld is. Zet daar alleen de mensen van wie je een antwoord of een actie verwacht.
• Cc. Wie in cc staat, leest mee en krijgt een kopie. Gebruik het zuinig en lees eerst wat cc betekent als je twijfelt.
• Bcc. Adressen in bcc blijven verborgen voor de andere ontvangers. Stuur je één mail aan een groep mensen die elkaar niet kennen, dan zet je hun adressen in bcc en bescherm je zo hun privacy.
• Bijlagen. Een bijlage vermeld je in je tekst, met wat het bestand precies is. Zo weet je lezer wat hij opent.

De onderwerpregel: zeg waarover je mail gaat

Je ontvanger kiest op basis van de onderwerpregel welke mail hij eerst opent, en zoekt hem later ook op dat onderwerp terug. Schrijf er een korte, concrete omschrijving van de inhoud in, zoals "Herinnering factuur 2026-041" of "Voorstel afspraak opmeting dinsdag". Kan je lezer uit de onderwerpregel alleen al afleiden wat hij in de mail vindt, dan is ze goed. Antwoord je op een mail, laat het onderwerp dan in principe staan.

De aanhef: begin met de naam van je lezer

Ken je de naam van je lezer, gebruik die dan in de aanhef. Dat kan met de voornaam, de achternaam of allebei: "Beste Sofie Claes" of "Dag mevrouw Claes". In België zie je vaak "Beste" of "Geachte" zonder naam, vooral in een mail aan een groep of als je de naam niet kent. Dat is beleefd, maar het kan onpersoonlijk overkomen. Waar het kan, voeg je een naam toe, of anders een woord als "klant", zoals "Beste klant". Twijfel je over de eerste zin na de aanhef, dan helpen onze tips over hoe je een e-mail begint.

De kern: je boodschap in de eerste alinea

Zet in de eerste alinea waarom je schrijft en wat je van je lezer verwacht. Daarna volgt de uitwerking, met de details die hij nodig heeft om te antwoorden. Houd je alinea's kort, met een witregel ertussen, zodat de mail op een scherm vlot leest. Schrijf nooit alles in hoofdletters of alles in kleine letters, want dat oogt slordig.

De afsluiting: een vraag en een slotgroet

Sluit af met een zin die zegt wat je nu verwacht, zoals "Laat je me tegen vrijdag weten welke datum jou past?". Daarna volgt de slotgroet. In een zakelijke mail aan externe contacten zijn "Met vriendelijke groet" en "Met vriendelijke groeten" heel gebruikelijke slotformules. "Hoogachtend" is formeler: na "Geachte" kan het, maar na "Beste Sofie" past "Met vriendelijke groeten" beter. Mail je al een tijd met iemand, dan mag het ook "Groeten" worden. Zorg dat je slotgroet bij je aanhef past: wie met "Geachte" begint, sluit niet af met "Groetjes". Kort de slotgroet ook niet af tot "mvg". Meer slotzinnen in het Nederlands en het Engels vind je in ons artikel over hoe je je e-mail afsluit.

De handtekening: wie je bent en hoe ze je bereiken

Onder je slotgroet staat je handtekening. Daarin vindt je lezer wie je bent en hoe hij je bereikt, zonder dat hij in oude mails moet zoeken.

• Je volledige naam. Zo weet je lezer wie hem schrijft.
• Je functie. Met een functie zoals zaakvoerder weet hij waarvoor hij bij je terechtkan.
• De naam van je zaak en je ondernemingsnummer. Zo ziet je klant met welke onderneming hij zaken doet.
• Je telefoon- of gsm-nummer. Dat is handig voor wie liever even belt dan mailt.
• Je e-mailadres en je website. Zo vindt je klant ze meteen terug. Gebruik je LinkedIn voor je zaak, dan kan je ook een link naar je profiel toevoegen.

Lottes handtekening ziet er zo uit:

Met vriendelijke groeten,
Lotte Vermael
Zaakvoerder
Schrijnwerkerij Vermael
[ondernemingsnummer]
[gsm-nummer]
lotte@schrijnwerkerijvermael.be
schrijnwerkerijvermael.be

Gebruikt je zaak een disclaimer, dan zet je die onder je handtekening, duidelijk gescheiden van je bericht en zo kort mogelijk. Verplicht is een disclaimer niet.

Je handtekening stel je één keer in, in het programma waarmee je mailt. In onze webmail staat ze daarna onder elke mail die je van daaruit verstuurt. Mail je ook vanuit een ander e-mailprogramma, dan voeg je de handtekening daar apart toe, want die uit webmail verschijnt daar niet. Hoe je een verzorgde handtekening opbouwt, lees je in ons artikel over hoe je een e-mailhandtekening maakt.

Staat er in je handtekening een gratis adres zoals schrijnwerkerij.vermael@gmail.com, dan ziet je klant niet meteen dat de mail van je zaak komt. Met een zakelijk e-mailadres op je eigen domeinnaam, zoals lotte@schrijnwerkerijvermael.be, herkent hij je naam al in zijn inbox.

Mail vanaf je eigen domeinnaam, in een mailbox zonder reclame.

Welke aanhef kies je: Geachte, Beste of Dag?

Voor de meeste mails aan klanten is "Beste" met de naam van je lezer de beste keuze. Welke aanhef past, hangt verder af van hoe formeel de situatie is en hoe goed je je lezer kent. Je slotgroet sluit daar telkens bij aan.

"Beste" is beleefd en klinkt toch persoonlijk, zonder de afstand die "Geachte" schept. Houd "Geachte" voor officiële mails en voor wie je nadrukkelijk beleefd wil aanspreken. "Dag" klinkt voor sommigen wat informeler en past met een voornaam in een mail aan iemand die je al kent. Ken je de naam niet, dan kan "Dag" zonder naam, maar "Beste klant" klinkt minder onpersoonlijk.

Zakelijke e-mail voorbeelden voor elke situatie

Vervang in Lottes mails de namen, data en bedragen door die van jou. De tekst tussen vierkante haken vul je zelf in, en onder je eigen mails staat je volledige handtekening. Klanten die je al kent, spreek je aan met "je". In een herinnering, een eerste kennismaking of een formele mail kies je beter voor "u". Moet je een e-mail schrijven voor een situatie die hier niet staat, neem dan het voorbeeld dat er het dichtst bij komt.

Ben je een tijd niet bereikbaar, dan stel je beter een automatisch antwoord in. Hoe je dat verwoordt, lees je in onze voorbeelden van een afwezigheidsbericht.

Een afspraak voorstellen

Gebruik deze mail als je een klant wil spreken en hem meteen twee momenten voorstelt. Zo hoeft hij alleen te kiezen.

Onderwerp: Voorstel afspraak opmeting keuken

Beste Sofie,

Bedankt voor je aanvraag voor een nieuwe keuken. Om je een correcte offerte te sturen, kom ik graag eerst de ruimte opmeten. Ik kan langskomen op dinsdag 13 oktober om 10.00 uur of op donderdag 15 oktober om 14.00 uur.

De opmeting duurt ongeveer een uur. Laat je me weten welk moment jou het best past?

Met vriendelijke groeten,
Lotte Vermael
Schrijnwerkerij Vermael

Een offerte versturen

Met deze mail stuur je een offerte als bijlage. Je zegt wat erin staat en hoe lang ze geldig is, zodat je klant weet waar hij aan toe is.

Onderwerp: Offerte maatwerkkeuken familie Claes

Beste Sofie,

Zoals afgesproken na de opmeting stuur ik je de offerte voor je maatwerkkeuken. Je vindt ze in de bijlage als pdf-bestand.

De offerte bevat de kasten in eiken, het werkblad, de plaatsing en de btw. Ze blijft geldig tot [datum]. Wil je iets aanpassen, zoals het type werkblad, dan pas ik de offerte graag aan.

Met vriendelijke groeten,
Lotte

Een offerte opvolgen

Als je na een tijd nog niets gehoord hebt, volg je je offerte vriendelijk op. Eén concrete vraag maakt het je klant makkelijk om te antwoorden.

Onderwerp: Opvolging offerte maatwerkkeuken

Beste Sofie,

Vorige week stuurde ik je de offerte voor je nieuwe keuken. Heb je de kans gehad om ze te bekijken?

Als je over een onderdeel nog twijfelt, overlopen we de offerte graag samen, aan de telefoon of in ons atelier.

Groeten,
Lotte

Een herinnering voor een openstaande factuur

Een eerste herinnering blijft vriendelijk. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en de vervaldag. Blijft de betaling daarna nog uit, dan stuur je een tweede herinnering met een duidelijke termijn.

Onderwerp: Herinnering factuur 2026-041

Beste meneer Peeters,

Volgens onze gegevens is factuur 2026-041 van [bedrag] nog niet betaald. De vervaldag was [datum]. Misschien is de factuur aan uw aandacht ontsnapt.

Ik stuur ze voor de volledigheid opnieuw mee als bijlage. Heeft u intussen al betaald, dan hoeft u niets meer te doen.

Met vriendelijke groet,
Lotte Vermael
Zaakvoerder

Een bestelling bevestigen

Bevestig een bestelling kort en zeg wat er nu gebeurt. Zo weet je klant dat alles in orde is en wanneer hij iets van je hoort.

Onderwerp: Bevestiging bestelling eiken werkbladen

Beste Sofie,

Bedankt voor je bestelling van twee eiken werkbladen op maat. Ze is goed aangekomen, en de werkbladen staan nu in onze planning.

Zodra de werkbladen klaar zijn, bellen we je om een datum voor de levering af te spreken. Heb je intussen een vraag, antwoord dan gewoon op deze mail.

Met vriendelijke groeten,
het team van Schrijnwerkerij Vermael

Kennismaken met een nieuwe klant

In een acquisitiemail stel je je voor aan een bedrijf waarmee je nog niet samenwerkt. Houd hem kort, geef een reden waarom je net hen schrijft en stel één vraag die weinig moeite kost.

Onderwerp: Maatwerk voor de inrichting van uw nieuwe winkel

Beste meneer Wouters,

Met Schrijnwerkerij Vermael maken we toonbanken, rekken en kasten op maat voor winkels en kantoren.

Mag ik u volgende week even bellen om te horen wat u voor de inrichting nodig hebt?

Met vriendelijke groet,
Lotte Vermael, zaakvoerder
schrijnwerkerijvermael.be

Antwoorden op een klacht

Op een klacht antwoord je snel en zonder je te verdedigen. Bedank je klant, erken het probleem en zeg wat je doet en wanneer.

Onderwerp: Re: Kras in de kastdeur

Beste Sofie,

Bedankt dat je ons meteen liet weten dat er een kras in een van de kastdeuren zit. Dat had niet mogen gebeuren, en het spijt me.

We vervangen de deur kosteloos. Ik bel je morgen om een moment af te spreken waarop we langskomen.

Met vriendelijke groet,
Lotte Vermael

Een formele mail aan een organisatie

Schrijf je aan een organisatie die je niet kent, zoals een gemeente of een vereniging, dan kies je een formele toon. Je gebruikt "Geachte" en spreekt je lezer de hele mail aan met "u".

Onderwerp: Vraag over de inrichting van de nieuwe bibliotheek

Geachte heer Janssens,

Via de website van de gemeente las ik dat de bibliotheek een nieuwe inrichting krijgt.

Ik hoor graag bij wie ik daarvoor terechtkan. Alvast bedankt voor uw antwoord.

Met vriendelijke groeten,
Lotte Vermael
Zaakvoerder Schrijnwerkerij Vermael
lotte@schrijnwerkerijvermael.be

Controleer dit voor je op verzenden klikt

Een vergeten bijlage of een verkeerd gespelde naam haal je er nog uit zolang de mail niet verstuurd is.

• De naam in je aanhef is juist gespeld en hoort bij de juiste persoon.
• De bijlage die je vermeldt, zit er echt bij.
• Je antwoordt alleen aan iedereen als iedereen je antwoord nodig heeft.
• Je aanhef en je slotgroet hebben dezelfde toon.
• Je laatste zin zegt wat je van je lezer verwacht.

Mail je nu nog vanaf een gratis adres, dan kies je best eerst een e-mailpakket dat bij je zaak past. Daarna registreer je je domeinnaam, als je die nog niet hebt, en maak je daarop je e-mailadres aan. Zo vertrekken je mails voortaan vanaf dat adres, en wat je vanuit webmail verstuurt, krijgt je handtekening eronder zodra je die daar hebt ingesteld.