Was ist eine E-Mail-Domain?

Die E-Mail-Domain ist der Teil einer E-Mail-Adresse, der nach dem @-Zeichen steht. In kontakt@tischlerei-lindner.de ist das tischlerei-lindner.de. Die Domain legt fest, bei welchem E-Mail-Anbieter eine Nachricht ankommt. Mit einer eigenen Domain steht dort der Name deines Unternehmens statt des Namens eines E-Mail-Anbieters, und Kunden sehen schon an der Adresse, wer ihnen schreibt.

So ist eine E-Mail-Adresse aufgebaut

Jede E-Mail-Adresse besteht aus drei Teilen. So sieht das bei kontakt@tischlerei-lindner.de aus, der Adresse einer Tischlerei:

• Der Teil vor dem @ (kontakt) ist der Name, den du für die Adresse wählst. Ihn legst du selbst fest, wenn du die Adresse anlegst, zum Beispiel nach einer Person oder einer Aufgabe.
• Das @-Zeichen trennt diesen Namen von der Domain.
• Die Domain (tischlerei-lindner.de) ist die E-Mail-Domain. Sie besteht aus dem Namen, den du registriert hast, und der Domainendung .de. Oft ist es dieselbe Domain, unter der auch deine Website erreichbar ist. Deine eigene E-Mail-Domain findest du also direkt in deiner Adresse: Alles hinter dem @ gehört dazu. Mehr dazu, was eine Domain ist, liest du in unserem Grundlagenartikel.

Reicht eine kostenlose E-Mail-Adresse für dein Unternehmen?

Für private Nachrichten reicht eine kostenlose Adresse, für dein Unternehmen eher nicht. Eine Rechnung von tischlerei.lindner@gmx.de wirkt einfach weniger vertrauenswürdig als eine von rechnung@tischlerei-lindner.de. Schreibst du Kunden, Lieferanten oder Behörden an, nimm eine eigene E-Mail-Domain. Sie trägt deinen Firmennamen in jede Nachricht, und du behältst die Adresse, auch wenn du später den Anbieter wechselst.

Hast du bisher eine kostenlose Adresse genutzt, musst du deine alten Nachrichten nicht zurücklassen. Mit unserem E-Mail-Import kopierst du E-Mails aus Konten wie Gmail, Outlook.com oder Yahoo in dein neues Konto auf deiner Domain.

Gibt es eine E-Mail-Domain kostenlos?

Dauerhaft kostenlos ist eine eigene Domain nicht, denn du zahlst für jedes Jahr, in dem du sie nutzt. Kostenlos sind nur Adressen auf der Domain eines Anbieters, etwa @gmail.com.

Wie bekommst du eine E-Mail-Domain für dein Unternehmen?

Du brauchst eine Domain und ein E-Mail-Paket. Eine eigene Website ist dafür nicht nötig. Planst du auch eine Website, kannst du stattdessen ein Webhosting-Paket nehmen. Auch in unseren Webhosting-Paketen sind E-Mail-Konten enthalten.

Für ein Unternehmen in Deutschland ist .de die naheliegende Endung. Hast du auch Kunden im Ausland, dann ist .com eine gute Wahl. Wir speichern deine E-Mails, Kontakte und Daten auf unseren eigenen Servern in Europa. Unser E-Mail-Dienst bringt außerdem einen Spam- und Virenfilter mit. Den Preis eines Pakets bestimmen die Zahl der Konten und der Speicherplatz.

Bei uns richtest du deine E-Mail-Adresse mit eigener Domain in vier Schritten ein:

1. Wähle ein E-Mail-Paket, je nachdem, wie viele E-Mail-Konten und wie viel Speicherplatz du brauchst.
2. Suche dir die gewünschte Domain aus, zum Beispiel tischlerei-lindner.de. In unseren E-Mail-Paketen ist eine Domain mit ausgewählter Endung im ersten Jahr kostenlos. Was sie ab dem zweiten Jahr kostet, siehst du in der Preisübersicht der E-Mail-Pakete.
3. Richte deine neuen E-Mail-Adressen im Kontrollpanel ein, etwa kontakt@ und rechnung@. In unserer Anleitung siehst du, wie du dort ein neues E-Mail-Konto erstellen kannst.
4. Öffne dein Postfach in unserem Webmail oder verbinde dein Konto mit einer anderen App, zum Beispiel Outlook oder Apple Mail. In einer solchen App richtest du das Konto mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort ein. Fragt die App nach IMAP und SMTP, sind die Server für das Empfangen und Senden von E-Mails gemeint.

Hast du schon eine Domain, etwa für deine Website, kannst du sie zu uns übertragen und ein E-Mail-Paket für sie hinzufügen.

Was unterscheidet ein E-Mail-Konto von einem Alias?

Ein E-Mail-Konto unterscheidet sich von einem Alias vor allem durch das eigene Postfach: Ein Alias leitet eingehende Nachrichten nur an ein oder mehrere Konten weiter.

E-Mail-Konto und Alias im Vergleich

Ein Alias lohnt sich, wenn mehrere Personen dieselben Nachrichten bekommen sollen, etwa alle, die in deiner Tischlerei Anfragen beantworten. Deine Kunden schreiben dann an eine einzige Adresse wie anfrage@tischlerei-lindner.de und müssen nicht jeden Kollegen einzeln anschreiben. Antworten schickst du von deinem eigenen Konto, denn ein Alias lässt sich nicht als Absender nutzen.

Damit deine E-Mails nicht im Spam landen

Mailserver prüfen bei jeder Nachricht, ob sie wirklich von deiner Domain kommt. Dafür gibt es drei Einträge in den DNS-Einstellungen deiner Domain:

• SPF legt fest, welche Server E-Mails im Namen deiner Domain verschicken dürfen.
• DKIM versieht jede E-Mail mit einer digitalen Signatur. Daran erkennt der Empfänger, dass die Nachricht von deiner Domain kommt und unterwegs nicht verändert wurde.
• DMARC sagt dem Empfänger, was er mit E-Mails tun soll, bei denen weder SPF noch DKIM zur Absenderdomain passt, etwa sie in den Spam-Ordner verschieben oder ablehnen.

Gmail und Yahoo verlangen seit 2024 von allen Absendern mindestens SPF oder DKIM. Wer täglich mehr als 5.000 Nachrichten an Gmail-Adressen schickt, braucht alle drei Einträge.

Liegen Domain und E-Mail bei uns, sind SPF und DKIM für dich bereits eingerichtet, bei neuen Domains auch DMARC.

Diese Fehler solltest du bei Firmen-E-Mails vermeiden

Eine Adresse mit eigener Domain ist schnell eingerichtet. Diese Fehler fallen oft erst später auf:

• Nutze keine Adresse deines Internetanbieters wie firmenname@dsl-anbieter.de. Wechselst du den Anschluss oder ziehst du in eine Region, in der dein Anbieter nicht verfügbar ist, kann die Adresse wegfallen. Eine eigene Domain hängt nicht an deinem Internetvertrag.
• Verzichte auf Spitznamen, etwa nyancat@ oder partykoenig@. Nimm deinen Namen oder die Aufgabe, zum Beispiel kontakt@.
• Lege nicht nur persönliche Adressen an. Schreiben Kunden an erika.mustermann@ und verlässt die Person dein Unternehmen, gehen neue Anfragen unter. Ein Alias wie anfrage@ leitet Nachrichten an die Person weiter, die gerade zuständig ist, und das Ziel änderst du bei Bedarf.
• Nutze die Firmenadresse nicht privat, etwa in sozialen Netzwerken oder im Verein. Lege für Privates eine eigene Adresse an und halte so Beruf und Freizeit getrennt.
• Wechsle die E-Mail-Domain nicht zu oft. Visitenkarten und Kontaktlisten bleiben länger im Umlauf, als du denkst, und wer die alte Adresse nutzt, erreicht dich nach einem Wechsel womöglich nicht mehr.
• Lege einen Absendernamen und ein Profilbild fest. Viele E-Mail-Programme zeigen beides im Posteingang an, und so erkennen Kunden auf einen Blick, wer schreibt.
• Halte die Domain kurz. Einen kurzen Namen merken sich deine Kunden leichter, und wer die Adresse von Hand eintippt, vertippt sich seltener. Ist die Domain deiner Website kurz, nutze sie auch für deine E-Mails. Ist sie lang, lohnt es sich, für E-Mails zusätzlich eine kürzere Domain zu registrieren. Wie du einen guten Domainnamen findest, erklären wir in einem eigenen Ratgeber.

Steht dein Name fest, kannst du gleich deine erste E-Mail-Adresse mit eigener Domain erstellen und deinen Kunden ab sofort von kontakt@ statt von einer Gratis-Adresse schreiben.