Sähköpostin muotoilu – mitä ovat sähköpostin osat?

Lue, millaisista osista sähköpostiosoite ja -viesti koostuvat

Sähköpostien lähettämisestä on tullut iso osa elämäämme, mutta sähköpostin eri osien nimet eivät välttämättä ole meille tuttuja. Tässä artikkelissa kerromme, minkä nimisistä osista sähköpostiosoite ja -viesti koostuvat.

Hanki ammattimainen yrityssähköposti

Hanki sähköpostiosoite omalla verkkotunnuksella ja lähetät sähköpostia ammattimaisesti.

Osta nyt

• Pääset sähköpostiin missä ja milloin tahansa
• Roskaposti- ja virusturva
• Sähköposti omalla domainilla
• Oma webmail
• 24/7 tuki
• Ei mainoksia

Sähköpostin osat ja niiden nimet

Sähköpostiosoite koostuu kolmesta osasta. Jos jokin näistä osista puuttuu, viestiä ei voida lähettää.

• Käyttäjänimi

Joka kerta, kun luot sähköpostitilin, valitset itsellesi käyttäjänimen. Käyttäjänimi voi olla nimesi, yrityksesi nimi tai vaikka nimimerkki.

Käyttäjänimen täytyy olla uniikki suhteessa muihin samaa verkkotunnusta käyttäviin sähköpostiosoitteisiin.

• Symboli

Sähköpostiosoitteen seuraava osa on @-merkki, jota kutsutaan myös at-merkiksi. Tätä merkkiä käytetään ohjaamaan joku johonkin. Oletetaan, että lähetät sähköpostia Emma-nimiselle kuvitteelliselle henkilölle, joka työskentelee meillä one.comilla. At-merkki tulee osoitteessa hänen nimensä jälkeen, ja kirjaimellisesti se tarkoittaa, että haluat ottaa yhteyttä Emmaan one.comilla.

• Verkkotunnus

Sähköpostiosoitteen viimeinen osa on verkkotunnus, joka tulee heti at-merkin jälkeen. Verkkotunnus koostuu sähköpostipalvelimen ja ylätason verkkotunnuksen nimestä. Esimerkissä Emma@one.com, “one” on sähköpostipalvelimen nimi ja .com on ylätason verkkotunnus.

Monet yritykset tarjoavat muitakin verkkotunnuspäätteitä kuin vain yleisimpiä, kuten .com tai .org. Jos siis työskentelet oppilaitoksessa, voit käyttää .edu -päätettä, tai jos työskentelet valtion virastossa, voit käyttää .gov -päätettä.

Verkkotunnusta voidaan kutsua myös sähköpostin jälkiliitteeksi. Jos joku siis kysyy sinulta sähköpostisi jälkiliitettä, kyseessä on se osa, joka tulee at-merkin jälkeen. Esimerkissämme jälkiliite on one.com.

Sähköpostin muotoilu

Seuraavaksi kerromme sähköpostiviestin eri osien muotoilusta. Viestin eri osat on tärkeää muotoilla oikein erityisesti työsähköposteissa.

• Otsikko

Sähköpostiviesti alkaa otsikolla. Otsikko kertoo sähköpostin aiheen ja esimerkiksi sen, onko kyseessä kiireellinen viesti. Jos esimerkiksi sähköpostisi vastaanottaja istuu kokouksessa saadessaan viestisi, hän voi päätellä otsikon perusteella, pitäisikö viesti lukea heti, vai voiko se odottaa kokouksen päättymistä.

• Lähettäjä

Lähettäjän osoite on sinun sähköpostiosoitteesi.

• Vastaanottaja

Tämä on sähköpostin vastaanottajan sähköpostiosoite.

• Viesti

Viesti, jonka lähetät vastaanottajalle. Viesti kannattaa aina aloittaa tilanteeseen sopivalla tervehdyksellä, varsinkin, jos kyseessä on työsähköposti. Voit lisätä sähköpostiin linkkejä, kuvia ja liitteitä. Viestin loppuun lisätään allekirjoitus.

• Allekirjoitus

Hyvän allekirjoituksen luominen on tärkeää. Allekirjoitus sisältää yleensä nimesi, puhelinnumerosi ja esimerkiksi logosi. Voit itse päättää, mitä tietoja haluat lisätä allekirjoitukseesi.

Valitse tilauksesi