4 tips for bedre resultater med AI-støttet e-postskriving

Spar tid uten å inngå kompromiss på kvalitet – her er tipsene som hjelper deg å skrive bedre e-poster med AI.

Generative AI-verktøy som ChatGPT, Gemini og Claude AI forandrer måten vi jobber på – og hverdagen vår generelt. Den store fordelen: vi sparer tid på oppgaver som ofte er kjedelige eller repetitive, som å skrive e-poster. Forskning viser at AI kan spare oss for opptil 40 % av tiden vi bruker på å sende og svare på e-poster.

Men det er en hake: det vi vinner i fart, kan vi tape i personlig preg. Mange profesjonelle meldinger laget med en AI-e-postgenerator kan høres generiske ut – eller til og med upersonlige.

I denne artikkelen deler vi konkrete råd om hvordan du bruker AI til e-postskriving, samtidig som du tar vare på personlig preg, tone, tydelig innhold og nøyaktighet. Når du er ferdig, vet du nøyaktig hvordan du lager gode instrukser (prompts) for å få de beste resultatene.

Skriv profesjonelle e-poster med one.com sitt Webmail AI

1. Definer tydelig hva e-posten skal oppnå

Før du begynner å skrive en e-post, ta et øyeblikk og spør deg selv: Hva er målet med denne meldingen? Vil jeg informere, overtale, be om noe, eller bare holde kontakten? Når du vet dette på forhånd, sparer du tid – og hjelper AI-verktøyet til å produsere mer relevant innhold.

Dette steget er viktig fordi du jobber med AI ved å gi instrukser i form av en prompt. Hvis målet er uklart, blir instruksen upresis, og resultatet kan bli vanskelig å bruke.

Ta deg tid til å definere formålet, hvem som er mottaker, og hva du ønsker å oppnå. Da gir du AI-verktøyet et godt utgangspunkt – og øker sjansen for at e-posten treffer allerede første gang.

2. Skriv en tydelig og konkret prompt

Når du har definert målet, er neste steg å gjøre det om til en konkret prompt for AI. Her er presisjon og detaljer nøkkelen: jo tydeligere og mer spesifikk du er, desto bedre blir resultatet.

I en profesjonell sammenheng er det nyttig å inkludere:

Hvem som skriver e-posten: din rolle, bedrift eller avdeling.
Hvem som mottar e-posten: kunde, kollega, leverandør, sluttbruker osv.
Bransje eller sektor: å nevne bransjen hjelper AI-verktøyet å bruke riktig terminologi og tone.
Konkret formål: informere, overtale, invitere til et arrangement, følge opp osv.
Omtrentlig lengde: kort, middels eller detaljert, avhengig av behovet.

I stedet for å bare skrive «Skriv en e-post om det nye produktet», kan en fullstendig prompt for eksempel være:

«Du er kundeservicesjef i et programvareselskap. Skriv en personlig e-post på rundt 120 ord til en konkret kunde. Formål: å svare på spørsmålet deres om produkt X og oppfordre dem til å prøve det med en gratis demo. Hils dem med navn, referer til den tidligere henvendelsen deres, og forklar kort hvordan produktet kan hjelpe dem. Hold tonen vennlig og imøtekommende uten å bli for formell.»

Et annet eksempel, for en intern e-post:

«Skriv en oppfølgings-e-post til selgerne i et logistikkselskap. Formål: å minne dem på å sende ukesrapportene sine innen fredag. Bruk en vennlig og motiverende tone, rundt 100 ord, og understreke viktigheten av å levere til rett tid.»

Poenget er at AI-verktøyet skal «se helheten», ikke bare selve meldingsteksten. Jo mer kontekst du gir, desto mer naturlig, personlig og effektiv blir e-posten.

Prøv vår AI-e-postassistent og send meldinger på 11 språk

3. Finpuss e-posten med mer kontekst og relevante detaljer

Etter at du har fått et første utkast fra AI-verktøyet, kan du forbedre teksten ved å legge til eller justere detaljer. Dette steget gjør at meldingen slutter å høres generisk ut og bedre gjenspeiler det du faktisk ønsker å formidle.

Noen måter å forbedre et AI-generert e-postutkast på:

Legg til bakgrunnsinformasjon om mottakeren: tidligere henvendelser, kjøp eller samtaler.
Inkluder konkrete opplysninger: datoer, tall, fordeler eller viktige lenker.
Juster tone og stil: mer uformell, mer formell, eller mer motiverende – avhengig av forholdet ditt til mottakeren.
Definer en tydelig handling: hva vil du at leseren skal gjøre etter å ha lest e-posten?

Etter å ha fått et første utkast kan du for eksempel justere prompten slik:

«Det første utkastet er greit, men skriv det nå spesifikt til Anna, som spurte om produkt X forrige uke. Fremhev tre viktige fordeler, legg til en lenke for å booke en demo, og behold en vennlig og motiverende tone uten å bli for formell.»

Å finpusse meldingen etter det første resultatet sikrer at AI-verktøyet produserer en e-post som er mer naturlig, presis og overbevisende.

4. Juster tonen, sjekk nøyaktigheten, og gi e-posten et menneskelig preg

Selv om AI kan være til stor hjelp når du skriver e-poster, bør du aldri sende en melding uten å lese igjennom den først. Dette steget er avgjørende for å sikre at e-posten er tydelig, passende og autentisk.

Noen råd for å gjøre e-posten så god som mulig:

Gjør manuelle justeringer: rett opp formuleringer eller ord som høres rare eller repetitive ut. AI kan bruke uttrykk som ikke føles naturlige på norsk, eller som du ikke ville brukt selv.
Sjekk at innholdet er tydelig: pass på at meldingen faktisk kommuniserer det du ønsker.
Tilpass tonen: sørg for at stilen og graden av uformellhet passer til forholdet ditt til mottakeren.
Fjern unaturlige ord eller uttrykk: AI legger av og til til unødvendig formelle vendinger, klisjeer eller fyllfraser som ikke passer til din naturlige skrivestil.
Bekreft detaljer og lenker: kontroller at datoer, tall, navn og lenker stemmer.

Noen minutter brukt på å lese igjennom og justere e-posten gjør den tydeligere og mer nøyaktig – og tilfører det menneskelige preget som gjør meldingen autentisk og imøtekommende. Det er noe ingen AI kan erstatte fullt ut.

Prøv Webmail med integrert AI i dag

Hvordan kan du se om en e-post er skrevet av AI?

Ved første øyekast kan det være vanskelig å si, men noen tegn kan tyde på at en e-post er AI-generert:

For generisk eller upersonlig språk: setninger som høres korrekte ut, men mangler «personlighet» eller konkrete referanser.
For formelt språk eller klisjeer: uttrykk som «Kjære verdifulle bruker» eller «i tråd med våre aller beste hensikter» som sjelden brukes i vanlig kommunikasjon.
Manglende kontekst eller konkrete detaljer: meldingen kan være teknisk korrekt, men mangler viktig informasjon som en person normalt ville tatt med – som navn, eksakte datoer eller referanser til tidligere samtaler.

Du kan bruke gratis verktøy som QuillBot, Scribbr eller Grammarly til å sjekke om en tekst er AI-generert, men husk at resultatene ikke alltid er 100 % nøyaktige og kan variere mellom plattformer.

Det viktigste er til syvende og sist hvordan du bruker AI: gi tydelige instrukser, les igjennom resultatet, og legg til ditt eget menneskelige preg. På den måten lager du e-poster som er tydelige, autentiske og effektive – og du utnytter det beste av teknologien uten å miste den naturlige kommunikasjonsstilen.

Skriv profesjonelle og effektive e-poster med one.com Webmail

Vil du sette disse tipsene ut i praksis? one.com Webmail er det perfekte verktøyet. I tillegg til å opprette e-postadresser med eget domene inkluderer alle pakker Aida AI, som gir deg en personlig AI-skriveassistent laget spesielt for e-postskriving.

Med Aida AI kan du:

Velge språk, tone og til og med tilpasse e-posten til mottakerens kjønn.
Bestemme meldingslengden etter ditt behov.
Legge til spesifikk kontekst for å gjøre resultatet mer presist og naturlig.

Dette gjør e-postskrivingen raskere og enklere – og du beholder det menneskelige preget som gjør hele forskjellen.

Få en profesjonell e-postadresse til bedriften

Send e-post til alle kontaktene dine med ditt eget domene.

Kjøp nå

Tilgang fra hvor som helst, når som helst
Beskyttelse mot spam og virus
E-post med ditt eget domene
Egen webmail
Støtte døgnet rundt
Reklamefri