4 tips for bedre resultater med AI-støttet e-postskriving

Spar tid uten å inngå kompromiss på kvalitet – her er tipsene som hjelper deg å skrive bedre e-poster med AI.

Generative AI-verktøy som ChatGPT, Gemini og Claude AI forandrer måten vi jobber på – og hverdagen vår generelt. Den store fordelen: vi sparer tid på oppgaver som ofte er kjedelige eller repetitive, som å skrive e-poster. Forskning viser at AI kan spare oss for opptil 40 % av tiden vi bruker på å sende og svare på e-poster.

Men det er en hake: det vi vinner i fart, kan vi tape i personlig preg. Mange profesjonelle meldinger laget med en AI-e-postgenerator kan høres generiske ut – eller til og med upersonlige.

I denne artikkelen deler vi konkrete råd om hvordan du bruker AI til e-postskriving, samtidig som du tar vare på personlig preg, tone, tydelig innhold og nøyaktighet. Når du er ferdig, vet du nøyaktig hvordan du lager gode instrukser (prompts) for å få de beste resultatene.

Skriv profesjonelle e-poster med one.com sitt Webmail AI

1. Definer tydelig hva e-posten skal oppnå

Før du begynner å skrive en e-post, ta et øyeblikk og spør deg selv: Hva er målet med denne meldingen? Vil jeg informere, overtale, be om noe, eller bare holde kontakten? Når du vet dette på forhånd, sparer du tid – og hjelper AI-verktøyet til å produsere mer relevant innhold.

Dette steget er viktig fordi du jobber med AI ved å gi instrukser i form av en prompt. Hvis målet er uklart, blir instruksen upresis, og resultatet kan bli vanskelig å bruke.

Ta deg tid til å definere formålet, hvem som er mottaker, og hva du ønsker å oppnå. Da gir du AI-verktøyet et godt utgangspunkt – og øker sjansen for at e-posten treffer allerede første gang.

2. Skriv en tydelig og konkret prompt

Når du har definert målet, er neste steg å gjøre det om til en konkret prompt for AI. Her er presisjon og detaljer nøkkelen: jo tydeligere og mer spesifikk du er, desto bedre blir resultatet.

I en profesjonell sammenheng er det nyttig å inkludere:

• Hvem som skriver e-posten: din rolle, bedrift eller avdeling.
• Hvem som mottar e-posten: kunde, kollega, leverandør, sluttbruker osv.
• Bransje eller sektor: å nevne bransjen hjelper AI-verktøyet å bruke riktig terminologi og tone.
• Konkret formål: informere, overtale, invitere til et arrangement, følge opp osv.
• Omtrentlig lengde: kort, middels eller detaljert, avhengig av behovet.

I stedet for å bare skrive «Skriv en e-post om det nye produktet», kan en fullstendig prompt for eksempel være:

«Du er kundeservicesjef i et programvareselskap. Skriv en personlig e-post på rundt 120 ord til en konkret kunde. Formål: å svare på spørsmålet deres om produkt X og oppfordre dem til å prøve det med en gratis demo. Hils dem med navn, referer til den tidligere henvendelsen deres, og forklar kort hvordan produktet kan hjelpe dem. Hold tonen vennlig og imøtekommende uten å bli for formell.»

Et annet eksempel, for en intern e-post:

«Skriv en oppfølgings-e-post til selgerne i et logistikkselskap. Formål: å minne dem på å sende ukesrapportene sine innen fredag. Bruk en vennlig og motiverende tone, rundt 100 ord, og understreke viktigheten av å levere til rett tid.»

Poenget er at AI-verktøyet skal «se helheten», ikke bare selve meldingsteksten. Jo mer kontekst du gir, desto mer naturlig, personlig og effektiv blir e-posten.

Prøv vår AI-e-postassistent og send meldinger på 11 språk

3. Finpuss e-posten med mer kontekst og relevante detaljer

Etter at du har fått et første utkast fra AI-verktøyet, kan du forbedre teksten ved å legge til eller justere detaljer. Dette steget gjør at meldingen slutter å høres generisk ut og bedre gjenspeiler det du faktisk ønsker å formidle.

Noen måter å forbedre et AI-generert e-postutkast på:

• Legg til bakgrunnsinformasjon om mottakeren: tidligere henvendelser, kjøp eller samtaler.
• Inkluder konkrete opplysninger: datoer, tall, fordeler eller viktige lenker.
• Juster tone og stil: mer uformell, mer formell, eller mer motiverende – avhengig av forholdet ditt til mottakeren.
• Definer en tydelig handling: hva vil du at leseren skal gjøre etter å ha lest e-posten?

Etter å ha fått et første utkast kan du for eksempel justere prompten slik:

«Det første utkastet er greit, men skriv det nå spesifikt til Anna, som spurte om produkt X forrige uke. Fremhev tre viktige fordeler, legg til en lenke for å booke en demo, og behold en vennlig og motiverende tone uten å bli for formell.»

Å finpusse meldingen etter det første resultatet sikrer at AI-verktøyet produserer en e-post som er mer naturlig, presis og overbevisende.

4. Juster tonen, sjekk nøyaktigheten, og gi e-posten et menneskelig preg

Selv om AI kan være til stor hjelp når du skriver e-poster, bør du aldri sende en melding uten å lese igjennom den først. Dette steget er avgjørende for å sikre at e-posten er tydelig, passende og autentisk.

Noen råd for å gjøre e-posten så god som mulig:

• Gjør manuelle justeringer: rett opp formuleringer eller ord som høres rare eller repetitive ut. AI kan bruke uttrykk som ikke føles naturlige på norsk, eller som du ikke ville brukt selv.
• Sjekk at innholdet er tydelig: pass på at meldingen faktisk kommuniserer det du ønsker.
• Tilpass tonen: sørg for at stilen og graden av uformellhet passer til forholdet ditt til mottakeren.
• Fjern unaturlige ord eller uttrykk: AI legger av og til til unødvendig formelle vendinger, klisjeer eller fyllfraser som ikke passer til din naturlige skrivestil.
• Bekreft detaljer og lenker: kontroller at datoer, tall, navn og lenker stemmer.

Noen minutter brukt på å lese igjennom og justere e-posten gjør den tydeligere og mer nøyaktig – og tilfører det menneskelige preget som gjør meldingen autentisk og imøtekommende. Det er noe ingen AI kan erstatte fullt ut.

Prøv Webmail med integrert AI i dag

Hvordan kan du se om en e-post er skrevet av AI?

Ved første øyekast kan det være vanskelig å si, men noen tegn kan tyde på at en e-post er AI-generert:

• For generisk eller upersonlig språk: setninger som høres korrekte ut, men mangler «personlighet» eller konkrete referanser.
• For formelt språk eller klisjeer: uttrykk som «Kjære verdifulle bruker» eller «i tråd med våre aller beste hensikter» som sjelden brukes i vanlig kommunikasjon.
• Manglende kontekst eller konkrete detaljer: meldingen kan være teknisk korrekt, men mangler viktig informasjon som en person normalt ville tatt med – som navn, eksakte datoer eller referanser til tidligere samtaler.

Du kan bruke gratis verktøy som QuillBot, Scribbr eller Grammarly til å sjekke om en tekst er AI-generert, men husk at resultatene ikke alltid er 100 % nøyaktige og kan variere mellom plattformer.

Det viktigste er til syvende og sist hvordan du bruker AI: gi tydelige instrukser, les igjennom resultatet, og legg til ditt eget menneskelige preg. På den måten lager du e-poster som er tydelige, autentiske og effektive – og du utnytter det beste av teknologien uten å miste den naturlige kommunikasjonsstilen.

Skriv profesjonelle og effektive e-poster med one.com Webmail

Vil du sette disse tipsene ut i praksis? one.com Webmail er det perfekte verktøyet. I tillegg til å opprette e-postadresser med eget domene inkluderer alle pakker Aida AI, som gir deg en personlig AI-skriveassistent laget spesielt for e-postskriving.

Med Aida AI kan du:

• Velge språk, tone og til og med tilpasse e-posten til mottakerens kjønn.
• Bestemme meldingslengden etter ditt behov.
• Legge til spesifikk kontekst for å gjøre resultatet mer presist og naturlig.

Dette gjør e-postskrivingen raskere og enklere – og du beholder det menneskelige preget som gjør hele forskjellen.

Få en profesjonell e-postadresse til bedriften

Send e-post til alle kontaktene dine med ditt eget domene.

Kjøp nå

• Tilgang fra hvor som helst, når som helst
• Beskyttelse mot spam og virus
• E-post med ditt eget domene
• Egen webmail
• Støtte døgnet rundt
• Reklamefri

Relaterte lenker

• Slik oppretter du et familie-e-postdomene
• Hva er Microsoft Exchange?
• Hva er et e-postalias?