Kuinka aloittaa sähköposti (2024)

Sinun tulee aloittaa sähköposti käyttämällä vastaanottajan nimeä. Käytä tervehdystä, jolla on sopiva muodollisuus. Mene sitten suoraan asiaan ja mainitse viestin tarkoitus. Kirjoita sen jälkeen loput sähköpostistasi. Seuraavaksi katsomme lisää hyödyllisiä vinkkejä.

Sähköpostin aloittaminen oikein on tärkeää

Keskimääräinen toimistotyöntekijä saa 121 sähköpostia päivittäin. Heidän huomionsa kiinnittäminen on siis vaikeaa, joten tarvitset vahvan aloituksen. Ilman sitä kukaan ei lue uutiskirjettäsi tai sähköpostikampanjaasi.

Ennen kuin voit aloittaa sähköpostin kirjoittamisen, sinun täytyy ymmärtää kohdeyleisösi eli vastaanottaja sopivan muodollisuustason valitsemiseksi. Seuraavat aiheet antavat sinulle lisätietoja sähköpostin aloittamisesta virallisesti ja epävirallisesti.

Miten aloittaa sähköposti muodollisesti

Vastaanottajasta riippuen saatat haluta käyttää muodollista lähestymistapaa. Se tapahtuu seuraavalla tavalla:

1. Käytä ammattimaista sähköpostia

Luo yrityksellesi ammattimainen sähköpostiosoite, jos sinulla ei ole sellaista. Sen käyttäminen saa sinut näyttämään ammattimaisemmalta, mikä on tärkeää riippumatta siitä, tavoitteletko viestissäsi virallista vai epävirallista sävyä.

Lue lisää: Lue lisää artikkelista Sähköpostitilin luominen.

2. Aloita sopivalla tervehdyksellä

Turvallisin tapa on aloittaa sähköposti on sanalla “hei.” Vältä sanaa “hyvä.” Se kuulostaa erittäin persoonattomalta, mikä voi kostautua varsinkin, jos tavoittelet myyntejä.

3. Käytä vastaanottajan koko nimeä

Vältä käyttämästä yleistävää “Hei, asiakas” tai “hyvä asiakas.” Käytä sen sijaan vastaanottajan koko nimeä, eli etu- ja sukunimeä.

Lue lisää: Toinen tapa lisätä myyntiä on varmistaa, että verkkosivustosi on helppokäyttöinen. Lue siis artikkeli Kuinka parantaa verkkosivustosi käyttökokemusta.

4. Mene suoraan asiaan

Kun olet käyttänyt tervehdyksessä vastaanottajan nimeä, sinun on aika kertoa, miksi otat häneen yhteyttä. Mene suoraan asiaan. Ihmisillä on kiire. He sulkevat viestisi, jos sinulla menee liian kauan asian ilmaisemisessa. Kunnioita heidän aikaansa.

Miten aloittaa sähköposti epävirallisesti

Vastaanottajasta riippuen joskus epävirallisempi lähestymistapa voi olla parempi.

1. Käytä tervehdystä

Sähköpostin aloittaminen tapahtuu samaan tapaan tervehdyksellä, mutta se voi olla hieman rennompi. Esimerkiksi “moi” tai “heippa” voi sopia käytettäväksi epävirallisessa tilanteessa.

2. Käytä vastaanottajan etunimeä

Kun aloitat sähköpostin epävirallisesti, voit kutsua vastaanottajaa hänen etunimellään. Tässä tilanteessa koko nimen käyttäminen kuulostaisi persoonattomalta.

3. Hae yhteyttä vastaanottajaan

Kannattaa mennä jälleen suoraan asiaan, mutta voit myös käyttää lyhyttä persoonallista lausetta hakeaksesi yhteyttä vastaanottajaan.

Esimerkiksi

“Moi Adrian,

Toivon, että et ole kyllästynyt juhlimaan Barcelonan voittoa viime yönä. Tässä on joitakin tarjouksia, jotta voimme jatkaa hyvän fiiliksen ylläpitoa.”

Jos automatisoit sähköpostisi ja lähetät ne suurelle yleisölle (kuten uutiskirjeessä) henkilökohtaisen lauseen luominen tulee haastavammaksi, koska sinun on tiedettävä jokaisen maku. Voit tehdä markkinatutkimusta löytääksesi yhtäläisyyksiä.

Kuinka aloittaa sähköposti vieraalle

Sinun on ehkä lähetettävä markkinointisähköposteja henkilölle, joka ei ole osoitekirjassasi. Oletetaan esimerkiksi, että yrität tehdä yhteistyötä jonkin yrityksen tai henkilön kanssa. Tällöin kannattaa edetä hieman eri tavalla. Opitut säännöt pätevät edelleen, mutta sinun tulee myös seurata muutamia muita ohjeita:

1. Esittele itsesi

Kerro vastaanottajalle, kuka olet. Kerro heille yrityksestäsi mieluiten mitattavissa olevilla saavutuksilla, jotka erottuvat joukosta, kuten 150 000 kakun myyminen vuonna 2022. Varmista kertomuksellasi, että viestin vastaanottaja haluaa tietää sinusta lisää.

2. Anna kohteliaisuus

Keskity seuraavaksi siihen, mikä tekee sähköpostin vastaanottajasta ainutlaatuisen. Keskity hänen saavutukseensa tai johonkin, joka saa heidän yrityksensä erottumaan joukosta. Yritä käyttää aasinsiltaa, mikä selittää, miksi otat heihin yhteyttä.

3. Kerro, miksi otat yhteyttä

Kerro nyt vastaanottajalle, miksi otat häneen yhteyttä. Jos esimerkiksi etsit B2B-kumppanuutta, anna heille yleiskatsaus suunnitelmastasi ja yritä sopia tapaamisesta keskustellaksesi aiheesta lisää.

Kaikki nämä vaiheet ovat samankaltaisia: niiden tulee olla lyhyitä ja ytimekkäitä. Huolimatta sähköpostisi tarkoituksesta, kunnioita aina ihmisten aikaa. Yritä käyttää esimerkiksi vain yhtä tai kahta lausetta esitelläksesi itsesi. Vastaanottaja arvostaa sitä, että kunnioitat hänen aikaansa.