Luo hyvä poissaoloviesti sähköpostiin

Oletko menossa lomalle, tai etkö ole tilapäisesti tavoitettavissa sähköpostitse? Oli syy mikä tahansa, siitä kannattaa ilmoittaa poissaoloviestillä. Tässä artikkelissa kerromme vinkkejä hyvän poissaoloviestin kirjoittamiseen. Annamme myös 7 poissaoloviesti-esimerkkiä, joita voit käyttää apuna sähköpostia luodessasi.

Mikä on poissaoloviesti?

Poissaoloviesti on automaattinen sähköposti, jonka sähköpostiohjelmasi lähettää saapuvien sähköpostien lähettäjille. Poissaoloviestillä voit ilmoittaa kaikille poissaolostasi esimerkiksi loman, työmatkan tai sairauden vuoksi.

Miksi poissaoloviesti on tärkeä?

Poissaoloviestillä voit kertoa, miksi viesteihin vastaaminen kestää sinulta kauemmin. Näin vältyt väärinkäsityksiltä ja sekaannuksilta. 

Poissaoloviesti on hyödyllinen myös näillä tavoilla: 

• Realistiset odotukset

Poissaoloviestin ansiosta viestejä lähettäneet henkilöt tietävät, ettei heidän kannata odottaa välitöntä vastausta. 

• Ammattimainen vaikutelma

Osoitat, että hyvä viestintä on osa ammattitaitoasi.

• Vaihtoehtoinen yhteyshenkilö

Voit tarjota kollegasi yhteystiedot kiireellisiä asioita varten, jotta viestien lähettäjät tietävät, että he voivat saada apua muiltakin.

• Tyytyväisyys

Viestien lähettäjät ovat tyytyväisempiä, kun he tietävät saavansa vastauksen myöhemmin. 

Mistä osista poissaoloviesti koostuu?

Yleensä poissaoloviesti sisältää seuraavat osat ja tiedot. 

• Aiherivi

Ilmoita poissaolostasi jo viestin aiheessa.

• Tervehdys

Aloita poissaoloviesti tervehdyksellä.

• Ilmoitus

Ilmoita poissaolostasi ja kerro sen tarkemmat päivämäärät tarvittaessa. Lue myös artikkelimme Kuinka aloittaa sähköposti?

• Poissaolon syy (vapaaehtoinen)

Voit halutessasi kertoa vastaanottajalle poissaolosi syyn.

• Vaihtoehtoiset yhteystiedot (vapaaehtoinen)

Jos viestien lähettäjät voivat tavoittaa jonkun muun kiireellisissä asioissa, anna vaihtoehtoinen sähköpostiosoite. Voit laittaa tämän sähköpostiosoitteen sähköpostin cc-kenttään.

• Vastausaika (vapaaehtoinen)

Kerro vastaanottajille vastausaikasi. Täsmällisen ajan sijaan kannattaa sanoa, että lähetät vastauksen mahdollisimman pian.

• Lopetus

Päätä viesti kohteliaalla lopetuksella.

• Yhteystiedot

Muista laittaa nimesi, yhteystietosi ja sähköpostin allekirjoitus viestin alareunaan.

Kuinka poissaoloviesti kirjoitetaan?

Hyvä poissaoloviesti on: 

• Lyhyt ja ytimekäs 

Poissaoloviesti on lyhyt, ytimekäs ja nopea lukea. Mainitse vain tärkeimmät tiedot, kuten poissaolosi kesto ja vaihtoehtoiset yhteystiedot.

• Sävyltään oikea

Käytä kohdeyleisöösi sopivaa sävyä. Jos kyseessä on työsähköpostisi, varmista, että viestisi on asiallinen. Jos sinulla on nuori kohdeyleisö, epävirallinen tyyli voi sopia paremmin.

• Henkilökohtainen

Voit lisätä sähköpostiisi henkilökohtaisen viestin, kuten kiitoksen.

• Hyvin toimiva

Ennen kuin poissaolosi alkaa, tarkista, että poissaoloviesti toimii oikein lähettämällä itsellesi sähköpostiviestin.

Mitä poissaoloviestiin ei kannata laittaa?

Poissaoloviestissä kannattaa välttää seuraavia asioita, jotta et vaikuta epäammattimaiselta:

1. Vältä liian henkilökohtaisia tietoja

Pidä viesti ammattimaisena äläkä kerro siinä liian henkilökohtaisia tietoja. Sinun ei esimerkiksi tarvitse kertoa vastaanottajalle, että olet menossa jalkaleikkaukseen.

2. Älä käytä negatiivista kieltä

Älä käytä negatiivista kieltä ja keskity vain olennaisiin tietoihin. Viestissä ei kannata todeta esimerkiksi “Vihdoinkin minulla on ansaittu lomani kaikkien valitusten jälkeen!”

3. Älä kirjoita liian epävirallisesti.

Vältä epävirallisia ilmauksia, kuten lyhenteitä ja hymiöitä. Esimerkiksi “moro jäbä, lähen menee” ei todennäköisesti ole paras ilmaisu poissaoloviestissä.

4. Käytä oikeita tietoja

Ennen kuin lähdet toimistolta, tarkista, ovatko kaikki sähköpostin tiedot oikein, jotta vältyt väärinkäsityksiltä.

5. Pidä sähköposti lyhyenä

Pidä viesti lyhyenä, jotta vastaanottaja jaksaa lukea sen loppuun saakka.

Poissaoloviesti malli: 7 esimerkkiä

Tarvitsetko apua poissaoloviestin luomisessa? Alla voit lukea 7 esimerkkiä poissaoloviestistä. 

1. Yleinen poissaoloviesti

Hei [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. Olen poissa [aloituspäivä] – [päättymispäivä] (syy [poissaoloon]).

Tärkeissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle]. 

Vastaan heti, kun palaan. Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ymmärryksestäsi.

Ystävällisin terveisin

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

2. Poissaoloviesti lomia varten

Hei [vastaanottajan nimi], 

Kiitos viestistäsi. Olen lomalla [aloituspäivä] – [lopetuspäivä], enkä käytä sen aikana sähköpostiani.

Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Vastaan viestiisi heti, kun palaan. Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ymmärryksestäsi.

Ystävällisin terveisin

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

3. Poissaoloviesti pyhiä varten

Hei [vastaanottajan nimi], 

Kiitos viestistäsi. Lomapyhien lähestyessä olen pian poissa toimistolta. En ole tavoitettavissa sähköpostitse [aloituspäivä] – [lopetuspäivä].

Tärkeissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Toivotan hyviä lomapäiviä jo etukäteen! Vastaan heti, kun palaan. Kiitos ymmärryksestäsi ja kärsivällisyydestäsi.

Ystävällisin terveisin

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

4. Poissaoloviesti sairauden varalta

Hei [vastaanottajan nimi], 

Kiitos viestistäsi. Olen tällä hetkellä sairaana enkä voi vastata sähköposteihin.

Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Toivottavasti voin pian vastata sähköpostiisi. Kiitos ymmärryksestäsi ja kärsivällisyydestäsi.

Ystävällisin terveisin

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

5. Poissaoloviesti tavallisille vapaapäiville

Hei [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. [Päivät] ovat vapaapäiviäni, enkä ole siksi paikalla.

Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Vastaan sähköpostiisi, kun palaan. Kiitos ymmärryksestäsi ja kärsivällisyydestäsi.

Ystävällisin terveisin

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

6. Poissaoloviesti äitiyslomaa varten

Hei [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. Olen äitiyslomalla [alkamispäivä] – [päättymispäivä]. Siksi en voi vastata sähköpostiisi.

Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Pyydän ymmärrystä ja kärsivällisyyttä tänä aikana.

Ystävällisin terveisin

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

7. Poissaoloviesti, kun lähdet organisaatiosta

Hei [vastaanottajan nimi],

Kiitos viestistäsi. Haluan ilmoittaa, että en ole enää [yrityksen nimi] palveluksessa.

Toistaiseksi en voi vastata sähköposteihin tai tarjota apua. Suosittelen kääntymään kaikissa hoidossani olleissa asioissa kollegani [kollegan nimi] puoleen osoitteessa [yhteystiedot kollegalle].

Kiitos ymmärryksestäsi!

Ystävällisin terveisin

[sinun nimesi]
[sinun asemasi]

Miten asettaa poissaoloviesti one.comilla

Jos käytössäsi on one.comin sähköpostipalvelu, voit ottaa poissaoloviestin käyttöön helposti. Lue tämä hyödyllinen opas, jossa kerromme, kuinka voit määrittää poissaoloviestin.

Lyhyesti

Poissaoloviestillä voit ilmoittaa poissaolostasi niille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia. Hyvä poissaoloviesti antaa ammattimaisen vaikutelman ja kertoo viestien lähettäjille, milloin heidän kannattaa odottaa vastaustasi. Tässä artikkelissa olemme kertoneet vinkkejä hyvän poissaoloviestin luomiseen ja antaneet 7 mallia erilaisista poissaoloviesteistä. Toivomme, että niistä on sinulle hyötyä.