Bij one.com bepaalt u zelf op welke manier u uw mail wilt beheren. Met webmail kunt u gegarandeerd overal uw mail ontvangen en verzenden, ongeacht welke computer u gebruikt. Kies IMAP wanneer u flexibele toegang wilt tot al uw verzonden en ontvangen e-mails, of selecteer POP wanneer u uw mail uitsluitend op één locatie wilt verzamelen.
Kies POP3 of IMAP, afhankelijk van hoe u e-mail wilt gebruiken. POP3 (meestal gewoon POP genoemd) is een afkorting van "Post Office Protocol" en IMAP staat voor "Instant Message Access Protocol". Beide manieren hebben voor- en nadelen. Over het algemeen adviseren wij om IMAP te gebruiken.
Wanneer u ervoor kiest om uw e-mail in te stellen met IMAP wordt er altijd een kopie van de mail op de server bewaard. In het geval dat uw harddisk faalt of uw computer wordt gestolen, hoeft u niet bang te zijn om waardevolle gegevens te verliezen. De back-up van one.com beschermt uw mail tegen bijna elk mogelijk risico.
Wanneer u uw e-mail beheert met IMAP, bewaart uw mailprogramma een lokale kopie op uw computer, maar laat daarnaast ook een kopie op de server staan. De mail blijft beschikbaar totdat u deze zelf verwijdert. Hierdoor is de inhoud van uw inbox altijd hetzelfde, zowel op bijv. uw smartphone als op uw computer.
Het is aan te raden om altijd een kopie van uw data op een andere locatie te bewaren, voor het geval zich een technisch defect voordoet. Het IMAP protocol doet dit automatisch door altijd een kopie op te slaan op zowel uw computer als op de server. Als uw harddisk stukgaat, of uw computer wordt gestolen of beschadigd, loopt u een groot risico om de lokaal opgeslagen mail te verliezen. Gelukkig heeft u met IMAP ook altijd nog een kopie op de server staan.
Wellicht maakt u al gebruik van e-mail op uw mobiele telefoon? Bij one.com kunt u uw IMAP mailacounts instellen op Windows, Linux en Mac computers en daarnaast ook op uw iPhone, iPad en de meeste andere smartphones. Met IMAP heeft u al uw ontvangen en verzonden mail altijd binnen handbereik, ongeacht het platform of apparaat dat u gebruikt.
Wanneer u POP gebruikt om uw e-mail op te halen, wordt de mail automatisch van de server verwijderd wanneer deze gedownload wordt naar uw computer. Dit betekent dat er dus geen kopie van uw mail op de server wordt bewaard. POP mail heeft een aantal voordelen. POP maakt efficiënter gebruik van de beschikbare bandbreedte, wat vooral van pas komt bij langzame internetverbindingen. Daarnaast hoeft u met POP nooit bang te zijn dat uw inbox te vol wordt.
Wellicht wilt u in de toekomst een ander e-mailprogramma gaan gebruiken, in plaats van bijv. Apple Mail wilt u overstappen naar Mozilla Thunderbird of vice versa. Wanneer u POP gebruikt om uw mail te beheren is het erg lastig om uw oude mail veilig naar het nieuwe programma te verplaatsen. Met IMAP kunt u de mail gewoon opnieuw downloaden vanaf de server en hoeft u dus alleen de account opnieuw in te stellen. Daarnaast heeft webmail een ingebouwde kalender waarmee het plannen van uw afspraken een fluitje van een cent is. De functies bieden extra gebruiksgemak, zonder dat dit de laadtijd nadelig beïnvloed. De functionaliteit, prestatie en het ontwerp van het adresboek en de kalender vormen een complete omgeving die niet onder doet voor andere e-mailprogramma's, zoals Microsoft Outlook of Mozilla Thunderbird.
