Hoe jij de ultieme e-mailhandtekening maakt

Wat is een e-mailhandtekening precies? 

Een e-mailhandtekening is de contactinformatie die wordt vermeld aan het einde van de e-mail. In feite is het jouw visitekaartje, waarmee je het anderen makkelijker maakt om met je te communiceren. Een goede e-mailhandtekening maken is belangrijk om verschillende redenen. Ten eerste presenteer je jezelf via een e-mailhandtekening: je straalt digitaal uit wie je bent en wat je doet. Daarnaast is het altijd goed om je gegevens achter te laten, voor het geval dat een ontvanger bijvoorbeeld telefonisch op je zou willen reageren in plaats van via e-mail. Het is handig als je telefoonnummer dan beschikbaar is. Het maakt het voor ontvangers ook makkelijker om via social media met je te connecten, mocht je die knoppen willen toevoegen aan je e-mailhandtekening.

Een goede e-mailhandtekening maken doe je zo 

Hoe je je e-mailhandtekening schrijft hangt af van de mensen waarnaar e-mails worden verstuurd. Ben je eigenaar van een bedrijf en gebruik je je e-mail om contact te leggen met klanten en leveranciers? Of gebruik je je e-mail puur om dingen te delen met vrienden en familie? Als je op zoek bent naar een algemene, maar écht goede e-mailhandtekening, kun je deze het beste eenvoudig, beknopt, nuttig en ‘to the point’ houden. Je wil voorkomen dat onnodige informatie de grotere boodschap overschaduwt.

Hieronder zie je een aantal onderdelen die niet mogen ontbreken in een goede e-mail handtekening:

Begin met een afsluiting

De beste e-mailhandtekeningen hebben een duidelijke afsluiting. Dit kan van alles zijn, alhoewel de uitspraken ‘met vriendelijke groet’ en ‘hartelijke groet’ het meest gebruikelijk zijn. Je zou dit aan je e-mailhandtekening kunnen toevoegen, zodat je het niet meer in iedere e-mail zelf hoeft te schrijven. Als je verschillende afsluitingen voor verschillende ontvangers gebruikt kun je bijvoorbeeld meerdere e-mailhandtekeningen maken.

Schrijf je voor- en achternaam

Deze is uiteraard voor de hand liggend. Schrijf je voor- en achternaam op de gebruikelijke manier of in ‘bold’ (dikgedrukt) lettertype. Dat is aan jou. Normaliter schrijven wij de namen onderaan, zodat mensen weten wie binnen het bedrijf de e-mail heeft geschreven. Vind je het ook zo vervelend als je e-mails ontvangt waarin de afzender je naam verkeerd heeft gespeld? Dit is een uitstekende manier om dat probleem te voorkomen, aangezien de ontvanger letterlijk voor zich heeft hoe je je naam moet spellen.

Voeg je telefoonnummer toe

Het is altijd in je voordeel om je telefoonnummer in je e-mailhandtekening te vermelden, voor het geval de ontvanger je snel wil kunnen spreken als reactie op je e-mail. Het oogt professioneel als je deze optie gemakkelijk maakt voor de ontvanger.

Houd het simpel

Het is aan te raden om je e-mailhandtekening zo eenvoudig mogelijk te houden. Het toevoegen van een kleur of bepaald lettertype kan uiteraard een leuke toevoeging zijn, maar het moet niet onleesbaar worden. Gebruik daarnaast hetzelfde lettertype als wat je in de e-mail zelf gebruikt.

Deel je e-mailhandtekening op een duidelijke manier in

Een duidelijke verdeling in handtekening e-mail is een goede manier om de meest waardevolle informatie aan te duiden en de ontvanger naar de meest essentiële informatie te leiden, waarmee hij of zij sneller vindt wat hij zoekt. Dit is vooral van belang als je e-mails worden doorgestuurd naar anderen. Begin met een afsluiting, gevolgd door je naam, en vervolgens eventueel andere informatie. Een voorbeeld hiervan zie je in de onderstaande afbeelding.

Maak je e-mailhandtekening ook mobielvriendelijk 

In de huidige wereld, verloopt veel e-mailverkeer via de mobiele telefoon. Veel mensen lezen en beantwoorden hun e-mails onderweg. Daarom is het van belang om ervoor te zorgen dat je e-mailhandtekening een strak en duidelijk ontwerp heeft op mobiele apparaten, om zo de communicatie te versnellen en verbeteren. We willen dat de ontvanger de inhoud van je e-mail leest en gemakkelijk met je in contact kan komen. Het klikbaar maken van je telefoonnummer helpt hier ook enorm bij. Er zijn tal van gratis online tools die weergeven hoe jouw e-mailhandtekening eruit zou komen te zien op een mobiel toestel. 

Zo maak je je handtekening nog professioneler 

De eerste vraag die je jezelf wellicht stelt, is wat precies het beste in een professionele e-mailhandtekening past. We raden je aan om het echt te zien als een visitekaartje die het imago en het merk promoot van je bedrijf. Daag jezelf uit om na te denken over hoe je zou willen dat mensen jou zien en op welke manier ze zaken met jou associëren. In dit opzicht is het naast de vermelding van naam en telefoonnummer ook belangrijk dat de werktitel en het bedrijfslogo toegevoegd worden. Je zou zelfs je bedrijfswebsite kunnen koppelen aan de e-mailhandtekening.

Als het aankomt op e-mailhandtekeningen, dan is er vaak een discussie over het al dan niet opnemen van je e-mailadres in de handtekening zelf. Sommige mensen vinden het overbodig omdat je de mail al stuurt vanuit je e-mailadres, terwijl anderen het geen kwaad vinden kunnen doen om extra duidelijk te zijn. Een argument voor het laatste, is dat het handig is als je de e-mail doorstuurt naar anderen, waarmee je nog even goed markeert wie welke e-mail geschreven heeft.

Hieronder vind je de lijst die wij hebben samengesteld om aan te geven met wat je in je professionele e-mailhandtekening zou kunnen zetten. Onthoud dat eigenlijk alleen jij weet waar jouw e-mailhandtekening voor moet staan en welke informatie daarvoor waardevol is. Je wil je ontvangers niet overspoelen met informatie, dus in dat geval is het ook een kwestie van ‘less is more’.

Voeg je functie of titel toe

Het is belangrijk voor de ontvanger om jouw functie of expertise te weten, zodat hij of zij adequaat en inhoudelijk op je kan reageren. Daarom is het naast het schrijven van je voor- en achternaam ook een goede idee om je functie in je e-mailhandtekening te benoemen. Dit is een goede manier om aan geloofwaardigheid te winnen, aangezien de ontvanger jou in de toekomst met het bedrijf zal associëren. Je kan ook een logo en een link naar de website van het bedrijf toevoegen, zodat de ontvanger er gemakkelijker toegang toe heeft en een kijkje kan nemen in het bedrijf en wat je daar precies doet.

Geef verschillende opties om contact op te nemen

Vermeld de verschillende manieren waarop de ontvanger contact met je op kan nemen in je e-mailhandteking. In de meeste gevallen is dit een telefoonnummer of een faxnummer. Hiermee maak je het voor de ontvanger toegankelijk om met jou in contact te komen. Als jouw bedrijf internationaal opereert, vergeet dan niet om dan ook een  internationaal voorvoegsel op te nemen. Om het nog makkelijk voor de ontvanger te maken zou je ook een linkje kunnen maken zodat de ontvanger gewoon op het nummer kan klikken en je direct kan bellen. Dit doe je voor een hyperlink toe te voegen, zoals je normaal een URL of link toe zou voegen aan je mailtje. In het geval van een telefoonnummer moet je het volgende toevoegen in plaats van een website, met als voorvoegsel tel:, zoals te zien in dit voorbeeld  ‘’tel:0612345678’’.

Link je social media profielen

Volgen, delen en liken: sociale media spelen een belangrijke rol in onze moderne maatschappij. Het is normaal geworden om gelijk de sociale media te checken als je iemand tegenkomt die je interessant vindt. Mensen marketen zichzelf ook via deze kanalen. Door social media iconen toe te voegen aan je e-mailhandtekening maak je het makkelijk voor de ontvangers om met jou, of jouw bedrijf te connecten. Vaak worden linkjes naar een persoonljke Linkedin-pagina of bedrijfspagina’s op andere social media in een e-mailhandtekening toegevoegd. Het is misschien minder verstandig om andere persoonlijke social media profielen te linken als je werk en privé gescheiden wilt houden.

Gebruik een call-to-action

Je bent meer dan alleen je telefoonnummer. In sommige gevallen is het daarom aan te raden om iets aan je e-mailhandtekening toe te voegen dat inhoudelijk inhaakt op je bedrijf. Hiervoor raden wij een call-to-action aan. Met call-to-action bedoelen we alle vormen van interactie waarin jouw bedrijf gereflecteerd wordt. Voorbeelden van gebruikelijke call-to-actions zijn bijvoorbeeld links naar webinars waaraan gratis deelgenomen kan worden, een whitepaper of een PDF met inhoudelijke informatie over de branche. Dit allemaal in de geest van het inhoudelijk promoten van je merk. Wees er wel van bewust dat dit authentiek blijft en iets moet toevoegen, dat het niet enkel overkomt als promotiemateriaal. Nogmaals, we willen geen onnodige informatie doorspelen, het is juist het idee dat je handtekening enkel bestaat uit essentiële informatie. 

Voeg in sommige gevallen een disclaimer toe 

Dit is alleen een optie wanneer de aard van je bedrijf zich hiernaar leent. Een disclaimer is een cruciale aanvulling op een goede e-mailhandtekening bij het werken met financiële, juridische of verzekeringsmaatschappijen. Vooral vandaag de dag is het handig om je erin te verdiepen of dit van toepassing van jou is, aangezien we te maken hebben met wetgeving omtrent privacy. De inhoud van je e-mail bevat mogelijk privé-informatie waarvan niemand behalve de ontvanger bekend is en je wil een zekere vorm van vertrouwen winnen. Daarom is het belangrijk om die informatie te beschermen als deze in onwaarschijnlijke gevallen in de inbox van iemand anders terechtkomt, vooral sinds de GDPR in Europa actief is. Een disclaimer zou er ongeveer zo uit kunnen zien:

“De inhoud van deze e-mail is vertrouwelijk en alleen bedoeld voor de ontvanger die in het bericht wordt vermeld. Het is ten strengste verboden om enig deel van dit bericht met derden te delen zonder schriftelijke toestemming van de afzender. Als u dit bericht per ongeluk heeft ontvangen, beantwoord dit bericht dan en verwijder het, zodat we ervoor kunnen zorgen dat een dergelijke fout zich in de toekomst niet meer voordoet.“

Nu je een duidelijk idee hebt van het schrijven van een goede e-mailhandtekening, heb je daarbij alleen nog een e-maildomein nodig. Dat kan gemakkelijk geregeld worden via one.com, door een domeinnaam te kopen.

Zo voeg jij een e-mail handtekening toe via de one.com webmail

Kun je eenvoudig een goede handtekening maken met de webmail toepassing. Hier geven wij aan hoe je dat precies doet:

• Log in op je e-mail account.
• Ga naar je instellingen.
• Voer op het tabblad Algemeen jouw nieuwe handtekening in en klik op opslaan.