Sähköpostin muotoilu – mitä ovat sähköpostin osat?
Selvitä kaikki, mitä sinun pitää tietää sähköpostin muotoilusta
Kirjoitamme ja lähetämme useita sähköposteja päivittäin. Sähköpostien kirjoittamisesta ja lähettämisestä on tullut valtava osa elämäämme, mutta tiedätkö sähköpostin varsinaisten osien nimet? Tiedätkö, miten sähköpostin muotoilu kannattaa tehdä ja mikä sähköpostin liite (email suffix) on?
Tässä artikkelissa sukellamme syvemmälle sähköpostin terminologian maailmaan.
Tällä sivulla
Sähköpostin osat ja niiden nimet
Aloitetaan sähköpostiosoitteen osista. Sähköpostiosoite koostuu kolmesta osasta. Oletetaan, että yksi kolmesta osasta puuttuu, kun lähetät sähköpostiviestisi. Siinä tapauksessa saat automaattisen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että sähköpostia ei voitu lähettää väärien osoitetietojen vuoksi. Toinen esimerkki voi olla, että olet lähettänyt sähköpostiviestin väärälle henkilölle. Katsotaanpa sähköpostiosoitteen kolmea osaa.
- Käyttäjänimi
Tämä on yksinkertainen ja suoraviivainen asia. Joka kerta, kun luot sähköpostitilin, päätät käyttäjänimesi. Käyttäjänimi voi olla nimesi, yrityksesi nimi tai mikä tahansa, mihin haluat ihmisten liittävän sinut.
Käyttäjänimen pitää olla uniikki.
- Symboli
Kun olet valinnut käyttäjätunnuksesi, sähköpostiosoitteen seuraava osa on @ -merkki, joka tunnetaan myös nimellä “at”-merkki. Tätä merkkiä käytetään ohjaamaan joku johonkin. Oletetaan, että lähetät sähköpostia Emmalle (kuvitteellinen hahmo), joka työskentelee osoitteessa one.com. Merkki tuli hänen nimensä jälkeen. Osoite olisi Emma “at” (@) one.com.
- Domainnimi
Sähköpostiosoitteen viimeinen osa on verkkotunnus, joka tulee heti at-merkin jälkeen. Domain koostuu sähköpostipalvelimen ja ylätason verkkotunnuksen nimestä. Jos esimerkiksi jatkamme esimerkillä Emma@one.com, “one” on sähköpostipalvelimen nimi ja .com on ylätason verkkotunnus.
Monet yritykset tarjoavat muita verkkotunnuksen laajennuksia kuin pelkästään yleisiä laajennuksia, kuten .com tai .org. Jos siis työskentelet oppilaitoksessa, voit käyttää .edu -laajennusta ja jos työskentelet valtion virastossa, voit käyttää .gov -laajennusta.
Domain-osaa voidaan kutsua myös jälkiliitteeksi. Jos joku kysyy sinulta jälkiliitettä, kerrot sen osan, joka tulee at-merkin jälkeen. Tässä esimerkissä jälkiliite olisi one.com.
Sähköpostin muotoilu
Katsotaan seuraavaksi, miten ammattimainen sähköpostin muotoilu tapahtuu. On tärkeää, että kirjoitat sähköpostin elementit oikein etenkin, kun lähetät ammattimaista sähköpostia.
- Otsikko
Sähköpostiviesti alkaa otsikolla. Otsikko kertoo sähköpostin aiheen ja esimerkiksi sen, onko kyseessä kiireellinen viesti. Sähköpostin vastaanottaja saattaa esimerkiksi istua kokouksessa, kun hän saa sähköpostin. Hän voi lukea otsikon ja päättää, pitäisikö viesti lukea heti vai voiko se odottaa kokouksen päättymiseen.
- Lähettäjä
Lähettäjän osoite on sinun sähköpostiosoitteesi.
- Vastaanottaja
Tämä on sähköpostin vastaanottajan sähköpostiosoite.
- Sähköpostiviesti
Tämä viesti lähetetään vastaanottajalle. Muista kirjoittaa viestin alkuun sopiva ja kohtelias tervehdys. Voit lisätä sähköpostiin linkkejä, kuvia ja liitteitä. Äläkä unohda lopputervehdystä ja allekirjoitusta.
- Allekirjoitus
Sähköpostin allekirjoitus on tärkeä. Allekirjoituksen pitäisi sisältää nimesi, numerosi, logosi jne. Tämä riippuu sinusta ja siitä, mitä haluat allekirjoituksella sanoa.
