Mikä on sähköpostiohjelma?

Miten sähköpostiohjelma toimii?

Olet todennäköisesti kuullut sähköpostipalveluista. Jokainen sähköpostipalvelu on yhteydessä sähköpostipalvelimeen, jonne lähetetyt sähköpostit tallentuvat. Tyypillisesti sähköposti hankintaan joko webmail-palveluntarjoajalta (kuten Gmail, Yahoo jne.), operaattorilta (kuten Elisa) tai hosting-palveluntarjoajalta, kuten one.comilta.

Sähköpostipalvelimet ovat laitteista, jotka on sijoitettu maailmanlaajuisesti useisiin eri datakeskuksiin. Sähköpostipalvelimet lähettävät, vastaanottavat ja tallentavat sähköposteja.  

Hyvä sähköpostiohjelma on mahdollista ladata tietokoneelle tai mobiililaitteelle, jotta voit helposti lähettää ja vastaanottaa sähköpostia suoraan työpöydältä. Sähköpostiohjelma lataa vastaanotetut sähköpostit valintasi mukaan joko ennalta määritettyinä ajankohtina tai manuaalisesti. Sähköpostiohjelma tallentaa sähköpostit tietokoneen kiintolevylle ja lisäksi se lataa lähetetyt viestit sähköpostipalvelimelle.

Sähköpostin lähettämistä varten tietokoneella on oltava nettiyhteys, jotta sähköpostiohjelma saa yhteyden käytetyn palveluntarjoajan sähköpostipalvelimeen. Kun saapuneet sähköpostit on ladattu tietokoneelle, voi niitä lukea koska tahansa myös ilman nettiyhteyttä.

Lisäksi sähköpostiohjelma mahdollistaa useiden eri sähköpostiosoitteiden käyttämisen, olivatpa ne sitten hankittu ilmaisten tai maksullisten sähköpostipalveluiden kautta.

Miksi sähköpostiohjelma kannattaa ottaa käyttöön?

Sähköpostiohjelman käyttämisessä on monia hyötyjä, joita listasimme alle.

• Et tarvitse nettiä

Jos olet ladannut sähköpostiohjelman, voit lukea sähköpostejasi riippumatta siitä, onko käytössäsi nettiyhteys vai ei. Tätä varten sähköpostiohjelman tulee ladata sähköpostit automaattisesti palvelimelta laitteeseen, kun nettiyhteys on käytettävissä. Kaikki laitteeseen ladatut sähköpostit ovat siis saatavilla myös silloin, kun nettiyhteys syystä tai toisesta katkeaa.

• Kustomointi

Voit kustomoida sähköpostiohjelman itsellesi sopivaksi. Voit yhdistää siihen eri sovelluksia ja hankkia lisäominaisuuksia, jotta se olisi juuri sinulle sopiva. Näin parannat sähköpostiohjelman käytettävyyttä ja omaa käyttäjäkokemustasi.  

• Varmuuskopiot

Voit varmuuskopioida sähköpostit manuaalisesti tietokoneelle. Kuvittele, että olet kirjoittamassa pitkää sähköpostia tärkeälle henkilölle ja yhtäkkiä tapahtuu jotain, etkä löydä kirjoittamaasi sähköpostia sen jälkeen. Kun olet varmuuskopioinut sähköpostit, löytyy sähköposti varmuuskopiona tietokoneesi kovalevyltä.

• Paikallinen tallentaminen

Sähköpostiohjelma tallentaa kaikki sähköpostisi sekä sähköpostipalvelimelle että paikallisesti kiintolevylle. Voit halutessasi tallentaa myös yhteystietosi ja kansiosi.

Paikallisen tallennuksen ansiosta voit helposti myös siirtyä palveluntarjoajalta toiselle ilman, että kadotat viestejä, yhteystietoja tai kansioita.

• Ominaisuudet

Sähköpostiohjelma tarjoaa enemmän ja monipuolisempia ominaisuuksia sähköpostien hallintaan, esimerkiksi erilaiset muistutukset. Voit asettaa muistutuksen tiettyihin sähköpostiviesteihin ja keskittyä työhösi, jolloin saat myöhemmin muistutuksen kyseisestä sähköpostiviestistä. Voit myös suodattaa sähköpostiviestejä lähettäjän perusteella.

Paras sähköpostiohjelma

Erilaisia sähköpostiohjelmia on olemassa paljon, eikä niistä parhaan sähköpostiohjelman valitsemine ole aivan yksinkertaista. Paras sähköpostiohjelma on tietenkin se, josta on sinulle eniten hyötyä. Kokosimme tähän listan asioista, jotka kannattaa huomioida sähköpostiohjelmaa valitessa.

• Kustomointi

Kuten jo aiemmin mainitsimme, mahdollisuus sähköpostiohjelman kustomointiin on tärkeä ominaisuus. Älä valitse sähköpostiohjelmaa, joka ei mahdollista esimerkiksi näkymien räätälöintiä sinulle sopivaksi. Kannattaa mieluummin valita sähköpostiohjelma, jota voit muokata ja kustomoida omien tarpeiden mukaan.

Useat sähköpostiohjelmat esimerkiksi tarjoavat mahdollisuuden merkitä lipulla tärkeät sähköpostit. Lisäksi ne mahdollistavat erilaisten luokitusten ja kansioiden luomisen, jotta voit lajitella ja suodattaa sähköposteja haluamallasi tavalla.

• Kohtuullinen hinta

Varmista, että valitsemasi sähköpostiohjelma on sellainen, mikä sopii budjettiisi myös jatkossa. Ei kannata ajaa itseään tilanteeseen, missä kulut olisivat tulevaisuudessa liian suuret.

• Parantaa tuottavuutta

Valitse sähköpostiohjelma, jonka avulla voit parantaa tuottavuuttasi. Lue tarkemmin kaikista ominaisuuksista, sovelluksista jne., joita sähköpostiohjelma tarjoaa ja miten nuo ominaisuudet voivat parantaa tuottavuutta.

Jos sähköpostiohjelma mahdollistaa esimerkiksi sovellusten integroinnin keskenään, on se todennäköisesti yksi parhaista vaihtoehdoista. Erilaisten sovellusten integrointimahdollisuus parantaa tyypillisesti tuottavuutta manuaalista työtä vähentämällä.

• Käytettävissä myös ilman nettiä

Lopuksi kannattaa vielä varmistaa, että sähköpostiohjelmaa voi käyttää ilman verkkoyhteyttä. Kuten jo aiemmin kerroimme, yksi sähköpostiohjelman kätevimmistä ominaisuuksista on se, että viestejä voi lukea myös ilman nettiyhteyttä. Varmista siis ennen hankintaa, että ohjelma toimii myös ilman nettiä.

Webmail vs.sähköpostiohjelma – miten ne eroavat?

Keskeisin ero webmailin ja sähköpostiohjelman välillä on se, että webmailin käyttämiseen tarvitaan aina nettiyhteys.

Otetaan esimerkki: jos sinulla ei ole sähköpostiohjelmaa tai nettiyhteyttä (olet esimerkiksi lentokoneessa ja siellä ei ole Wi-Fi-yhteyttä), et voi käyttää sähköpostiasi. Olisit halunnut käyttää aikasi hyödyksi lukemalla sähköposteja, mutta ilman nettiyhteyttä et pääse niihin käsiksi.

Toisaalta sähköpostiohjelmaa voidaan ajatella ikään kuin perinteisenä postipalveluna, joka toimittaa sinulle postit joka aamu. Kun sähköpostit on ladattu laitteellesi, pääset niihin käsiksi milloin tahansa. Jos sinulla on ollut nettiyhteys ennen kuin nousit lentokoneeseen, sähköpostiohjelma on ladannut kaikki sähköpostiviestit palvelimelta laitteeseen ja voit lukea niitä myös ilman nettiyhteyttä.

On hyvä kuitenkin muistaa, että jos käytät sähköpostiohjelmaa, et voi lukea sähköpostejasi miltä tahansa tietokoneelta tai laitteelta. Voit lukea sähköpostia ainoastaan niiltä laitteilta, joihin olet asentanut sähköpostiohjelman ja sähköpostitilisi. Jos taas käytät webmailia sähköpostin lukemiseen, voit käyttää sitä miltä tahansa laitteelta, jossa on selain ja toimiva verkkoyhteys. Tällöin sinun tarvitsee vain kirjautua sisään omaan webmailiisi.

Tunnettuja sähköpostiohjelmia ovat muun muassa Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbolt, ja IOS mail.

Muista, että voit aina käyttää molempia! Webmail ja sähköpostiohjelma eivät poissulje toisiaan.